Laut der Befragung „Digital Values 2018“ von Horváth & Partners liegt die Verantwortung für die Digitalisierung in vielen Organisationen nicht mehr nur beim CEO. Gerade, wenn es an die Umsetzung geht, sind verschiedene Experten gefragt. Neben Führungskräften und Digitalchefs ist auch jeder einzelne Mitarbeiter für die Digitale Transformation verantwortlich.
Verantwortlichkeiten verschieben sich
Die Hauptverantwortung für die Digitalisierung liegt nicht mehr nur beim Geschäftsführer, so das Urteil der Studie. So habe sich das Aufgabengefüge im Laufe der letzten Jahre grundlegend verändert. Grund dafür sei, dass die Planungsphase für die Digitale Transformation überwunden ist und die Umsetzungsphase andere Experten erfordert. Dieser These ist mit Vorsicht zu begegnen. Denn die Digitale Transformation bedarf kontinuierlicher Planung weiterer Schritte – auch über die Planungsphase hinweg. Ständig werden wir mit neuen digitalen Technologien und Weiterentwicklungen konfrontiert. Hier müssen Sie schnell und richtig reagieren. Wenn Sie die Trends nicht im Blick behalten, besteht die Gefahr, dass Ihre Organisation langfristig an Präsenz verliert. Die Veränderungen müssen deshalb sowohl strategisch als auch technisch begleitet und umgesetzt werden. Den CEO ganz aus der Verantwortung zu nehmen, wäre also keine Lösung.
Aufgaben sinnvoll verteilen
Langfristig sind verschiedene Interessengruppen wichtig im Digitalisierungsprozess. Drei Parteien sind dabei von besonderer Bedeutung. In der folgenden Übersicht werden die Tätigkeitsbereiche von Geschäftsführer, IT-Chef und Digitalchef beispielhaft an der Einführung eines Social Intranets erklärt:
Der Geschäftsführer (auch CEO)
Auch wenn nicht alle Zuständigkeiten auf den Geschäftsführer übertragen werden sollten, spielt er doch eine wichtige Rolle im Projekt „Digitalisierung“. Mit dem Blick auf das große Ganze kann er Herangehensweisen aus der Organisationsstrategie ableiten. Er weiß, worauf die Organisation wert legt und welche Schritte priorisiert werden sollten. Er kann außerdem Informationen zu Rahmenbedingungen geben: Welche (finanziellen und personellen) Ressourcen sind verfügbar? Wird etwa ein Social Intranet eingeführt, kann der CEO Budgetfragen klären. Er kann außerdem eine Reihe an Personen zusammentrommeln, die sich um den reibungslosen Ablauf des Launchs einer solchen Plattform kümmern.
Der IT-Chef (auch CTO)
Keine Digitalisierung ohne Technik – klar. Der IT-Chef kontrolliert alle technischen Aspekte des Prozesses. Er kann etwa Hinweise auf Neuerungen und Risiken bei Software-Lösungen geben. Mit seinem Know-how berät er den CEO zur technischen Umsetzung der strategischen Überlegungen. Mit seiner Expertise kann er bei der Auswahl eines Intranet-Anbieters unterstützen. Er kann außerdem kontrollieren, dass von der technischen Seite aus alles reibungslos abläuft.
Der Digitalchef (auch CDO)
Ein Digitalchef weiß genau, wie die Digitalisierung in der Organisation angegangen werden muss. Er koordiniert alle Digitalisierungsprojekte. Bei Fragen zum Stand der Dinge ist er der richtige Ansprechpartner. Mit seinem besonderen Wissen zu digitalen Geschäftsmodellen und Prozessen kann er CEO und CTO beraten. Seine Kompetenzen sind vielfältig – von grundlegendem, technischem Know-how bis hin zu Erfahrung im Change Management. Idealerweise hat er bereits in der Vergangenheit den Launch eines Social Intranets begleitet. Oder aber er war bereits länger in einem digital arbeitenden Unternehmen beschäftigt. Er weiß deshalb, worauf besonders zu achten ist und welche Probleme auftreten könnten. Vorausschauendes Denken und Handeln sind seine größten Stärken. Durch seine Kompetenzen ist er auch an der Entwicklung neuer Ideen beteiligt.
Alleingänge sind im Zuge der Digitalen Transformation nicht sinnvoll. Vielmehr ist die Bündelung aus verschiedenen Kompetenzen besonders von Vorteil. Wenn CEO, CDO und CTO eng zusammenarbeiten, können digitale Projekte effektiv von allen Seiten vorangetrieben werden. Werden digitale Lösungen dahingegen nur technikgetrieben eingeführt, verhindert das den Erfolg der Digitalstrategie. Ein Social Intranet, dessen Sinn Mitarbeiter nicht begreifen, ist beispielsweise wenig hilfreich. Wissen die Kollegen allerdings über die Mehrwerte der Plattform für sich selbst und die Organisation Bescheid, werden sie viel motivierter zu Werke gehen. Bei der Einführung sollte der CEO deshalb betonen, was mit dem Social Intranet erreicht werden soll.
Implikationen für die Organisationskultur
Ein nicht zu unterschätzender Faktor: Holen Sie auch die Mitarbeiter mit ins Boot. Sie sind für die Digitale Transformation ebenso verantwortlich und wichtig wie CEO, CDO und CTO. Ohne die Unterstützung der Belegschaft lassen sich digitale Projekte nicht durchsetzen. Den Fokus der Digitalen Transformation sollte man daher auf Transparenz legen. CEO, CDO und CTO sollten über Erfolge berichten und Wert darauf legen, dass alle Mitarbeiter verstehen, was in der Organisation passiert. Dazu sollten Sie direkt und unvermittelt mit Ihren Kollegen kommunizieren. Die Transparenz hat positive Auswirkungen auf die Organisationskultur. Denn durch sie steigt das Vertrauen untereinander und die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern sich. Steht der Launch des Social Intranets an, können beispielsweise Info-Veranstaltungen für Mitarbeiter organisiert werden. CEO und CDO können hier von strategischen Zielen berichten. Der CTO zeigt auf, was das Social Intranet alles kann. Ein weiterer Akteur, der hier ins Spiel kommt, ist der Community Manager. Ein Community Manager ist für die Betreuung der Community im Netzwerk zuständig. Er kann den Launch als zusätzliche beratende Instanz begleiten und grundlegende Fragen in der Veranstaltung klären. Je nach dem, welche Veränderungen anstehen, können also noch zusätzliche Akteure eine Rolle spielen.
Die ganze Organisation ist für die Digitale Transformation verantwortlich
Nur wenn alle Organisationsmitglieder zusammenarbeiten und den Zweck der Digitalen Transformation begreifen, kann die Umsetzung dieser gelingen. Deshalb sollten die Verantwortlichkeiten nicht nur auf eine Person verlagert werden. Durch Zusammenarbeit auf interaktiven Plattformen und den Einbezug aller Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess kann der Erfolg von Projekten garantiert werden.
Die Umsetzung digitaler Projekte erfordert also sorgfältige Planung und kontinuierliche Begleitung. So auch die Einführung einer interaktiven Plattform. Wie Sie den Launch Ihres Social Intranets strukturiert planen, erfahren Sie auch in unserem White Paper „Der perfekte Launch“. Sie erhalten neun wertvolle Tipps, die Ihnen dabei helfen, schnell Erfolge mit Ihrem Netzwerk zu erzielen.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Helena Lopes.