Eine gute und günstige Art sich an Change Management „heranzutasten“ ist die Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens. Viele Unternehmen führen dies bereits durch. Wir wollen zeigen, welche Vorteile sich für das Unternehmen und die Mitarbeiter ergeben. Weiterhin lohnt es sich darüber nachzudenken, das Vorschlagswesen über ein Social Intranet durchzuführen.
Die Grundidee des Betrieblichen Vorschlagswesens
Die Idee des Betrieblichen Vorschlagswesen ist keine neue. Bereits 1872 beschloss die Kruppsche Gussstahlfabrik (die heutige ThyssenKrupp AG) in ihrem Generalregulativ
und auf ihre Zweckmäßigkeit zu prüfen. Mittlerweile setzen fast alle größeren Unternehmen auf Varianten des Betrieblichen Vorschlagswesens. Spielarten sind beispielsweise kontinuierliche Verbesserungsprozesse oder die offene Innovation. Bei Ersterer ist der Prozess der Ideenfindung sehr stark strukturiert. Die zweite Variante bezieht auch externe Ideengeber mit ein.
Unter „klassischem“ Betrieblichem Vorschlagswesen versteht man ein
Wie die beiden Definitionen zeigen, hat sich die Vorgehensweise seit Erfindung des Betrieblichen Vorschlagswesen nur wenig verändert.
Es geht also darum, dass Angestellte Verbesserungsvorschläge für Prozesse oder Standards im Unternehmen einreichen dürfen und diese von Unternehmensseite geprüft werden. Solche Vorschläge können zum Beispiel die Effizienz von Standardprozeduren oder die Sicherheit von Arbeitsabläufen verbessern. Wünschenswert ist, dass sich an die Prüfung die Annahme des Vorschlags anschließt. In den meisten Fällen bekommt der Arbeitnehmer für angenommene Vorschläge auch eine Prämie. Das Betriebliche Vorschlagswesen hat somit für beide Seiten Vorteile. Im Idealfall ist es eine lebendige Partnerschaft zwischen Unternehmensführung und Angestellten in Bezug auf die Gestaltung der Arbeitsverhältnisse. Sollten Vorschläge Ablehnung erfahren, darf das auf keinen Fall negative Auswirkungen für die Mitarbeiter haben.
Wie kann Betriebliches Vorschlagswesen umgesetzt werden?
Es gibt viele verschieden Möglichkeiten, das Betriebliche Vorschlagswesen zu gestalten und umzusetzen. Wir wollen Ihnen hier einige der bewährten vorstellen:
Ideenbriefkasten: Eine oder mehrere einfache Box(en) irgendwo im Unternehmen, für alle zugänglich, in die Verbesserungsvorschläge eingeworfen werden können. Diese Variante ist einfach und kostengünstig. Es ist vor allem darauf zu achten, dass die Boxen regelmäßig geleert und ihr Inhalt gesichtet wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Vorschläge der Mitarbeiter versanden und diese sich nicht ernstgenommen fühlen. Bei dieser klassischen Form des Vorschlagswesen sollte den Mitarbeitern freigestellt werden, ob sie ihre Vorschläge anonym einreichen wollen. Das baut Hemmschwellen ab.
Ideenwettbewerb: Können zu konkreten oder allgemeinen Themen abgehalten werden. Ein konkretes Thema wäre beispielsweise „Welche neuen Schreibtische sollen wir anschaffen?“. Weniger konkret, aber immer noch diskussionsfähig wäre das Thema „Welche Art der Flexibilisierung von Arbeitszeiten wünschen Sie sich?“. Ideenwettbewerbe können über Briefkästen oder virtuelle Plattformen abgehalten werden. Wichtig ist, dass der Wettbewerb innerhalb des Unternehmens beworben wird, damit viele Mitarbeiter sich beteiligen. Ebenso sollte(n) die beste(n) Idee(n) am Ende wirklich umgesetzt werden, damit die Mitarbeiter sehen, dass ihr Input erwünscht ist.
Virtuelle Plattform: Sie ist sozusagen der Ideenbriefkasten 2.0. Sie lässt sich am besten als eine Gruppe im Social Intranet realisieren. Im Gegensatz zum Ideenbriefkasten können Ideen hier nicht nur abgegeben, sondern auch von anderen diskutiert und somit noch verbessert werden. Ein Vorteil ist, dass das Vorschlagswesen hier transparent und nachvollziehbar für alle ist.
Ideen-Workshop: Kann genau wie der Ideenwettbewerb zu mehr oder minder spezifischen Themen abgehalten werden. Hier treffen sich an einem Thema Interessierte und diskutieren Verbesserungsvorschläge. Im Idealfall gibt es in einem Ideen-Workshop verschiedene Phasen: Ein Input-Referat, Diskussionen zum Thema und eine Feedback-Phase, in der Ergebnisse gesammelt werden. Ideen-Workshops bieten sich vor allem bei wichtigen Themen an, da sie relativ planungs- und zeitintensiv sind.
Das sollte beachtet werden
Betriebliches Vorschlagswesen kann viele Vorteile bringen, allerdings müssen Mitarbeiter und Unternehmen von gleicher Seite aus dafür bereit sein. Die Unternehmensführung muss bereit sein, mit den Vorschlägen der Mitarbeiter konstruktiv umzugehen und diese in jedem Fall zu würdigen. Es empfiehlt sich, Gratifikationen für angenommene Vorschläge auszuzahlen, da dies die Motivation der Mitarbeiter, sich aktiv mit Prozessen und Standards zu befassen, erhöht. Vorschläge von Mitarbeitern, auch solche die letztendlich nicht angenommen werden, brauchen Anerkennung. Nur so werden diese regelmäßig eingehen. Die Mitarbeiter müssen motiviert werden, Vorschläge einzubringen und hierfür auch mal außerhalb des Gewohnten zu denken. Nur so ist wahre Innovation möglich.
Betriebliches Vorschlagswesen kann nur erfolgreich sein, wenn es von beiden Seiten akzeptiert und angenommen wird: Der Unternehmensführung und dem Management, sowie den Angestellten selbst.
Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter
| Unternehmen | Mitarbeiter |
| Einfach und günstig | Erhöhung der Motivation |
| Qualität der Dienstleistung verbessern | Verbesserter Zusammenhalt |
| Effizienterer Einsatz von Ressourcen | Erhalt von Prämien |
| Umwelt schonendere Produktion | Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit |
| Stärkere Unternehmensbindung und Unternehmenskultur | |
Wie Sie sehen, bringt das Betriebliche Vorschlagswesen eine Vielzahl an Vorteilen für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Das Unternehmen kann durch die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen Geld einsparen und die Mitarbeiter stärker an das Unternehmen binden. Die Kollegen können besser zusammenarbeiten, sind motivierter und können unter Umständen ihr Gehalt aufstocken. Wir empfehlen, Betriebliches Vorschlagswesen über eine Virtuelle Plattform zu realisieren. So können sich alle Mitarbeiter mit eigenen Vorschlägen einbringen. Zusätzlich können sie auch die Vorschläge von Kollegen diskutieren und feinschleifen. Wenn Sie noch kein unternehmensinternes Social Intranet haben, empfehlen wir Ihnen unser tixxt einfach mal kostenfrei auszuprobieren.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User Khalid Albaih