Change Management Methoden

Im Laufe der Jahre wurde eine Vielzahl von Methoden entwickelt: einige speziell für Change Management, andere als allgemeine Managementmethoden, die auch für Change Management angewendet werden. Dabei gibt es unter diesen Methoden erhebliche Unterschiede, die zu verschiedenen Arten der Veränderungen und auch zu unterschiedlichen Organisationen passen. Daher ist es wichtig als ersten Schritt, vor der Planung eines Change-Management-Prozesses, zuerst die unterschiedlichen Methoden zu kennen, bevor eine Entscheidung gefällt werden kann.

Bevor sich aber mit den Methoden auseinandergesetzt wird, sollte der allgemeine Change Management-Prozess betrachtet werden. Dieser beschreibt die einzelnen Phasen ebenfalls, welche die meisten Methoden enthalten. So kann im nächsten Schritt eine, für die eigene Organisation passende, Methode ausgewählt werden.

Veränderungen sind unvermeidlich – doch wie führen Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt durch den Wandel? Entdecken Sie die fünf entscheidenden Phasen des Change Managements und erfahren Sie, wie Sie Hindernisse überwinden, Ihr Team motivieren und nachhaltige Verbesserungen etablieren können.

Dieses Modell ist das erste seiner Art. Es wurde bereits in den späten 40er Jahren von Kurt Lewin entwickelt. Durch seinen Hintergrund als Psychologe sind die psychologischen Aspekte einer Veränderung im Fokus. Daher liegt hier auch der Fokus darauf, wie Führungskräfte die Mitarbeitenden oder Mitglieder mental durch einen Veränderungsprozess führen können und welche Werkzeuge es dafür gibt.

Auch wenn diese Methode in der Praxis heutzutage nur noch sehr selten Verwendung findet, so basieren viele neuere Change Management-Methoden auf ihr, weshalb es immer noch von Interesse ist, sie zu kennen. Daher ist diese Methode besonders für diejenigen geeignet, die eine Einführung in das Thema Change Management suchen. Mit diesem Modell ist der Change Management-Prozess kurz und übersichtlich dargestellt, sodass schnell ein Verständnis dafür gewonnen wird.

Lewins Modell ist zwar in der Theorie des Change Management weit verbreitet, aber nicht in der Praxis. Eines der bekanntesten und beliebtesten Modelle, das auch in der Praxis Verwendung findet, ist das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter. Dabei ist dieses Modell nicht nur eine Weiterentwicklung von Lewins Modell, sondern basiert auch auf Untersuchungen innerhalb von Unternehmen, die Kotter selbst durchgeführt hat.

Vorteile:

• Dieses Modell ist praxisorientiert und hilft dabei, einen roten Faden für das Change Management innerhalb des Unternehmens zu finden.
• Hier wird sowohl den Führungskräften, als auch den anderen Beteiligten und deren Engagement eine wichtige Rolle zugeschrieben.
• Komplexität und Dynamik eines Wandels werden berücksichtigt.

Nachteile:

• Das Modell ist zu allgemein gehalten. Zwar wird beschrieben, was in welchem Schritt zu tun ist; eine konkrete Vorgehensweise fehlt jedoch.
• Dieses Modell ist top-down orientiert und berücksichtigt die Mitarbeitenden bzw. Mitglieder deutlich weniger als die Führungskräfte.
• Kotters 8-Stufen-Modell ist sehr optimistisch und idealistisch.

Kotters 8-Stufen-Modell ist nicht umsonst eines der beliebtesten Modelle, die auch in der Praxis besonders großen Anklang finden. Dadurch, dass es auf praktischen Erfahrungen basiert, lässt es sich auch praktisch anwenden und ist somit weniger theoretisch als andere Change Management-Modelle. Es ist besonders gut für diejenigen geeignet, die einen roten Faden für ihren Change Management Prozess benötigen und eine kleinere Veränderung anstreben.

Ein besonderes Modell ist das 7-Phasen-Modell von Richard K. Streich. Es unterscheidet sich von anderen Modellen, indem es zeigt, welche Phasen die Beteiligten im Laufe des Veränderungsprozesses emotional durchleben. Auch wenn bereits Kurt Lewin in seinem Modell die psychologischen Aspekte einer Veränderung berücksichtigt hat, so geht das Modell von Streich mehr ins Detail.

Vorteile:

• Dieses Modell bietet einen tiefen Einblick in die emotionalen Dynamiken, die bei Veränderungen auftreten
• Die Komplexität und die Nuancen der emotionalen Reaktionen in organisatorischen Veränderungsprozessen wird berücksichtigt
• In diesem Modell werden die verschiedenen Faktoren und Beteiligten der Veränderung berücksichtigt und einen Handlungsrahmen wird definiert

Nachteile:

• Es kann der Eindruck entstehen, dass die Gefühle der Mitarbeitenden nur ein Baustein unter vielen beim Veränderungsprozess sind
• Im Rahmen dieses Modells besteht die Gefahr, dass übertriebene Skepsis, Sorge und Angst der Betroffenen Stolpersteine auf dem Weg zur Anpassung sind
• Es kann sein, dass die Mitarbeitenden den Verlust von Teamgeist durch das Arbeiten aus der Ferne befürchten

Die Mitarbeitenden und andere Beteiligten stehen bei einem Veränderungsprozess im Mittelpunkt und genau dies betont das 7-Phasen-Modell von Streich. Daher ist dieses Modell für diejenigen geeignet, die sich besonders für die Rolle der Angestellten bzw. Mitglieder während eines Veränderungsprozesses interessieren und sie bestmöglich unterstützen möchten.

OKR (Objectives and Key Results) ist an sich keine reine Change Management-Methode, kann aber für Change Management verwendet werden. Bei dem OKR-Modell stehen neben kurzfristig zu erreichenden Zielen auch längerfristige Visionen im Fokus. Dies unterscheidet es stark von anderen Change Management-Methoden, die in feste Phasen gegliedert sind. Eine Besonderheit des OKR-Modells ist, dass dieses in kurze Zyklen gegliedert wird, worin kurzfristige Ziele verfolgt werden, damit ein größeres Oberziel erreicht werden kann.

Vorteile:

• Dieses Modell ist agil, der Prozess kann stetig an aktuelle Bedingungen angepasst werden
• Durch den zyklischen Ablauf entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, durch den wichtiges Know-how bei allen Beteiligten entwickelt wird.
• Da OKRs von allen einfach verstanden werden können, ist dieses Modell einfach zu implementieren.

Nachteile:

• Die OKR-Methode ist aufwändig zu planen
• Aufgrund des agilen Wesens, benötigt OKR eine offene Unternehmenskultur, die nicht in allen Unternehmen gegeben ist

Nicht umsonst gehört die OKR-Methode zu einer der beliebtesten Managementmethoden. Sie ist in vielen Bereichen einsetzbar und besonders geeignet für sich schnell verändernde Marktbedingungen. Auch für Change-Management kann die OKR-Methode eingesetzt werden, da im Rahmen von OKR auf die Realisierung einer Vision herausgearbeitet wird. Daher ist diese Methode für besonders dynamische Unternehmen geeignet, die in Branchen mit stetigen Veränderungen und Neuerungen tätig sind.

Neben den oben ausführlich beschriebenen Change Management-Modellen existieren noch weitere Ansätze, wie Change Management in Unternehmen und anderen Organisationen realisiert werden kann. Dies sind zumeist Managementmethoden, die aber auch zum Zweck des Change Managements angewendet werden können.

Management by Exception ist ein Führungsprinzip, das darauf basiert, dass bestimmte Toleranzgrenzen durch die Führungskräfte vorgegeben werden und ein Eingreifen der Führungskraft erst nach Überschreiten dieser Toleranzgrenzen erforderlich wird. Es bedeutet, dass die Führungskraft nur in Ausnahmefällen in die Arbeit der Mitarbeitenden eingreift. Hierzu werden durch die Führungskraft die Ziele und gewünschten Ergebnisse vorgegeben, den Mitarbeitenden bei der Erreichung dieses Ziels aber sehr viele Freiheiten gegeben.

Wie lässt sich Management-by-Exception aber für einen Change Management-Prozess anwenden? Dafür gibt es einige Ansätze:

Ziele und Sollzustände festlegen: Zunächst werden die Ziele des Change-Prozesses definiert. Was genau soll innerhalb des Unternehmens oder der Organisation verändert werden? Hierzu ist es wichtig, eine Vision zu schaffen.

Toleranzgrenzen abstecken: Es werden Toleranzgrenzen festgelegt, innerhalb derer sich die Ergebnisse bewegen dürfen. Wenn die Ergebnisse außerhalb dieser Grenzen liegen, greift die Führungskraft ein.

Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse durchführen: Die Führungskraft überwacht den Fortschritt des Change-Prozesses und vergleicht die tatsächlichen Ergebnisse mit den vorgegebenen Zielen.

Eingreifen bei Bedarf: Wenn die Abweichungen zu groß sind, greift die Führungskraft ein und leitet geeignete Maßnahmen ein, um den Change-Prozess wieder auf Kurs zu bringen.

Fazit: Durch dieses Vorgehen können Ressourcen effizient genutzt und die Motivation der Mitarbeitenden wird durch ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Entscheidungskompetenz gesteigert. Diese Methode ermöglicht den Führungskräften, sich auf die wesentlichen Aspekte des Change-Prozesses zu konzentrieren und rechtzeitig einzugreifen, wenn Probleme auftreten

Management by Objectives (MbO), auch bekannt als “Führung durch Zielvereinbarung”, ist ein Führungsprinzip, das von Peter Drucker im Jahr 1954 entwickelt wurde. Es stellt die Zielvereinbarungen zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden in den Vordergrund. Die Entwicklung der in den Zielvereinbarungen festgehaltenen Ziele erfolgt dabei unter aktiver Beteiligung der Mitarbeitenden. Diese können im Rahmen festgelegten Standards frei entscheiden, welche Maßnahmen sie zur Erreichung des Ziels nutzen möchten. Die Vorgesetzten überwachen dabei den Grad der Zielerreichung durch die Mitarbeitenden und beurteilen anhand dessen die Leistung. Diese Methode unterscheidet sich von den oberen beiden Methoden dadurch, dass hier eine Absprache zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden stattfindet, in Bezug auf die Zielsetzung.

Im Kontext des Change Managements kann das Prinzip des Management by Objectives auf folgende Weise angewendet werden:

Ziele vereinbaren: Die Führungskräfte geben übergeordnete Ziele vor. Dies können allgemeine Ziele sein, aber im Hinblick auf Change Management kann es auch eine angestrebte Veränderung innerhalb des Unternehmens bzw. der Organisation sein. Daraus werden dann gemeinsam mit den Mitarbeitenden Einzelziele abgeleitet.

Maßnahmen festlegen: Welche Maßnahmen die Mitarbeitenden zur Zielerfüllung wählen, bleibt ihnen überlassen. Sie können sich hier entscheiden, welche Maßnahmen und Methoden bei der gegebenen Organisationsart, Ausgangssituation und vorhandenen Ressourcen am besten geeignet sind, die Veränderung optimal umzusetzen.

Kontrollsystem entwickeln: Es wird ein Kontrollsystem entwickelt, um den Grad der Zielerreichung zu bestimmen. So können sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden den Fortschritt der Veränderung sehen.

Anreizsystem entwickeln: Ein Anreizsystem wird entwickelt, um die Zielerreichung zu entlohnen. Bei einem Change Management-Prozess kann sich dies äußern, indem diejenigen belohnt werden, die die Veränderung besonders stark vorantreiben oder Gebrauch von etwas machen, was durch die Veränderung eingeführt wurde.

Die festgelegten Ziele sollten dabei der SMART-Methode zur Zielfestlegung entsprechen. SMART Ziele sind wie folgt aufgebaut und formuliert:

• Spezifisch
  
• Messbar
  
• Attraktiv
  
• Realistisch
  
• Terminiert

Ein großer Vorteil für das Unternehmen ist die Partizipation der Mitarbeitenden. Gerade bei einem Change Management-Prozess ist dies besonders wichtig, damit sich die Veränderung auch dauerhaft im Unternehmen bzw. der Organisation etabliert. Gleichzeitig entlastet es das Management.

Neben den vorgestellten Methoden, ist es auch bedeutsam, parallel dazu eine Strategie zu entwickeln, um ein Change Management-System zu etablieren, das optimal zu der eigenen Organisation passt. Auch wenn einige dieser Strategien im Rahmen der vorgestellten Methoden bereits beinhaltet sind, so ist dies nicht bei jeder Methode der Fall. Daher sind hier noch einmal die wichtigsten Change Management-Strategien vorgestellte, die zu einer erfolgreichen Umsetzung von Veränderungsmanagement beitragen.

1. Analyse des Ist-Zustandes

Hier muss bestimmt werden, wo die Organisation aktuell steht und wo diese in Zukunft hin will. Manchmal sind große Veränderungen notwendig, aber nicht immer. Daher muss dieser Schritt erfolgen, bevor überhaupt eine Entscheidung gefällt wird, ob ein Veränderungsprozess eingeleitet werden sollte. Immerhin haben Veränderungsprozesse mehrere Phasen und verbrauchen viele Ressourcen, etwas, was nicht jede Organisation ohne größere Vorbereitung umsetzen kann.

2. Planung

Wenn sich die Organisation für die Einleitung eines Veränderungsprozesses entschieden hat, ergibt es Sinn, dass Ziele für das Change Management entwickelt werden. Basierend auf diesen Zielen, können dann Prozesse ausgearbeitet werden, die zum Ziel und zur Organisation passen. Es können kleinere Ziele sein, wie die Veränderung eines Prozesses, der in nur einer Abteilung relevant ist bis hin zu großen Zielen, wie der Digitalisierung der gesamten Organisation.

3. Coaching

In dieser Strategie erhalten die projektführenden Personen eine angemessene Ausbildung und Qualifizierung, damit die Veränderung optimal umgesetzt werden kann. Dieses Wissen wird an alle weiteren in diesen Prozess involvierten Personen weitergegeben, sodass alle sich am Veränderungsprozess beteiligen können.

4. Kommunikation

Hier soll eine Kommunikationsstrategie entwickelt werden, um die Beteiligten über die Veränderungen und ihre Auswirkungen zu informieren. Diese kann über unterschiedliche Kanäle erfolgen, digitale Kanäle wie Newsletter, Website, Social Intranet als auch manuelle Kanäle wie Veranstaltungen vor Ort oder Aushänge. Das Wichtigste ist, dass alle informiert werden, wissen, was die Veränderung ist und warum diese notwendig ist und im besten Fall auch schon, wie sie dazu beitragen können.

5. Ressourcenplanung

Die Strategie, bei der die Ressourcen für das Change Management festgestellt, geplant und eingeteilt werden, ist eine der wichtigsten Strategien für das gesamte Change Management. Hierbei sollen Ressourcen (z. B. Zeit, monetäre und materielle Mittel, Personal etc.) und der Aufwand, die für die Veränderungen erforderlich sind, bestimmt werden.

6. Überwachung und Bewertung

Während ein Veränderungsprozess stattfindet, muss eine Strategie zur Überwachung und Bewertung vorhanden sein, damit dieser Prozess auch möglichst reibungslos verläuft. Dabei sollten die einzelnen Phasen des Veränderungsprozesses betrachtet werden und Veränderungen bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Auf den ersten Blick erscheint die schiere Menge an unterschiedlichen Methoden und Herangehensweisen rund um das Change Management überfordernd. Immerhin gibt es zahlreiche Methoden, die speziell dafür entwickelt wurden, möglichst effektiv Veränderungen in Unternehmen und Organisationen umzusetzen. Hinzu kommen noch allgemeine Managementmethoden, die ursprünglich nicht für Change Management gedacht waren, aber dafür angewendet werden können.

Dennoch ist die Anzahl dieser Methoden immer noch übersichtlich. Je nach Art der Veränderung und Organisation ist eine Methode passender als die andere. Des Weiteren ist es auch möglich, bestimmte Change Management-Methoden zu kombinieren, sodass diese optimal zur Organisationsart und Art der Veränderung passen. Zwar ist jede Veränderung einzigartig und ein solcher Prozess hat häufig mit nicht vorhersehbaren Herausforderungen zu kämpfen, dennoch kann dies vereinfacht werden durch die Kenntnis dieser Methoden. Auch wenn Methoden meist theoretischer Natur sind, geben sie trotzdem vor, worauf sich Führungskräfte und Mitarbeitende während eines Change Management-Prozesses einzustellen haben. So kann bereits vor dem eigentlichen Prozess mit einer ausführlichen Planung begonnen werden.