Change Management und Social Intranet

Wie wir in unseren vorherigen Beiträgen zu Change Management bereits an mancher Stelle angedeutet haben, besteht zwischen den Themen Change Management und Social Intranet eine wechselseitige Beziehung: Ein Social Intranet lässt sich nicht ohne Change Management einführen. Die erfolgreiche Umsetzung eines Change-Projektes wird wiederum durch ein Social Intranet erleichtert. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen diese Beziehung näher vorstellen und Tipps geben, wie Sie hiervon profitieren.

 
Social Intranet als idealer Use Case für Change Management

Bei der Einführung eines Social Intranets handelt es sich nicht um ein reines IT-Projekt. Es verändert durch neue Möglichkeiten der Kommunikation und Organisation nachhaltig die Unternehmensabläufe und -kultur. Daher ist Change Management gefordert, welches die Einführung eines Social Intranets zu einem durchdachten und strukturierten Projekt macht. Es muss die Mitarbeiter und Führungskräfte bei dieser großen Veränderung Schritt für Schritt begleiten, um langfristig die Akzeptanz des Social Intranets sicherzustellen.

In unseren Beiträgen zum Schwerpunktthema Change Management haben wir Ihnen bereits vorgestellt, welche Aspekte bei der Durchführung von Veränderungsprojekten besonders zum Erfolg beitragen. Wie Sie diese Aspekte bei der Einführung eines Social Intranets konkret umsetzen, werden wir Ihnen nun aufzeigen:

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Klare Ziele:
Verdeutlichen Sie zu Beginn des Projektes, was Ihr Unternehmen konkret mit der Einführung eines Social Intranets erreichen möchte. Zeigen Sie hier, wie ein Social Intranet zur Erreichung der langfristigen, strategischen Ziele des Unternehmens beiträgt. Leiten Sie aus diesen strategischen, die operativen kurz- und mittelfristigen Ziele ab: Was soll in den einzelnen Abteilungen durch die Arbeit mit einem Social Intranet erreicht werden? Klare, messbare Ziele dienen den Mitarbeitern als Orientierung und bauen Widerstände ab.

Schmerzpunkte erfragen:
Nicht nur für die Zielformulierung, sondern auch für die spätere Akzeptanz des Social Intranet bei den Mitarbeitern ist es wichtig herauszufinden, wo im Unternehmen besonders hoher Verbesserungsbedarf besteht. Dies können Sie beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen herausfinden. Wählen Sie eine Social-Intranet-Lösung aus, die über Features verfügt, die vor allem diese Schmerzpunkte adressiert. So erkennen Ihre Mitarbeiter unmittelbar den Nutzen des Social Intranets. Hierdurch steigern Sie die Attraktivität des Veränderungsprojektes.

Kleine Schritte:
Dieser Aspekt hängt eng mit den beiden vorherigen zusammen: Setzen Sie Prioritäten, wo der größte Handlungsbedarf besteht und welche Ziele daher am dringendsten erreicht werden müssen. Unterteilen Sie diese Ziele in Teiletappen, hierdurch werden Fortschritte schneller sichtbar. Schalten Sie bei Ihrem Social Intranet beispielsweise erst nach und nach einzelne Funktionen frei, die wichtigsten zuerst. So führen Sie die Mitarbeiter Schritt für Schritt an die regelmäßige Nutzung des Social Intranets heran.

Experimente wagen:
Starten Sie mit einer Pilotgruppe, bevor Sie das Social Intranet im gesamten Unternehmen zur Nutzung freigeben. Diese Pilotgruppe kann beispielsweise eine Abteilung des Unternehmens sein. Hier können Sie testen, welche Funktionen besonders von Nutzen für den Arbeitsalltag sind. Das Feedback der an der Pilotgruppe beteiligten Mitarbeiter ist wichtig: Sie können erfahren, bei welchen Features Nachbesserungsbedarf besteht oder was Sie bei der Konzeption vielleicht übersehen haben.

Leichten Start wählen:
Beziehen Sie zunächst Mitarbeiter ein, die sich gerne mit neuen Technologien und Entwicklungen in der digitalen Welt auseinandersetzen. Da diese Mitarbeiter einem Social Intranet positiv gegenüberstehen, sind sie Werbeträger und machen das Netzwerk für Skeptiker attraktiver. Hierdurch wird Ihnen der Start erleichtert.

Schirmherren finden:
Kein Projekt lässt sich ohne die Rückendeckung der Führungsetage durchführen. Auch wenn diese das Projekt meist angestoßen hat, wächst die Kritik am Projekt, wenn vorgegebene Ergebnisse nicht schnell erzielt werden. Suchen Sie sich daher auch im Top-Management Ihres Unternehmens Verbündete, die von der Idee der Einführung eines Social Intranets besonders begeistert sind. Mit diesem Enthusiasmus können Sie nicht nur andere Führungskräfte überzeugen, sondern auch die anderen Kollegen motivieren.

 
Change Management und Social Intranet

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Social Intranet als Katalysator für Change Management

Change Management erfordert vor allem abteilungsübergreifende Kommunikation und aktive Einbeziehung der Mitarbeiter. Diese wird durch ein Social Intranet wesentlich erleichtert. Im Folgenden wollen wir Ihnen die im Bezug auf Change Management nützlichsten Funktionen eines Social Intranets vorstellen.


Gruppen bilden:
Durch Gruppen, können im Social Intranet alle an dem Veränderungsprojekt beteiligten Mitarbeiter einbezogen werden. Unabhängig davon, welcher Abteilung oder Hierarchieebene im Unternehmen sie angehören, können Mitarbeiter ihre Ideen für das Projekt einbringen und besprechen. Alle Beteiligten bleiben so stets auf dem neuesten Stand, bei kleineren Änderungen müssen nicht extra Meetings einberufen werden. Weiter können für einzelne Projektaufgaben separate Gruppen gebildet werden.

Aufgaben zuteilen:
Über das Social Intranet können Sie ihren Mitarbeitern Aufgaben schnell und unkompliziert zuteilen. Über das Taskmodul im Social Intranet können zudem aufgabenbezogene Rückfragen durch die Kommentarfunktion direkt geklärt, und aufgabenbezogene Inhalte als Dateien angehangen werden.

Privater Chat:
Durch die Möglichkeit des privaten Chats können Mitarbeiter direkt und übersichtlich kommunizieren und Rückfragen schnell klären. Kleinere Anliegen bezüglich des Veränderungsprojektes müssen nicht umständlich per E-Mail geklärt werden.

Newsfeed:
Kollegen können einander schnell über neue Entwicklungen des Veränderungsprojekts informieren. Sie können auf neue Informationen verweisen, Inhalte teilen, kommentieren und bewerten.

Dateiablage:
Im Social Intranet können Dateien, wie Formulare und Informationsmaterialen für das Veränderungsprojekt abgelegt werden. Es lässt sich einrichten, ob diese für alle Mitarbeitern, Gruppen oder einzelne Kollegen zugänglich sind. Auch multimediale Inhalte können hinterlegt werden, wie beispielsweise Schulungsvideos. Ihre Mitarbeiter können immer auf diese zugreifen, sogar für zukünftige Projekte sind diese Dateien verfügbar. Dies vereinfacht das Wissensmanagement, Informationen gehen nicht verloren. So müssen Sie bei zukünftigen Projekten nicht wieder bei null anfangen.

Kalender:
Mithilfe des Kalenders können Projekttermine übersichtlich vermerkt und koordiniert werden. Mitarbeiter können ihre Termine sowohl in einen persönlichen Kalender eintragen, als auch in einem öffentlichen Projektkalender vermerken. So bleiben die am Projekt beteiligten Kollegen und Vorgesetzten immer auf dem Laufenden, was als nächstes ansteht und wer anwesend sein wird. Zusätzliche Informationen zu Terminort, Ansprechpartner und sogar für den Termin wichtige Unterlagen können ebenfalls im Kalender des Social Intranet hinterlegt werden.

Suche:
Über die Suchfunktion können die im Social Intranet hinterlegten Dokumente und Informationen über Projekte und Personen gezielt und jederzeit wiedergefunden werden.

Wie Sie sehen, vereinfacht ein Social Intranet die projektbezogene Kommunikation sowie die Beteiligung Ihrer Mitarbeiter erheblich. Daher ist ein Social Intranet ein unerlässliches Tool, um Ihr Change-Projekt zum Erfolg zu führen. Von der Verbindung der Themen Change Management und Social Intranet profitieren Sie also in jedem Fall. Um diese Strategie umsetzen zu können, haben wir die passende Lösung für Sie: Unser tixxt. Es verfügt über alle Funktionen, die für Change-Projekte wichtig sind. Wenn Sie noch kein unternehmensinternes Social Intranet haben, empfehlen wir Ihnen unser tixxt einfach mal kostenfrei auszuprobieren.

 

Lesen Sie mehr zum Schwerpunktthema Change Management


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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User R/DV/RS

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