Der Change Management-Prozess

2. Konzeption

Hier werden die Veränderungen in die Planung umgesetzt, die während der Initialisierung als notwendig betrachtet wurden. Dafür ist es entscheidend, nicht nur einen Plan zu erstellen, sondern auch zu wissen, welche Ressourcen dafür notwendig sind. Aus diesem Grund sollte ebenfalls geklärt werden, welche Ressourcen, also z. B. Zeit, monetäre und/oder materielle Mitteln oder auch Personal notwendig sind und wie diese organisiert werden können. Mit der Planung, wie Ressourcen beschafft werden und wo diese eingesetzt werden sollen, ist bereits viel Arbeit getan, denn durch den Mangel an notwendigen Ressourcen oder deren ineffizientem Einsatz, ist so mancher Change Management-Prozess bereits gescheitert.

3. Motivation

Auch wenn während der Initialisierung die Beteiligten mobilisiert wurden, ist gerade während des eigentlichen Change Management-Prozesses die Motivation besonders wichtig. Dies bedeutet, dass alle von der Veränderung überzeugt werden sollen. Da eine Veränderung viel Mühe und Arbeit kostet, ist es unausweichlich, dass eine solche Maßnahme auf Skepsis stößt. Ausführliche Aufklärungsarbeit hat sich hier bewährt. Weiterhin lohnt es sich, erste kleine Erfolge zu feiern, um alle zu motivieren. So bleiben die Beteiligten stets motiviert.

4. Umsetzung

Diese Phase des Prozesses ist die eigentliche Veränderungsphase, da genau hier die geplanten Veränderungen umgesetzt werden. Zwischenfälle und unvorhersehbare Ereignisse können geschehen, daher ist es wichtig, während dieser Phase stets flexibel und kreativ zu bleiben, um schnell Lösungen zu finden, falls es mal anders läuft als geplant. Ebenfalls ist wichtig, dass während dieser Phase die Schritte dokumentiert und überwacht werden, damit die Veränderung nicht ins Chaos stürzt. Mit einer guten Planung im Vorfeld, Allokation von Ressourcen und Motivation der Beteiligten steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass diese Phase ohne größere Probleme oder Zwischenfälle abläuft.

5. Verstetigung

In dieser Phase hat sich die Veränderung innerhalb der Organisation etabliert. Gleichzeitig ist es wichtig dafür zu sorgen, dass niemand in alte Verhaltensmuster zurückfällt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Veränderung konsolidiert wird und deutlich ist, welche Vorteile sie bringt. Dies lässt sich mithilfe von KPIs sicherstellen, die sich nach der Veränderung verbessert haben. Ebenfalls empfiehlt es sich, Beteiligten, die zur Veränderung besonders viel beigetragen haben, Wertschätzung auszudrücken.

Grundsätzlich lässt sich ein Change Management-Prozess in diese fünf Schritte zusammenfassen. In der Realität sieht dies häufig anders aus, denn meistens besteht eine Veränderung aus mehreren Aspekten. Dabei können sich diese Aspekte durchaus in unterschiedlichen Stadien befinden, ob fortgeschritten oder anfänglich. Daher dient der geschilderte Prozess mehr zur Orientierung, anstatt als Leitfaden.

In der Realität ergibt es Sinn, sich von den unterschiedlichen Change Management-Methoden inspirieren zu lassen und die passendste für die Organisation auszuwählen. Aber auch hier lohnt es sich nicht, sich starr an alle Schritte zu halten, denn jede Organisation ist anders und somit sieht auch der Change Management-Prozess in jeder Organisation anders aus.