Für das Gelingen einer Veranstaltung ist die Wahl eines geeigneten Ortes sehr wichtig. Vor der Auswahl sollten sich die OrganisatorInnen fragen:

  • mit wie vielen TeilnehmerInnen wird gerechnet?
  • sollen Speisen und Getränke angeboten werden?
  • welche technische Ausstattung ist erforderlich?
  • welche Art von Location passt am Besten zum Fokus des Camps?
    (ArtCamp in kreativer Atmosphäre, AktienCamp eher konventionell)
  • soll es ein Abendprogramm vor Ort geben?

Für klassische Camps eignen sich große Firmen, Unis oder Privatakademien besonders, da sie bereits über die notwendige Infrastruktur verfügen. Dabei muss die Größe der Location zur Größe des Camps passen, allgemein aber gilt: lieber klein und gemütlich als zu groß und weitläufig.

Was ist bei Ausstattung & Infrastruktur zu beachten?

  • zentrale Lage
  • gute Anbindung an öffentlichen Personennahverkehr
  • ggf. kostenlose Parkplätze
  • stabiles WLAN
  • Barrierefreiheit (siehe Barcamps ohne Zuhörer? und Barrierefreie Barcamps)
  • Tische und Stühle für die Sessions, Sofas und Stehtische für die Pausen
  • Kantine, Lounge oder Lobby als zentraler Treffpunkt für alle
  • mehrere kleine Räume für Sessions
  • Beamer, Leinwände, Flipcharts
  • PA mit Mikro für die Vorstellungsrunde
  • ausreichend Steckdosen und zusätzliche Steckerleisten

Oliver Gassner

 

Frank Huber

 

Oliver Gassner

 

Das Thema WLAN darf nicht unterschätzt werden. Viele von uns waren schon auf Veranstaltungen, deren Netz nicht auf den Ansturm vorbereitet war. Wenn die Location selber kein WLAN anbietet, kümmere dich zwei bis drei Monate im Voraus um die Versorgung. Christian hat noch einen Geheimtipp:

Christian Rasch

 

Ich packe in meinen Koffer

Nils Hitze weist in den Kommentaren auf den „Orgakoffer“ hin. Vor Ort werden viel Kleinkram und Material benötigt, einige Beispiele (Ergänzungen erwünscht):

  • dicke schwarze/bunte Marker
  • Gaffertape, Kreppband, Klebeband
  • Sicherheitsnadeln
  • Kühlschrankmagneten
  • Stecknadeln
  • Notfall Handy, Nummer publik machen, am Besten auf die Badges drucken
  • Scheren!
  • Drucker
  • Laptop
  • Ladegerät
  • Steckerleiste (nur für die OrganisatorInnen)
  • First-Aid Pack
  • alles markiert und gelabelt und bei Todesstrafe verboten, es zu verleihen

Verpflegung

Zunächst muss die Frage geklärt werden, ob vor Ort überhaupt Verpflegung angeboten werden soll. Die Meinungen gehen weit auseinander. Dafür spricht der gemeinsame Austausch beim gemeinsame Essen, dagegen spricht manchmal die Struktur der Location oder das Budget. Ob die Verpflegung durch Sponsoren oder die TeilnehmerInnen finanziert wird, sollten sich die OrganisatorInnen frühzeitig überlegen. Wichtig ist, vorher genau über Art und Umfang der Verpflegung aufzuklären. Jan Theofel weist auf die großartige Speisekarte des BarCamp Stuttgart hin, die auch vegetarische/laktosefreie/vegane Kost anbietet.

Was ist bei der Planung der Verpflegung zu beachten?

Erste Herausforderung sind die Mengen. Berücksichtige bei der Planung, dass ca. 20% bis 40% der angemeldeten Menschen nicht erscheinen werden (sog. „No-Show-Rate“). Priorität sollte sein, während des ganzen Tages Getränke anzubieten. Die Antworten unserer ExpertInnen lassen auf eine ausgeprägte Begeisterung für Kaffee schließen, Tee und Kaltgetränke sollten ebenfalls ausreichend vorhanden sein. Je nach Finanzierung kann die Basis-Verpflegung entsprechend aufgestockt werden.

Vivian Pein

 

Christian Rasch

 

Wie sieht eine gelungene Verpflegung der TeilnehmerInnen aus?

Lecker sollte es verständlicherweise schon sein. Und am besten leicht bekömmlich, denn mit vollem Magen ist bekanntlich nicht gut studieren. Weitere Tipps:

  • lasse das Frühstück bis kurz vorm Mittag stehen, damit auch die Spätaufsteher versorgt sind
  • biete unbedingt vegetarische/vegane Speisen an, ggf. auch glutenfreie Gerichte
  • stelle Früchte, kleine Snacks oder Gebäck bereit, die den ganzen Tag verfügbar sind
  • ein Abendessen ist nicht zwingend erforderlich, stimme das ggf. mit dem weiteren Abend- oder Partyprogramm ab
  • verzichte möglichst auf Wegwerfgeschirr

Nicole Y. Männl

 

Der passionierte Koch und Feinschmecker Jan Theofel hat dazu mehrere sehr gute Stichpunkte in seinem Blogpost BarCamp Howto verfasst:

  • Achte auf Qualität. Menschen lieben gutes Essen. Es macht sie glücklich. 🙂
  • Lass dir bspw. die Gerichte vorher benennen. Anhand derer kann man oft schon viel erkennen. Caterer die z.B. “vergessen”, vegetarische Gerichte anzubieten, würde ich eher meiden, weil dies nicht unbedingt für Kompetenz spricht.
  • Berücksichtige Vegetarier und andere Einschränkungen. In Stuttgart haben wir 25% Vegetarier geplant und lagen damit ziemlich gut – auch wenn viele von ihnen nicht wirklich Vegetarier waren.
  • Wähle einen Caterer, der dir flexibel erscheint. Kein Kleingedrucktes akzeptieren, da dort gerne Aufpreise versteckt werden.
  • Mache dem Caterer klar, dass er mit den Getränken nichts zu tun hat!
  • Wenn es das Budget hergibt, ist Kuchen nachmittags nett. Wenn es das Budget nicht hergibt, frag lokale Teilnehmer ob sie einen Kuchen mitbringen.
  • Plane mit einer No-Show-Rate von etwa 2et5% beim Essen am Samstag, am Sonntag noch etwas mehr.
  • Für Kaffee, Saft, Tee findet sich fast immer Sponsoren. Sorge aber zusätzlich für Wasser. Lokale Quellen und Brauereien machen sich auch gut als Sponsor.

 

Alexander sieht das hingegen eher pragmatisch:
Alexander Graf

 

Wie sollte die Verpflegung zeitlich/organisatorisch ablaufen?

Morgens schon an mittags denken! Kündige die jeweiligen Essenszeiten und -arten morgens bei der Begrüßung an.

Plane eine lange Mittagspause ein, 1,5 Stunden sind nicht zuviel! Bei großen Camps ist auch zu überlegen, die Zeiten gleitend zu halten – also mit Sessions überschneidend – damit der plötzliche Ansturm nicht zu groß ist.

Frank Huber

 

Wie du es auch machst: Rechne damit, dass du nicht immer alle zufrieden stellen kannst. Lass dich nicht von einzelnen Stimmen entmutigen und bedenke, dass Kritik viel häufiger geäußert wird als Lob.

 

Dieser Beitrag ist Teil des Leitfadens für die Organisation eines BarCamps.

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