Wie immer zu Beginn eines Jahres befragte der Verbändereport die Führungskräfte der DGVM-Mitglieder zu ihren Erwartungen und Herausforderungen für das Jahr. Die Ergebnisse zeigen, dass erkannt wurde, dass aktives Change Management im Verband betrieben werden muss, um zukunftsfähig zu sein. Bei der Frage, wie dieser Wandel aussehen soll, wurde jedoch oftmals nicht weit genug gedacht.
Ergebnisse der Umfrage des Verbändereports
Aus der Umfrage geht hervor dass sich 67,2% der befragten Verbände vorgenommen haben, die Kommunikation nach innen und außen zu stärken. Weitere 38,8% der Befragten geben an, dass für sie Change Management im Verband 2015 zu einer der Hauptaufgaben gehört. Das sind viermal so viele wie noch im Jahr 2013. Wenn man dies liest erscheint verwunderlich, dass nur 10,5% der Verbände sich vorgenommen haben, Web 2.0-Technologien in der internen Arbeit einzuführen. Die Zahl deutet darauf hin, dass viele Verbände ihre Ziele zwar definiert, sich jedoch noch nicht im Detail mit der Umsetzung beschäftigt haben. Eine Veränderung der Kommunikationsstrukturen durch Web 2.0-Technologien ist erforderlich, um Change Management zu betreiben und die Kommunikation zu erneuern. Mit den alten Technologien und Methoden wird kein Verband auf Dauer zukunfts- und wettbewerbsfähig bleiben. Hier müssen Verbänden dringend grundlegende und weitreichende Strategieüberlegungen anstellen.
Social-Media-Strategie für den Verband von morgen
Change Management im Verband ist nur möglich, wenn alte Kommunikationsstrategien und -technologien modernisiert werden. In der Kommunikation nach außen bedeutet dies vor allem, in den Sozialen Medien Präsenz zu zeigen. Viele Verbände haben dies bereits erkannt und sind auf Facebook, Twitter etc. aktiv und präsent. Die, die es noch nicht sind, sollten den Schritt in die Sozialen Netzwerke möglichst schnell vollziehen. Gerade jüngere Menschen, die sich für die Verbandsarbeit interessieren, werden sich hier zuerst informieren. Ebenso wichtig ist auch der Umbau der internen Verbandskommunikation.
Ein Social Intranet für Change Management im Verband
Auch innerhalb des Verbands muss auf neue Technologien gesetzt werden, um die Kommunikation zwischen den Mitgliedern zu verbessern und Change Management zu betreiben. Als Herzstück für die interne Kommunikation bietet sich ein Verbandsintranet an. Verbände müssen sich klar machen, dass sie nur dann zukunftsfähig sind, wenn sie die Mechanismen der Zusammenarbeit anpassen und Technologien verwenden, die ihre Mitglieder auch aus dem Privat- und Arbeitsleben kennen. Folgende Funktionen eines Social Intranets helfen einem Verband, die Kommunikation mit den Mitgliedern zu verbessern und diese in das Change Management einzubeziehen.
Kommunikation: Activity Streams
Kommunikation und Diskussionen werden in Social Intranets durch Activity Streams abgebildet. Diese geben ihnen Struktur und Übersichtlichkeit. Alle Verbandsmitglieder, die im Intranet registriert sind, können sich an den Diskussionen beteiligen. Alte Erkenntnisse und Entscheidungen werden auffindbar und verstauben nicht mehr in den E-Mail-Postfächern einzelner Personen. Die Vergabe von Themen/Stichwörtern ermöglicht eine feinkörnige Strukturierung aller Inhalte.
Struktur: Gruppen
Die Organisationsstruktur des Verbandes, inklusive Gremien oder Arbeitskreisen, wird durch Gruppen abgebildet. Sie sind damit Grundbaustein für digitale Gremienarbeit. Gruppen stellen geschützte Arbeitsräume oder Unterbereiche dar, deren Inhalte nur für die Mitglieder der jeweiligen Gruppe sichtbar sind. So entsteht die Möglichkeit, im geschützten Kreise zu kommunizieren und zu organisieren. Innerhalb der Gruppen ermöglichen die Datei- und Terminverwaltung ebenfalls das Nachhalten von Dokumenten und Terminen.
Wissensspeicher: Dateiverwaltung und Kommunikationshistorie
Das Dateimodul eines Social Intranets dient als Wissensspeicher für den Verband. Dokumente und andere Dateien können hier abgelegt werden. So gehen diese nicht mehr verloren. Die Möglichkeit der Datei-Versionierung, die viele Intranets anbieten, hilft dabei, den Überblick über die Entstehung und Veränderung des Dokuments zu behalten. Das ewige Suchen nach dem richtigen Dokument in der aktuellen Version gehört somit der Vergangenheit an. Verbände haben hiermit die Chance, ihr Wissen an einem Ort zu bündeln und denen, für die es relevant ist, zugänglich zu machen.
Kalender: Terminverwaltung
Die meisten Social Intranets bieten fortschrittliche Kalender-Module an. Jeder Nutzer kann neben seinem eigenen Kalender auch auf die Kalender seiner Gruppen und auf den Gesamtkalender zugreifen, zum Beispiel für Veranstaltungen und Branchentermine. So wird die Terminfindung vereinfacht und Verbände haben die Chance, alle Mitglieder über anstehende Veranstaltungen zu informieren.
„Lesen Sie mehr über das Schwerpunktthema“ Change Management
Change Management geht nicht ohne moderne Technologie
Change Management bedeutet, die Struktur des Verbands an moderne Kommunikationsweisen und die Bedürfnisse der Mitglieder anzupassen. Hierfür ist es unbedingt nötig, auf ein modernes Social Intranet, sowie andere Web 2.0-Tools zu setzen. Gerade aufgrund der dezentralen Struktur der meisten Verbände ist ein Social Intranet Gold wert, da es die Kommunikation zwischen den Mitgliedern und Hauptamtlichen beschleunigt und intensivieren kann. Ein zukunftsfähiger Verband zeichnet sich dadurch aus, dass er dies erkannt hat und die Chancen, die neue Technologien bieten nutzt.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Martin Deutsch