Change Management Tools für Ihren Change-Prozess

Ein hilfreiches Instrument ist die Prozesslandkarte. Damit kann ein Veränderungsprozess und die einzelnen Schritte übersichtlich dargestellt werden. Somit haben alle nicht nur einen Überblick über den gesamten Prozess, sondern wissen auch in welcher Phase sie sich gerade befinden. Des Weiteren kann eine solche Prozesslandkarte auch an aktuelle Veränderungen angepasst werden.

Für Unternehmen, die eine Veränderung anstreben, ist das Culture Mapping ebenfalls ein nützliches Instrument. Dieses Instrument visualisiert die Unternehmenskultur, welche durch Werte, Normen, Verhalten der Mitarbeitenden und andere Faktoren geprägt ist. Für das Change Management ist es wichtig, da man somit eine Übersicht über die wichtigsten Werte des Unternehmens hat und somit den Change Management-Prozess auch an diese Werte anpassen kann.

Die am Change Management beteiligten Personen sind letzten Endes die Personen, die die Veränderung auch durchführen. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Personen so früh es geht miteinzubeziehen. Dies kann mithilfe einer Stakeholder-Analyse geschehen. So werden die Gruppen, die von der Veränderung betroffen sind, identifiziert. Dies kann dafür genutzt werden, um einen Veränderungsprozess vorzubereiten, der auf diese Gruppen zugeschnitten ist, nicht zuletzt auch aufgrund des Risikos, dass eine Veränderung häufig auf Gegenwind stößt.

Eine solche Analyse ist eine einfache Methode, um eine Übersicht zu bekommen, in der die treibenden und zurückhaltenden Kräfte einer Situation dargestellt werden. Eine solche Situation kann daher auch ein Change Management-Prozess sein. Damit können Kräfte identifiziert werden, die eine Änderung unterstützen oder ihr entgegenwirken.

Eine Veränderung bringt eine enorm wichtige soziale Komponente mit sich, da diese viele Personen betrifft, die von dem Veränderungsprozess betroffen sind. Aus diesem Grund sind Workshops ein besonders wichtiges Instrument. Diese bieten einen Raum für offene Diskussionen und kreative Problemlösungen. So haben die Beteiligten einen sicheren Raum, um ihre Gedanken zu der Veränderung zu äußern und können dort außerdem auch Antworten auf ihre Fragen finden.

Es lässt sich nicht leugnen, dass ein Change Management-Prozess auch die Ressourcen eines Unternehmens beansprucht. Dies ist in einigen Fällen eine der größten Herausforderungen, mit der Unternehmen zu kämpfen haben. Aus diesem Grund ist ein ausführliches Projektmanagement für jeden Change Management-Prozess besonders wichtig, denn dieser beinhaltet einen systematischen Ansatz zur Planung, Organisation und Verwaltung von Ressourcen.

Während eines Veränderungsprozesses ist die Kommunikation mit den Beteiligten das A und O. Somit gehört die Verbreitung von Informationen und Updates über digitale und physische Kanäle zu einigen der wichtigsten Werkzeuge für Change Management. Dies kann über Print-Medien, wie einer Mitarbeiterzeitung und Postern geschehen oder auch über Software, wie Social Intranets.

Schließlich gibt es neben Workshops auch bei anderen Veranstaltungen wichtige Gelegenheiten zur Förderung des Engagements und der Motivation der Mitarbeitenden. Während Workshops sich inhaltlich konkret auf die Veränderung konzentrieren, können sonstige Veranstaltungen und besondere Events auch einen anderen Schwerpunkt haben, beispielsweise die Loyalität zum Unternehmen oder die Förderung des Teamgeistes unter den Beteiligten. So kann dafür gesorgt werden, dass sich die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbessert. Dies wirkt sich positiv auf den Change Management-Prozess aus.

Neben reinen Change Management-Instrumenten ist auch Software für das Change Management von Bedeutung. Dies umfasst Tools, die speziell zu diesem Zweck entwickelt wurden, bis hin zu Software, die allgemein gebräuchlich innerhalb von Unternehmen ist und auch zum Zweck des Change Managements genutzt werden kann. Dies sind die wichtigsten Arten von Software, die einem Change Management-Prozess zugutekommen:

Selbstverständlich gibt es Software, die speziell dafür geschaffen wurde, einen Change Management-Prozess zu verwalten. Sie kann dazu beitragen, Änderungen zu planen, zu implementieren und zu überwachen, und kann auch dafür genutzt werden, den Widerstand gegen Änderungen zu minimieren. Diese Art von Software ist gerade für größere Veränderungen geeignet, die über viele Monate und möglicherweise auch über mehrere Jahre gehen.

Die Wichtigkeit des Projektmanagements als ein essenzielles Instrument innerhalb des Change Management-Prozesses steht außer Frage. Zur Unterstützung ist es daher sinnvoll, Gebrauch von einer Projektmanagement-Software zu machen. Diese Art von Software hilft bei der Planung, Organisation und Verwaltung von Ressourcen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Sie kann auch dazu verwendet werden, den Fortschritt von Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.

Ob Informationsdokumente oder Dateien, die konkret für die Veränderung notwendig sind, zu einer Veränderung gehören auch Dokumente. Diese Art von Software hilft bei der Verwaltung und Speicherung von Dokumenten, die im Rahmen des Change Management-Prozesses erstellt und gespeichert wurden. Sie kann auch dazu beitragen, Compliance zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente leicht zugänglich sind.

Da sich die Veränderung häufig auf laufende Geschäftsprozesse auswirkt, ist es wichtig auch diese im Auge zu behalten. Aus diesem Grund ist für das Change Management auch BPM-Software relevant. Diese Software hilft bei der Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie kann dazu beitragen, Änderungen effektiver zu implementieren und zu verwalten.

Wenn das Change Management in einem Bereich betrieben wird, der mit der IT des Unternehmens zu tun hat, so muss dies auch bei der Nutzung von ITSM-Software beachtet werden. Diese Art von Software wird oft in IT-Abteilungen eingesetzt, um Änderungen in IT-Systemen zu verwalten. Sie kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Änderungen effektiv implementiert werden und dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern.

Ein Change Management-Prozess umfasst vieles und das richtige Werkzeug ist daher essenziell. Dies können sowohl Methoden und spezielle Events sein als auch Software. Natürlich braucht nicht jede Veränderung alle aufgeführten Tools, diese sind nämlich je nach Unternehmen und Art der Veränderung unterschiedlich relevant. Dennoch ist es von Bedeutung, sich bei der Planung eines Veränderungsprozesses zuerst einen Überblick über die wichtigsten Tools zu verschaffen, bevor die passenden Tools ausgewählt werden, damit ein erfolgreicher Change-Prozess gestartet werden kann.