Die Einführung eines Social Intranets ist auch ein Thema für das Change Management. Denn hiermit geht oft eine Veränderung der Kommunikations- und Berichtkultur einher. Viele Bedenken können auch hier den Start des neuen Intranets gefährden.

Damit Ihnen eine möglichst reibungslose Integration des Social Intranets gelingt, gibt es einige Tipps, wie Sie am besten interne ‚Überzeugungsarbeit‘ leisten. Denn wir alle werden uns eingestehen müssen, dass uns Veränderungen immer wieder vor Herausforderungen stellen, denen wir gerne den gewohnten Tagesablauf vorziehen.

Lewins Drei-Phasen-Modell

Diese These wird unterstützt durch das Drei-Phasen-Modell von Kurt Lewin. Er kam bereits 1940 zur Erkenntnis, dass der Mensch dazu angetrieben werden muss, die Vorteile angestrebter Veränderungen zu erkennen. Von sich selbst wäre er nicht bereit, sich Veränderungen hinzugeben. Er müsse erst in Phase1 auf Veränderungen durch Gespräche, Diskussionen, Workshops und Befragungen vorbereitet werden. In der Veränderungsphase entwickelt er anhand der neu erlangten Erkenntnisse neue Verhaltensmuster und Prozesse. Dabei werden durch Training, Schulungen und Rollenmodelle die alten Verhaltensmuster abgelöst. (Learning by doing). In der letzten Phase wird die vollzogene Veränderung gefestigt. Wird sie als erfolgreich wahrgenommen, schafft dies Einsicht und Akzeptanz für Neues.

Warum sträuben wir uns vor Veränderungen, wenn diese positive Auswirkungen haben?

Sich an neue Abläufe zu gewöhnen erfordert immer einen Bruch mit Gewohnheiten und Altbewährtem. Wir können nicht vorhersagen, welche Auswirkungen dies mit sich bringt. Das weckt Ängste und Unsicherheiten in uns, die uns an der Sinnhaftigkeit der Veränderung zweifeln lassen. Solange noch nicht geklärt ist, welchen Mehrwert ein Social Intranet für das Unternehmen und die Kollegen im Einzelnen bringt, müssen Sie als interner Community Manager oder Projektleiter mit einer gewissen Feindseligkeit rechnen. Suchen Sie sich daher starke Partner und Fürsprecher, besonders in der Geschäftsführung, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen. Auch ‚Missionare‘, die Ihnen helfen die Akzeptanz für ein Social Intranet zu erhöhen und Mitarbeiter vom Mehrwert überzeugen, können Sie nicht genug haben.

Positionieren Sie sich als Experte

Dabei sollten Sie es schaffen, Vertrauen in Ihre Person aufzubauen. Zeigen Sie, was Sie können, ohne dabei arrogant und unsympathisch zu sein. Stellen Sie sich zudem darauf ein, dass Sie auf Ängste, Widerstände und Ablehnung treffen werden, wenn Sie diesen nicht frühzeitig entgegenwirken. Informieren Sie daher möglichst früh und transparent über die anstehenden Veränderungen. Je besser jeder Einzelne darüber informiert ist, was genau passieren soll und was sich verändern wird, desto weniger Unmut wird entstehen. Regelmäßige Rückmeldungen über den Stand der Dinge informieren Ihre Kollegen, damit sie die Möglichkeit haben, sich auf Neues einzustellen. Wichtig ist zudem, die Kollegen in einige Entscheidungen miteinzubeziehen. Denn schließlich hat die Einführung eines Social Intranets Auswirkungen auf jeden von ihnen. Vermitteln Sie das Gefühl, dass Sie etwas gemeinsam geschaffen haben, anstatt lediglich etwas aufgezwungen zu haben, was so eigentlich nicht gewollt war. Versuchen Sie daher so früh wie möglich erste Erfolgserlebnisse zu schaffen und belohnen und loben Sie diese. Sogenannte Quick Wins, also schnell sichtbare Erfolge motivieren und lassen über etwaige Benutzungsfehler leichter hinwegsehen. Ausprobieren zu können, ohne Angst vor Fehlern haben zu müssen, erleichtert den Einstieg in das neue Social Intranet. Weisen Sie auf typische Fehler hin und besprechen Sie diese im Team. So gestalten Sie konstruktiven Fortschritt für alle.

Change Management heute anstoßen

Ihren Kollegen sollte zudem bewusst sein, dass ein Social Intranet langfristig für den Erfolg des Unternehmens mitverantwortlich ist. Ein zu spätes Umdenken in die digitale Technologie und zu spätes Anpassen an vernetzte Kommunikation kann mitunter starke Umsatzeinbrüche verursachen, sowie auf Kosten von Arbeitsplätzen und Stellenwert im Markt gehen. Wenn sich eine digitale Technologie so weit verbreitet und allgemein angenommen wird, dass sie eine Althergebrachte ersetzt und als aktueller Status Quo akzeptiert wird, spricht man von digitaler Transformation. Ihr Social Intranet ist die digitale Transformation, die, wenn alle Ängste überwunden wurden, Ihren Arbeitsalltag erleichtert.


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