HR im Change Management
Wie die Personalabteilung den Wandel erfolgreich fördert
Change Management ist ein Prozess, der in den meisten Fällen die ganze Organisation betrifft. Im Zusammenhang mit dem Konzept des Change Managements spielt dabei dir HR-Abteilung eine ganz besondere Rolle: Sie ist der entscheidende Treiber beim Veränderungsprozess. Change Management hat häufig als Ziel, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens ihre Verhaltensweisen verändern und sich so an die Veränderung anpassen. Logischerweise ergibt sich daraus, dass die Personalabteilung involviert ist, da diese für sämtliche Aufgaben zuständig ist, die die Personen innerhalb des Unternehmens betreffen. Aber was genau für eine Rolle spielt die Personalabteilung während eines Change Management-Prozesses? Und wie kann sie Veränderungen optimal fördern und umsetzen? Im Folgenden wird sich genau mit diesen Fragen auseinandergesetzt, damit auch die Personalabteilung in Ihrem Unternehmen weiß, wie sie bei einer Veränderung agieren muss.
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Das sollten Personaler:innen im Change Management berücksichtigen
Change Management ist nicht leicht. Es ist ein Prozess, der viel Planung erfordert. Aber auch die emotionalen Aspekte einer Veränderung sind nicht zu vernachlässigen. Gerade die Personalabteilung kann sich um die persönlichen und emotionalen Aspekte einer Veränderung kümmern. Folgende Punkte sollten dabei beachtet werden:
Bedeutung der Kommunikation
Die HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Kommunikation von Veränderungen im Unternehmen. Sie muss sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über die anstehenden Veränderungen informiert sind und warum sie notwendig sind. Dafür sollte sie alle gegebenen Kanäle nutzen, sowohl digital als auch analog. Auch Ansprechpersonen zu möglichen Fragen, die die Veränderung betreffen, sind gerade bei einer größeren Veränderung empfehlenswert.
Schulung und Entwicklung
Die Personalabteilung muss Schulungsprogramme entwickeln und durchführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Fähigkeiten und Kenntnisse haben, die sie benötigen, um sich an die Veränderungen anzupassen. Bei kleinen Veränderungen reichen PDF-Dokumente mit Erklärungen oder Infografiken. Bei größeren Veränderungen sind Kurse und Seminare sinnvoll. Diese können vor Ort, online oder auch hybrid stattfinden.
Unterstützung der Mitarbeitenden
Veränderungen können bei den Mitarbeitenden Unsicherheit und Widerstand hervorrufen. Die HR-Abteilung muss Unterstützung und Beratung anbieten, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Schließlich sollen die Mitarbeitenden wissen, dass sie gehört werden und sich zur Veränderung äußern und ggf. Fragen stellen können.
Bewertung der Auswirkungen
Die Personalabteilung sollte die Auswirkungen der Veränderungen auf die Mitarbeitenden bewerten und geeignete Maßnahmen ergreifen, um negative Auswirkungen zu minimieren. Dies sollte bereits in der Vorbereitungsphase des Veränderungsmanagements getan werden, damit es während des eigentlichen Prozesses so wenige Hürden wie nur möglich gibt.
Rollen und Verantwortlichkeiten
HR muss klar definieren, wer für welche Aspekte des Change Managements verantwortlich ist. Bei kleineren Veränderungen oder Unternehmen reicht oftmals eine Person. Wenn die Veränderung jedoch groß ist oder auch wenn die HR-Abteilung für besonders viele Personen zuständig ist, ergibt es Sinn, ein ganzes Team auszuwählen, das sich speziell mit dieser Aufgabe auseinandersetzt.
Einbeziehung der Mitarbeitenden
Möglichkeiten zur Beteiligung der Mitarbeitenden am Change Management-Prozess sollten geschaffen werden, um ihr Engagement und ihre Akzeptanz zu fördern. Auch dies ist eine der möglichen Aufgaben der Personalabteilung während des Change Management-Prozesses.
Kultur und Werte
Es muss von der Personalabteilung sichergestellt werden, dass die Veränderungen im Einklang mit der Unternehmenskultur und den Werten stehen. Auch wenn eine Veränderung häufig das Ziel hat, die Kultur eines Unternehmens zu verändern, gibt es dennoch Grundprinzipien, an die sich ein Unternehmen halten muss, weshalb dies auch Beachtung finden muss.
Leistungsmanagement
Leistungsmanagement-Systeme müssen durch die HR-Abteilung angepasst werden, um die Veränderungen zu unterstützen und die Mitarbeitenden zur Umsetzung der Veränderungen zu motivieren. So kann erreicht werden, dass die Mitarbeitenden freiwillig von sich aus an der Veränderung arbeiten und so kann diese dementsprechend auch mit Erfolg durchgesetzt werden.
Veränderungen umsetzen: 5 Tipps für Personaler:innen
Es gibt viele Dinge, die Personaler:innen bei einer Veränderung im Unternehmen beachten müssen und auch vieles, wofür diese Abteilung die Verantwortung trägt. Aber wie kann dies noch besser umgesetzt werden? Dafür gibt es einige Tipps, die Personaler:innen bei einem Veränderungsprozess zugutekommen:
1. Entwicklung eines Change Management-Plans
Dieser sollte die Ziele der Veränderung, die betroffenen Personen, die spezifischen Aufgaben und den Zeitplan für die Umsetzung umfassen. Die Personalabteilung könnte sich daran beteiligen, indem sie in einer Art Expertenrolle agiert und die Teile ausarbeitet, die sich speziell an die Mitarbeitenden richten.
2. Feedback einholen
Stellen Sie sicher, dass es Mechanismen gibt, um Feedback von den Mitarbeitenden zu erhalten. Dies kann Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Daher sollte es eine solche Möglichkeit geben, noch bevor der eigentliche Veränderungsprozess beginnt. Auch während der Veränderung sollte es Chancen für Feedback geben, so können unerwartete Komplikationen vermieden werden und die Beteiligten fühlen sich im Laufe des Change Management-Prozesses nicht allein gelassen.
3. Anerkennung und Belohnung
Anerkennen und belohnen Sie die Mitarbeitenden, die sich positiv an den Veränderungen beteiligen. Dies kann dazu beitragen, das Engagement und die Motivation zu erhöhen. Gerade bei Zwischenerfolgen ist dies besonders wirksam, da die Mitarbeitenden dadurch fühlen, dass die Veränderung gut läuft und das Ziel erreichbar ist und sie diejenigen sind, die es schaffen können.
4. Überwachung und Anpassung
Überwachen Sie den Fortschritt und passen Sie Ihren Plan bei Bedarf an. Change Management ist ein dynamischer Prozess und erfordert Flexibilität. Gerade persönliche Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden und Sie als Expert:in für Personalthemen können hier die entscheidende Rolle spielen.
5. Nachbereitung
Nach der Implementierung der Veränderungen, führen Sie eine Nachbereitung durch, um zu bewerten, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Dies kann wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Change Management-Initiativen liefern.
Fazit
HR als treibende Kraft der Veränderung
Ein Unternehmen setzt sich aus vielen Abteilungen zusammen. Aber eine besonders wichtige Rolle bei Change Management-Prozessen trägt die Personalabteilung. Immerhin sind Veränderungen etwas, was für viele Menschen etwas Persönliches ist. Und gerade bei diesem humanen Aspekt einer Veränderung innerhalb eines Unternehmens ist die HR-Abteilung die erste Anlaufstelle. Somit wird HR dadurch zu einer treibenden Kraft, die nicht nur motiviert, sondern auch leitet und unterstützt. Jedoch sollte auch betont werden, dass keine einzelne Abteilung allein für das Gelingen eines Change Prozesses verantwortlich sein kann. Idealerweise besteht für einen Change Management-Prozess eine enge Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilung und Unternehmens-, bzw. Interner Kommunikation.
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