Verständigung im Social Intranet

Zielgerichtete Kommunikation ist für viele Organisationen der Hauptgrund für die Einführung eines Social Intranets. Trotzdem hapert es in vielen Fällen gerade daran. Oftmals liegt das an den eigenen Strukturen des Social Intranets, die viele nicht gewöhnt sind. Unsere Tipps zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen perfekt umgehen und so Ihre Verständigung im Social Intranet nachhaltig verbessern.
 

Gute Kommunikation führt zu besseren Ergebnissen

Jede Art der Kommunikation, besonders die schriftliche, kann zu Missverständnissen führen. Oft wird Humor nicht verstanden, Worte werden überlesen oder dem Leser fehlen wichtige Informationen. Diese Grundprobleme lassen sich durch Kommunikation im Social Intranet nicht komplett auflösen. Mit ein bisschen Aufmerksamkeit lassen sie sich jedoch auf ein Minimum reduzieren.

1. Freundlich sein
Der erste Punkt klingt banal, ist jedoch nicht zu unterschätzen. Gerade im Internet neigen Menschen oft dazu auf Freundlichkeit und ein höfliches Auftreten zu verzichten. Doch auch wenn Sie die angesprochenen Kollegen nicht physisch vor sich haben, sollten Sie auf den Umgangston achten. Nachrichten mit einer direkten Ansprache und im netten Ton werden positiver aufgenommen und erfahren größeren Zuspruch als solche, die sich rein auf die Sache konzentrieren. Und ein kleines „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ am Anfang eines Beitrags hat schließlich noch Keinem geschadet.

2. Klare Aussagen treffen
Die Verständigung im Social Intranet scheitert oft daran, dass der Verfasser eines Beitrags nicht klar macht, worum es eigentlich geht. Das kann verschiedene Ursachen haben: Manche Kollegen kommen beim Verfassen eines Beitrags vom Hundertsten ins Tausendste. Andere wiederum erwarten Vorwissen, das beim Leser nicht vorhanden ist. Überlegen Sie sich also vor dem Verfassen eines Beitrags, was Sie sagen wollen und welche Informationen Sie den Lesern geben müssen.

3. Kurz fassen
Dieser Punkt wirkt auf den ersten Blick widersprüchlich zu den beiden vorhergehenden, muss er aber nicht sein. Trotz einer freundlichen Ansprache und vollständigen Informationen, können Sie sich kurz fassen. Geben Sie weiterführende oder hintergründige Informationen zum Beispiel in Form von Links mit. Beschränken Sie sich beim Schreiben auf das Wesentliche und vermeiden Sie überflüssige Füllwörter. Je prägnanter ein Beitrag formuliert ist, desto eher erreicht er die Lesenden.

4. Sich für die richtige Funktion entscheiden
Die Verständigung im Social Intranet kann auf vielfältige Weise ablaufen. Wählen Sie deshalb die Richtige. Sie wollen ein Meeting ansetzen? Verfassen Sie einen Terminbeitrag. Sie wollen ein Meinungsbild der Kollegen einholen? Das geht am besten über eine Umfrage. Die Art des Beitrags hilft Ihnen, den Kollegen klar zu machen, was Sie wollen. Zusätzlicher Bonus: Wenn ein Beitrag sich schon optisch von den anderen abhebt, fällt er eher auf und wird somit mit einer höheren Wahrscheinlichkeit gelesen.

5. Leser aktiv einbinden
Beiträge im Social Intranet erfahren manchmal nicht die Resonanz, die der Verfasser sich wünscht. Dabei können Sie einiges machen, um Feedback zu generieren. Oftmals wird einfach nur irgendwo im Fließtext erwähnt, dass der Verfasser Kommentaren nicht abgeneigt gegenübersteht. Formulieren Sie lieber konkrete Fragen am Ende Ihres Beitrags. Gerade Kollegen, die diesen nur überfliegen, nehmen vor allem den Anfang und das Ende wahr. Bedenken Sie dies beim Schreiben Ihres Beitrags, so vermeiden Sie Enttäuschung über mangelnde Resonanz.

6. Verknüpfungen herstellen
Binden Sie Inhalte, auf die Sie sich beziehen, direkt in Ihren Beitrag ein. Laden Sie beispielsweise die Agenda eines Termins als Dokument hoch. Hängen Sie dieses an die Einladung an. So ersparen Sie ihren Kollegen viel Suchen und sich selbst das Beantworten von Nachfragen. Auch die aktuelle Arbeitsversion eines Dokuments können Sie anhängen. So ist direkt klar, auf welche Version Sie sich beziehen und Missverständnisse können erst gar nicht entstehen.

7. Tags und Themen nutzen
Wenn Sie Ihren Beitrag mit Tags (auch als „Themen“ bezeichnet) versehen, vermitteln Sie ihren Kollegen auf den ersten Blick einen Kontext. So ist diesen auf Anhieb klar, um was es in Ihrem Beitrag geht. Sie können so direkt entscheiden, ob das Thema für sie relevant ist und sie den ganzen Beitrag lesen oder direkt weiter gehen. Das erspart ihren Kollegen ein Gefühl der Frustration, das unweigerlich aufkommt, wenn diese sich mit Themen befassen müssen, die für sie irrelevant sind. Gleichzeitig vermeiden Sie, dass Ihre Kollegen einfach weiter scrollen und so wichtige Informationen verpassen.

8. Kollegen markieren
Ähnlich wie das Tagging hilft auch das Markieren von Kollegen Ihren Beitrag zu richtig einzuordnen. Die markierten Kollegen wissen direkt, dass sie gemeint sind und werden auch eher auf Ihren Beitrag antworten. Gehen Sie mit Markierungen aber sparsam um und nutzen sie diese wirklich nur für die, deren Reaktion Sie unmittelbar brauchen. Wenn Ihre Kollegen dauernd in allen möglichen Beiträgen markiert werden, führt das zu Frustration und einer Entwertung des Instruments der Markierung.

9. Richtige Gruppe wählen
Gerade in größeren Social Intranets sollten Sie Ihren Beitrag immer in der richtigen Gruppe platzieren. Wenn Sie diesen im globalen Bereich platzieren, geht er zu leicht im Rauschen der vielen anderen Beiträge unter und erreicht seine Adressaten nicht. Im Zweifelsfall ist es besser, den Beitrag in zwei oder drei Gruppen zu veröffentlichen anstatt im globalen Bereich. So wird gleichzeitig noch deutlich, welche Themen- und Fachbereiche involviert sind.

10. „Zuhören!“
Müsste in diesem Fall wohl eher aktiv lesen bedeuten. Viele Missverständnisse entstehen, weil der Leser einen Beitrag eher überfliegt als diesen aktiv und zugewandt zu lesen. Zusätzlich zu allem, was Sie beim Schreiben beachten sollten, ist es auch wichtig, richtig zu lesen. Nur so bekommen Sie alle Informationen, die Ihnen der Verfasser eines Beitrags mitgeben möchte. Wenn Sie trotz aufmerksamen Lesens noch nicht genau wissen, was gemeint ist, können Sie nachfragen. Das wird Ihnen sicher niemand verübeln, sofern Sie dabei unseren Tipp 1 beachten =).

Verständigung im Social Intranet kann so einfach sein

Mit unseren Tipps können Sie Missverständnisse vermeiden und Ihre Kommunikation wesentlich effizienter gestalten. Damit legen Sie den Grundstein zu einer guten und nachhaltigen Verständigung im Social Intranet. Wenn Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen noch mehr erreichen wollen, empfehlen wir Ihnen den Crash-Kurs Internes Community Management zu abonnieren. Hier erfahren Sie in 30 kurzen Lektionen alles, was Sie für den Aufbau und Betrieb eines Social Intranets wissen müssen.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User Maki Maki