Für immer mehr Unternehmen stellt das Wissen der Mitarbeiter den wichtigsten Produktionsfaktor dar. Doch was passiert, wenn ein Mitarbeiter in einer Schlüsselposition plötzlich das Unternehmen verlässt? Die Antwort darauf: Im Idealfall nichts, im Normalfall geht wichtiges, einzigartiges Wissen verloren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit perfektem Wissensmanagement den Brain Drain vermeiden und das Wissen an Ihr Unternehmen binden können.
Warum geht Wissen verloren?
Die Gründe dafür, warum Mitarbeiter ihr Unternehmen verlassen sind vielfältig. Manche sind unzufrieden mit den Arbeitsbedingungen oder den Vorgesetzten, andere suchen nach neuen Herausforderungen und einige scheiden aus persönlichen oder gesundheitlichen Gründen aus. Dem können Sie nur bedingt entgegenwirken. Natürlich können Sie Ihren Angestellten gute Arbeitsbedingungen bieten und sich für ein gutes Verhältnis zwischen den Angestellten sorgen. Das wird jedoch nicht verhindern, dass Angestellte das Unternehmen verlassen. Deshalb sollten Sie eine Strategie entwickeln, die ermöglicht, das Wissen unabhängig vom Wissensträger und somit für Nachfolger zugänglich zu machen.
Die verschiedenen Arten des Wissens
Hierbei ist zwischen kodifiziertem und implizitem Wissen zu unterscheiden. Kodifiziertes Wissen umfasst all jenes Faktenwissen, das in Büchern, Datenbanken und dem Internet enthalten ist. Dieses Wissen wird nicht angetastet, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, es ist noch genau so zugänglich wie zuvor. Anders sieht es mit dem impliziten Wissen aus: Hierunter versteht man das sogenannte Erfahrungswissen. Es stellt die Gesamtheit des Könnens, des Wissens und der Erfahrung einer Person dar und ist stark individualisiert. Dieses Wissen ist im Normalfall nur direkt von der Person, die es bereits besitzt oder durch Erfahrung erwerbbar. Oberstes Ziel des Wissensmanagements ist es, dieses Wissen von seinem menschlichen Wissensträger zu lösen und den Kollegen zugänglich zu machen. Das ist in vielen Fällen nicht ganz einfach, da es über Fakten hinausgeht und auch Erfahrungswerte und Gespür einer Person einschließt.
Sind Sie gefährdet wertvolles Wissen zu verlieren?
Um herauszufinden, wie sehr Ihr Unternehmen beim Weggang einer Schlüsselperson von einem sogenannten „Brain Drain“ betroffen wäre, sollten Sie eine Risikoanalyse durchführen. Die folgenden Fragen stammen aus dem Knowledge Management Risk Evaluation Test von Novus Origo:
- Wenn eine Schlüsselperson Ihr Unternehmen verließe, wäre das in Ordnung?
- Haben Sie einen Nachfolgeplan, um kritische Geschäftsprozesse am Laufen zu halten?
- Sind Ihre Prozesse gut dokumentiert und einfach für die Angestellten zugänglich?
- Gibt es unternehmensinterne Schulungsprogramme für wichtige Abläufe?
- Evaluieren Sie alle 12-18 Monate Ihre Geschäftsprozesse, um herauszufinden, ob diese effizient sind?
- Sind Ihre Geschäftsprozesse (weitgehend) automatisiert, um Ausgaben zu reduzieren?
Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „nein“ beantworten, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern sollten. Wie genau die Lösung für das Problem aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wir haben hier fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen mithilfe eines Social Intranets auf ein solides Fundament stellen
5 Methoden mit denen Sie den Brain Drain vermeiden
Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Wissen all denjenigen zur Verfügung zu stellen, die es benötigen. Nur so können Sie sich gegen den Verlust des wichtigen impliziten Wissens bei Weggang von Mitarbeitern absichern.
1. Entwickeln Sie eine Kultur des gegenseitigen Helfens
Wenn in Ihrem Unternehmen eine Kultur des Miteinanders und der gegenseitigen Hilfe herrscht, wird implizites Wissen automatisch geteilt. Leben Sie das gegenseitige Helfen vor, indem Sie Ihre Hilfe anbieten und den Kollegen Einblick in Ihre Arbeitsweise geben. Diese Haltung wird sich automatisch weiterverbreiten und dazu führen, dass implizites Wissen zu jedem Zeitpunkt mit Kollegen, die davon profitieren können, geteilt wird. Sie können auch im Social Intranet nach Erfahrungen im Umgang mit speziellen Prozessen oder Projekten fragen. Wenn andere nach solchen Erfahrungen fragen, hilft es, diese Fragen zu honorieren (zum Beispiel mit einer „Interessant“-Markierung), da dies zeigt, dass Sie das Vorgehen schätzen.
2. Stellen Sie Checklisten zu Arbeitsprozessen zur Verfügung
Dokumentieren Sie wichtige wiederkehrende Prozesse und stellen Sie im Social Intranet Checklisten zur Verfügung. So müssen neue Angestellte sich die Umsetzung des Prozesses nicht erst selbst überlegen, sondern starten direkt mit einer bewährten Vorgehensweise. Checklisten verhindern auch, dass Prozesse nach dem Weggang eines Kollegen unbearbeitet bleiben, weil jeder nachschauen kann, wie der genaue Ablauf aussehen muss.
3. Geben Sie Lernenden Zeit zur Umsetzung
Das Erlernen neuer Fähigkeiten und das Sammeln von Erfahrung kostet Zeit. Signalisieren Sie Ihren Angestellten, dass es in Ordnung ist, sich diese Zeit zu nehmen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das zu Erlernende auch verinnerlicht wird. Ein Social Intranet kann beim Lernen helfen, wenn es hilfreiche Lernmaterialien zur Verfügung stellt. Eine Liste mit Experten, die der Lernende für Nachfragen kontaktieren kann, hilft ebenfalls weiter.
4. Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung
Nur wenn Sie gute Software und vernünftige Prozesse zur Verwaltung von Wissen haben, kann Wissensmanagement gelingen. Ein Social Intranet ist das perfekte Tool für Wissensmanagement, da Materialien (wie Checklisten und Lernmaterialien) im Dateimodul übersichtlich abgelegt werden können. In Beiträgen können Kollegen, die unsicher sind direkt solche, die mit dem Ablauf erfahrener sind um Hilfe bitten. So ist das gesammelte Wissen, inklusive der Nachfragen und Antworten, an einem Ort gebündelt. Führen Sie Dokumentations-Regeln (besonders für Arbeitsprozesse) ein, aus denen hervorgeht, wie Abläufe zu dokumentieren sind und wie oft diese überarbeitet werden sollen.
5. Testen Sie die Abläufe
Immer wenn neue Prozesse oder neue Software eingeführt werden, kann es zunächst zu Problemen kommen. Testen Sie deshalb alle neuen Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgiebig. Es empfiehlt sich, hier mit einer kleinen Gruppe zu starten, bevor die komplette Belegschaft an Bord geholt wird. So können Sie sicherstellen, dass die Neuerungen von allen verstanden und umgesetzt werden.
Der Verlust von Wissen kann reduziert werden
Egal wie gut das Wissensmanagement ist: Ein gewisser Anteil des impliziten Wissens verlässt die Firma mit dem Wissensträger. Es gilt den Brain Drain zu vermeiden, wo immer da möglich ist. Durch die hier vorgestellte Analyse und die darauf basierenden Maßnahmen, kann dieser Anteil jedoch erheblich reduziert werden. Ein Social Intranet hilft Ihnen hier, weil es als Gedächtnis des Unternehmens fungiert.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Sinistra Ecologia Libertà