Meetings im Social Intranet - Eine Symbiose zwischen face-to-face und digitaler Kommunikation

Obwohl Besprechungen als Klassiker im Unternehmensalltag bekannt sind, führen sie nur selten zu den gewünschten Ergebnissen. Dabei ist es gar nicht schwer, Meetings im Social Intranet sowohl effizienter als auch angenehmer zu gestalten.

Meetings als Problemkind der Unternehmen

Meetings sind heutzutage eine der verbreitetsten Möglichkeiten, sich innerhalb eines Unternehmens auszutauschen. Jedoch sind diese oft nicht ausreichend durchgeplant und es äußert sich nur ein kleiner Teil der Versammlung, während sich der Rest mit anderen Dingen beschäftigt. Ein Social Intranet kann helfen, Meetings wieder zu einem nützlichen Mittel des Informationsaustauschs zu machen. Dafür müssen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter die Möglichkeiten des Intranets soweit ausnutzen, dass alle davon profitieren können.

Unnötige Meetings ersetzen

Oftmals sind persönliche Treffen nicht zwingend notwendig. Diese können durch Meetings im Social Intranet ersetzt werden. Dabei ist vorweg zu klären, ob es sich um eine Besprechung handelt, die auf digitaler Ebene stattfinden kann. Dies ist nicht der Fall, wenn Körpersprache von entscheidender Bedeutung ist. Auch Brainstorming funktioniert meist besser, wenn man sich in einer großen Gruppe befindet und frei seine Gedanken aussprechen kann. Der wöchentliche Austausch darüber, was alles geschafft, angefangen oder abgeschlossen wurde, kann jedoch im Social Intranet innerhalb der jeweiligen Projekt-Gruppe erfolgen. Dabei wird Zeit gespart, die sonst zu Beginn des Meetings für das Zusammenkommen und die Vorbereitung gebraucht wird. Außerdem können hier Umfragen einfacher und eindeutiger abgehalten werden, da der Teilnehmer einer Online-Abstimmung direkt alle Auswahlmöglichkeiten vor Auge hat. Auch stillere Mitarbeiter haben die Chance, ihre Meinung zu vertreten, denn sie werden nicht durch extrovertiertere Kollegen überschattet. Ist ein Mitarbeiter momentan in ein bestimmtes Thema vertieft, so kann er sich die Mitteilungen im Intranet erst nach Abschluss des derzeitigen Sujets ansehen. Er muss nicht zwingend seine Arbeitsroutine unterbrechen, um sich in einem Meeting mit seinen Kollegen zusammenzufinden. Ausschlaggebend ist dabei die gelungene Kommunikation im Intranet.

Gelungene Planung der Meetings im Social Intranet

Baut ein Meeting auf persönlichen Austausch auf, so ist es auch hier möglich, den Ablauf mit Hilfe des Social Intranets effektiver zu organisieren. Denn die erfolgreiche Organisation eines Meetings im Social Intranet trägt stark zu dessen Gelingen bei. Dabei können auf digitaler Ebene Strukturfragen schnell geklärt werden. So gestaltet sich die Terminfindung durch Umfragen als einfach und unproblematisch. Zudem kann eine Agenda bekanntgegeben werden, die im Meeting abgehandelt werden soll. So kann sich jeder Mitarbeiter angemessen auf die Zusammenkunft vorbereiten. Auch formelle Dokumente wie Verhaltensregeln und Rollenverteilungen können zuvor freigegeben werden. Durch die Erstellung eines Meeting-Workspaces, haben die Teilnehmer vorab alle relevanten Informationen an einem Ort. Hier kann auch nach dem Treffen das dokumentierte Resultat veröffentlicht werden, damit jederzeit auf die Ergebnisse zugegriffen werden kann. Zusätzlich kann unnötiger E-Mail-Verkehr vermieden werden, da alle Unterlagen im Intranet vorliegen.

Meetings als soziales Event

Empfindet der Teilnehmer eines Meetings dieses als Belastung oder Zeitverschwendung, ist die Chance auf ein erfolgreiches Ergebnis gering. Daher sollte ein Meeting eher das Gefühl eines „Sozialen Events“ mit sich bringen, anstelle einer ereignislosen Notwendigkeit. Um das zu erreichen, muss der Einladende versuchen, das Treffen so angenehm wie möglich zu gestalten. Es ist von Vorteil, den Mitarbeitern im Vorhinein mehrere Termine zum Abstimmen zu geben und nicht vorab selbst über einen Termin zu entscheiden. So können die Teilnehmer entscheiden, wann ein persönliches Treffen am wenigsten den Arbeitstag unterbricht und diesen somit erschwert. Des Weiteren sollte der Einladende eine Häufung von Meetings vermeiden und versuchen, einen Großteil der Themen der Meetings im Social Intranet zu behandeln. So müssen nur unumgängliche face-to-face Angelegenheiten persönlich geklärt werden. Durch diese Ausdünnung unnötiger Besprechungen empfinden Mitarbeiter die Teilnahme als angenehmer. Ist jetzt noch für die Bewirtung und eine passende Location gesorgt, steht einer erfolgreichen Versammlung nichts mehr im Weg.

Eine Symbiose muss entstehen

Durch all die genannten Möglichkeiten, die eigene Meetingkultur zu verbessern, soll eine Symbiose zwischen persönlicher Kommunikation und digitaler Zusammenarbeit entstehen. Natürlich dürfen Konfrontationen im direkten Gegenüber nicht vollkommen ersetzt werden, da die gemeinsame Arbeit sonst unpersönlich erscheint. Trotzdem können viele der Angelegenheiten im Social Intranet effizienter und unkomplizierter behandelt werden als in persönlichen Meetings. Wenn Sie diese und weitere Vorteile eines Social Intranets erleben wollen, können Sie unser tixxt kostenfrei testen.

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