Erfolgreiche Change Kommunikation

In erster Linie hat Change Kommunikation die Veränderung, die im Unternehmen stattfindet, im Fokus. Dennoch ist diese Aussage zu verallgemeinert, da eine Veränderung viele Aspekte umfasst, die sich unter dem Oberbegriff “Veränderung” subsumieren lassen. Diese Aspekte sollen hier erläutert werden:

Zuerst muss erläutert werden, warum der Wandel zu diesem Zeitpunkt notwendig und wichtig ist. Ziel ist es, dass die Beteiligten dies verinnerlichen und somit von selbst die Notwendigkeit des Wandels erkennen und dadurch motiviert werden, diesen aus eigener Kraft voranzutreiben.

Dabei müssen Fokus und Umfang des Wandels beschrieben werden und warum diese Lösung gewählt wurde. Somit sollen die Beteiligten die Beweggründe verstehen, warum gerade diese Methode und keine andere gewählt wurde.

Fähigkeit zum Wandel: Hier soll die Fähigkeit der Organisation, den Wandel zu bewältigen und den Einzelnen Unterstützung zu bieten, diskutiert werden. Ziel davon ist es, dass damit der Wandel erfolgreich bewältigt wird, da mit der richtigen Unterstützung Ängste gelindert werden können.

Hier soll die Fähigkeit der Organisation, den Wandel zu bewältigen und den Einzelnen Unterstützung zu bieten, diskutiert werden. Ziel davon ist es, dass damit der Wandel erfolgreich bewältigt wird, da mit der richtigen Unterstützung Ängste gelindert werden können.

Es muss gezeigt werden, dass das Engagement der Führungskräfte auf allen Ebenen vorhanden ist, um den Wandel erfolgreich zu gestalten. So agieren Führungskräfte als Vorbilder und dies wirkt sich motivierend auf die anderen Beteiligten aus.

Vor und während eines Veränderungsprozesses ist es wichtig, dass erklärt wird, wie der Wandel die Erfahrungen der Einzelpersonen und Teams bei der Arbeit beeinflussen wird. Auch hier können Ängste und Widerstände der Beteiligten genommen werden, indem besonders die Vorteile der Veränderung im Vordergrund der Kommunikation stehen.

Veränderungen müssen so früh wie möglich kommuniziert werden, damit sie möglichst reibungslos verlaufen. Auch im Laufe des Veränderungsprozesses soll die Kommunikation möglichst klar und transparent verlaufen. Dies ist entscheidend, da die Beteiligten sich so nicht im Stich gelassen fühlen. Achten Sie aber gleichzeitig auch darauf, dass es nicht zu viel ist, denn so kann es dazu kommen, dass die Beteiligten sich bevormundet fühlen.

Je nachdem welche Personen die Change Kommunikation durchführen, kann sich die Einstellung der Beteiligten zur Veränderung unterscheiden. Daher ist es wichtig, dass Personen ausgewählt werden, die von allen Beteiligten geschätzt und respektiert werden. Dies kann sich auch je nach Abteilung unterscheiden, weshalb es von Bedeutung ist in jeder Abteilung mindestens eine:n Ansprechpartner:in zu finden.

Eine Veränderung bringt fast immer einen Widerstand mit sich. Es wird Personen geben, die der Veränderung gegenüber skeptisch eingestellt sind. Auch dafür ist es von enormer Wichtigkeit, dass vorbereitende Maßnahmen getroffen werden. Es soll darüber gesprochen werden, wie Widerstand gegen den Wandel erwartet und bewältigt werden kann. Schließlich ist es hier auch wichtig, mit den Skeptiker:innen selbst zu sprechen. So kann festgestellt werden, warum die Veränderung auf Widerstand stößt und was zu verbessern ist.

Kommunikation soll nicht einseitig sein, gerade bei einem Veränderungsprozess, bei dem so viel von allen Beteiligten abhängt. Dabei soll die Bedeutung des Zuhörens und der Berücksichtigung von Feedback während des Veränderungsprozesses betont werden. So werden potenzielle Probleme einfacher und schneller erkannt. Des Weiteren kann mit einer offenen und transparenten Kommunikation eine Veränderung schneller und effektiver umgesetzt werden.

Change Kommunikation kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Es ist sinnvoll mehrere Arten der Kommunikation zu nutzen, damit auch alle Beteiligten erreicht werden, denn diese haben unterschiedliche Präferenzen, was Kommunikationskanäle betrifft. Dafür gibt es einige Methoden, die hier vorgestellt werden:

Gerade zur Ankündigung einer Veränderung ergibt es Sinn, dass dafür eine besondere Veranstaltung organisiert wird. Diese kann sowohl in Präsenz als auch digital oder hybrid sein. Eine solche Veranstaltung kann dafür genutzt werden, um Informationen über den Wandel zu verbreiten und Fragen zu beantworten.

Orte wie eine Kaffeeküche können informelle Gespräche und den Austausch von Ideen fördern. Dies sind perfekte Orte, um schnell spontan aufkommende Fragen, die nicht allzu kompliziert sind, zu beantworten. Außerdem bieten solche Orte einen perfekten Raum für Austausch, bei dem die Beteiligten unter sich sind.

Dieser Ort kann als ein zentraler Informationshub genutzt werden. Dort können nicht nur Dateien zum Change-Management-Prozess hochgeladen werden und Ankündigungen in den Beitragsverlauf gepostet werden, sondern auch Kommunikation stattfinden. Ob nun zwischen den Beteiligten, Gruppen, die an dem Veränderungsprozess kollaborieren oder ein Austausch mit einer Ansprechperson – all dies und noch mehr kann über ein Social Intranet nahtlos stattfinden.

Regelmäßige Updates können helfen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. So wissen alle Bescheid, in welchem Stadium sich der Veränderungsprozess befindet. Einige Social Intranets haben auch die Funktion, dass über diese Newsletter versendet werden können, was zwei Kommunikationskanäle in einem integriert.

Es wurde bereits betont, dass es bei der Change Kommunikation von einer zentralen Bedeutung ist, den Beteiligten zuzuhören. Dies kann über persönliche Gespräche geschehen. Einzelgespräche können dazu dienen, individuelle Bedenken zu besprechen und Unterstützung anzubieten. Daher ergibt es Sinn, gerade mit Skeptiker:innen das persönliche Gespräch zu suchen, anstatt diese abzuwinken.

Je nach Unternehmensart lohnt es sich, ab und zu im Rahmen des Change-Management-Prozesses auch Besuche vor Ort abzustatten, um zu sehen, wie die Veränderung vorangetrieben wird. So kann nicht nur ein klares Bild gemacht werden, in welchem Stadium sich die Veränderung aktuell befindet, sondern auch ein persönliches Gespräch mit den Beteiligten gesucht werden. Diese können helfen, ein besseres Verständnis für die Auswirkungen des Wandels auf verschiedene Bereiche des Unternehmens zu gewinnen.

Diese können genutzt werden, um den Abschluss eines Veränderungsprozesses zu feiern und die erzielten Erfolge zu würdigen. Diese Veranstaltungen sind nicht nur wichtig, um den Zusammenhalt der Beteiligten zu stärken, sondern auch, um die Veränderung dauerhaft im Unternehmen zu etablieren. Schließlich motiviert es alle Beteiligten, auch bei kommenden Veränderungen motiviert und aktiv am Veränderungsprozess mitzuwirken.

Auch wenn Veränderungsprozesse komplex sind und meistens viele Aspekte beinhalten, so ist kaum ein Aspekt wichtiger als eine gute und vor allem stetige Kommunikation. Schließlich sind es die Beteiligten, von denen der Erfolg der Veränderung abhängt und genau diese brauchen die notwendigen Informationen und eine Unterstützung vom Anfang bis zum Ende des Change-Management-Prozesses. Daher ist es wichtig, von Anfang an sicherzustellen, welche Themen kommuniziert werden müssen und mithilfe welcher Kommunikationskanäle dies geschehen soll. Wenn dies beachtet wird, steht einem erfolgreichen Change-Management-Prozess deutlich weniger im Wege.