Das Bausteinmodell für Wissensmanagement – Mit der richtigen Umsetzung zum Erfolg

Lange Zeit spielte Wissensmanagement im Unternehmen eine eher passive Rolle. Gleichermaßen war das Bausteinmodell für Wissensmanagement lange eher unbekannt. Doch Zeiten ändern sich. In vielen Unternehmen gewinnt Wissensmanagement stetig an Bedeutung. Nichtsdestotrotz stellt die Bewältigung von Wissensproblemen weiterhin eine Herausforderung dar. Das Bausteinmodell für Wissensmanagement hilft Ihnen dabei, diese Probleme zu bewältigen.

Großes entsteht aus einzelnen Bausteinen

Das Bausteinmodell für Wissensmanagement nach Probst, Raub und Romhardt (1999) hat sich schon seit langer Zeit etabliert. Es dient Unternehmen als eine Art Handlungsanleitung zur besseren Beschreibung und für ein besseres Verständnis von Wissensproblemen innerhalb des Unternehmens. Derartige Wissensprobleme können zum Beispiel das Zurückhalten und das nicht-Teilen von Wissen oder das Ausscheiden von Wissensträgern aus dem Unternehmen sein.

Die Vorteile des Bausteinmodell für Wissensmanagement liegen klar auf der Hand: Zum einen strukturiert es den Managementprozess in logische Phasen und bietet gleichzeitig Ansätze für Interventionen. Zum anderen liefert es ein Suchraster für das Finden von Ursachen bei Wissensproblemen. Dabei ist das primäre Ziel des Wissensmanagements die Organisation von Wissen für den Unternehmenserfolg. Der Mensch als solcher und seine Funktion als Wissensträger stehen hierbei im Mittelpunkt.

Das Modell gliedert sich in zwei Teile: einen äußeren und einen inneren Kreislauf. Der äußere Kreislauf dient den strategischen Steuerungsaufgaben und der innere der Umsetzung. Die Elemente Zielsetzung (Wissensziele) und Messung (Wissensbewertung) ergänzen als äußeren Kreislauf den inneren Kreislauf. Letzterer setzt sich aus den sechs Kernaktivitäten Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver)teilung, Wissensnutzung und Wissensbewahrung zusammen. Das Bausteinmodell für Wissensmanagement bildet die Phasen Planung, Realisierung und Kontrolle ab.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Bausteine des inneren und äußeren Kreislaufes. Zudem zeigen wir Ihnen, wie Sie das Bausteinmodell für Wissensmanagement mit Hilfe eines Social Intranets in Ihr Unternehmen integrieren.

Das Bausteinmodell des Wissensmanagement

1. Wissensziele

Die Wissensziele gehören zur Phase „Planung“ und geben den Aktivitäten des Wissensmanagements die Richtung vor. Sie teilen sich in normative, strategische und operative Wissensziele und widmen sich damit unterschiedlichen Aktivitäten. Normative Ziele bilden die Leitlinien des Wissensmanagements und haben Einfluss auf die Unternehmenspolitik und die Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen. Somit werden Rahmenbedingungen für die Existenz der Organisation geschaffen. Darüber hinaus werden die Voraussetzungen für wissensorientierte Ziele in den strategischen und operativen Bereichen dargestellt. Damit einhergehend stellen sich unter anderem folgende zwei Fragen: „In welchen Geschäftsfeldern wollen wir tätig sein?“ und „Welches Wissen ist für den Geschäftserfolg entscheidend?“. Strategische Ziele leiten sich aus den normativen Zielen des Wissensmanagements ab und richten sich als langfristige Maßnahmen an den Unternehmenszielen aus. Hier werden wichtige Wissensfelder bestimmt und Prioritäten festgelegt. Ziel ist es, die Ressource Wissen aktiv zu nutzen und in bestehende Prozesse zu integrieren. Operative Ziele des Wissensmanagements dienen der Umsetzung der normativen und strategischen Ziele im betrieblichen Alltag. Aus ihnen werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, wie zum Beispiel, wer was bis wann, wie erledigt, formuliert. Somit werden erreichbare Ziele konkretisiert und der Zeithorizont festgelegt.
Die Definition von Wissenszielen ist als Ergänzung herkömmlicher Planungsaktivitäten zu betrachten.

2. Wissensidentifikation

Vielen Unternehmen fällt es mittlerweile schwer, einen Überblick über ihre internen und externen Daten, Informationen und Fähigkeiten zu behalten. Der Grund dafür ist mangelnde Transparenz. Plötzlich entstehen „uniformierte“ Entscheidungen und Doppelspurigkeiten, die zu mehr Chaos führen, als bewältigt werden kann. Ziel ist daher, dem zu entkommen und gleichzeitig ein gut funktionierendes Wissensmanagement zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, benötigt es einem ausreichenden Maß an interner und externer Transparenz bezüglich aller Daten, Informationen und Fähigkeiten.
Es muss klar sein, wo welche Experten mit welcher Expertise sitzen und an welchen Projekten gerade gearbeitet wird. Der erste Schritt hin zu mehr Transparenz lässt sich mit einem Social Intranet realisieren. Es unterstützt den systematischen Zugriff auf die organisationale Wissensbasis und bietet Ihnen völlig neue Möglichkeiten. Sie können dadurch deutlich einfacher auf die interne, elektronische Wissensbasis Ihres Unternehmens zugreifen und unterschiedliche Datentypen verknüpfen. So lässt sich schnell feststellen und darlegen, welches Wissen vorhanden ist. Mitarbeiter können sich auf schnellsten Wegen untereinander austauschen, nachfragen, Themen-Gruppen bilden und somit herausfinden, wo sie finden, was sie suchen. Eine „Win-win-Situation“ für Wissensanbieter und Wissensnachfrager, egal ob es sich nun um Dateien oder Expertenwissen handelt. Doch die entscheidende Rolle spielen hierbei die einzelnen Mitarbeiter. Denn sie müssen bereit sein, ihre Expertise anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Damit der reibungslose Ablauf sichergestellt ist, muss zudem die Struktur des Social Intranets an die Bedürfnisse der potentiellen Wissensnutzer anpasst sein.

3. Wissenserwerb

Unternehmen sind heutzutage weltweiten Wissensexplosionen auf der einen und Wissensfragmentierungen auf der anderen Seite ausgesetzt. Daher sind sie immer weniger in der Lage, sämtliches für den Erfolg notwendige Know-how aus eigener Kraft zu entwickeln. Grundsätzlich haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, Wissen extern zu erwerben. Sie können beispielsweise Wissen anderer Firmen, Stakeholderwissen oder Wissen externer Wissensträger, etwa durch Spezialisten, einholen.
Mit einem Social Intranet ist die Integration externen Wissens in Ihr Unternehmen leicht zu handhaben. Durch die ans Unternehmen angepasste Struktur im Social Intranet gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, dort Externe zu involvieren. So können beispielsweise unternehmensexterne Mitarbeiter einen Zugang zu bestimmten Bereichen, wie (Experten-)Gruppen, erhalten. Damit wird ihr Wissen ins Unternehmen einbezogen und bietet die beste Voraussetzung für eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen Externen und Internen.

4. Wissensentwicklung

Im Mittelpunkt des Bausteins Wissensentwicklung steht vor allem die Produktion neuer Fähigkeiten, neuer Produkte, besserer Ideen und leistungsfähigerer Prozesse. Das Hauptaugenmerk der Unternehmen liegt dabei auf der Produktion und Kreierung neuer, intern und extern noch nicht existenter, Fähigkeiten.
Im Social Intranet lässt sich dieser Baustein des Wissensmanagements gut umsetzen. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen/Bereichen können Gruppen bilden und gemeinsam Wissen erarbeiten. Ihnen ist damit die Möglichkeit gegeben, aus unterschiedlichen Perspektiven und mit verschiedenen fachlichen Hintergründen, Projekte zu bearbeiten. Der Fokus liegt dabei auf der Kommunikation. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, sich intensiv und über schnelle Wege auszutauschen. Es bietet sich an, nach einer gewissen Zeit der Zusammenarbeit den gemeinsamen Arbeitsprozess zu evaluieren und zu bewerten. Zum einen ist dies hilfreich und nützlich für Folgeprojekte, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Probleme frühzeitig zu umgehen. Zum anderen können die Ergebnisse anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Damit können diese sehen, wie zusammengearbeitet wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und was bei der Zusammenarbeit beachtet werden sollte.

5. Wissens(ver)teilung

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung isoliert vorhandene Informationen oder Erfahrungen für das gesamte Unternehmen nutzbar zu machen. Dabei spielen zwei Hauptfragen eine zentrale Rolle. Zum einen, wer was in welchem Umfang wissen sollte und zum anderen, wie die Prozesse der Wissens(ver)teilung erleichtert werden können. Im Grunde genommen kann die Wissensverteilung unterschiedlichen Zielen dienen: der reinen Multiplikation von Wissen, dem Zugriff auf Erfahrungen und gewonnene Erkenntnisse oder den zeitgleichen Zugriff auf bestehende Wissensbestände sowie deren Transformation. Ein Social Intranet unterstützt und fördert diese Prozesse wirksam. Viele bisher getrennte Experten sind nun in einem elektronischen Netzwerk miteinander verbunden. Dadurch können die unterschiedlichen Wissensbestände simultan an zahlreichen Stellen des Unternehmens erfolgreich genutzt werden. Zudem können alle Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen im Social Intranet auf leichten Wegen miteinander teilen.

6. Wissensnutzung

Ziel und Zweck des Wissensmanagements ist der produktive Einsatz organisationalen Wissens im Unternehmen. Die Fähigkeiten oder das Wissen „fremder“ Wissensträger zu nutzen, war für viele Menschen lange Zeit ein „widernatürlicher Akt“. Das, was mittlerweile stets alltäglicher wird, wurde so gut es ging vermieden. Doch heutzutage forcieren viele Unternehmen, dass das mit großem Aufwand erstellte Wissen, im Alltag von allen Seiten frequent genutzt wird. Damit dies erfolgstragend und den Bedürfnissen entsprechend geschieht, müssen die Nutzer jedoch vom Gebrauch neuer (technologischer) Lösungen überzeugt sein.
Ein Social Intranet bietet eine Lösung, die sich im Unternehmen gut integrieren lässt und einen intuitiven Nutzen mit sich bringt. Den Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass sie ihr Wissen sowohl dort zur Verfügung stellen als auch das Wissen anderer nutzen können. Auf diese Art können alle Seiten gleichermaßen profitieren. Es sollte zu einer Selbstverständlichkeit werden, das Social Intranet als Wissensquelle nutzen zu können. So ist es beispielsweise möglich, Gruppen zu bestimmten Themen oder in verschiedenen Abteilungen zu schaffen. Damit wissen die Mitarbeiter, wo sie auf das Wissen zugreifen können. Sobald sich die Nutzer auf das Social Intranet eingestellt haben, wird es ein leichtes sein, das Wissen dort zu nutzen. Es kann dort gespeichert werden und benötigt nun keine langen, komplizierten Wege mehr. Zudem müssen die Nutzer keine große Hürde mehr überwinden, um an das Wissen zu gelangen und dieses zu nutzen.

7. Wissensbewahrung

Viele Unternehmen beklagen, im Zuge der Reorganisation innerhalb des Unternehmens einen Teil ihres „Gedächtnisses“ verloren zu haben. Entstanden ist eine sogenannte „kollektive Amnesie“. Diese beruht nicht selten auf der unbedachten Zerstörung informeller Netzwerke. Doch die Prozesse der Selektion des Bewahrungswürdigen, die angemessene Speicherung und regelmäßige Aktualisierung müssen bewusst gestaltet werden. Täglich werden viele Erfahrungen gewonnen, die für die Zukunft nützlich sind und daher bewahrt werden müssen (Projektberichte, Sitzungsprotokolle, Briefe, Präsentationen etc.). Diese entstehen meist an vielen verschiedenen Orten und werden auch an unterschiedlichsten Orten gespeichert.

Mit einem Social Intranet haben Sie die Chance, alle Dateien gebündelt an einem Ort zu speichern. So entgehen Sie der Gefahr, dass Wissen plötzlich verloren ist, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Bei vielen Social Intranet-Lösungen können ältere Versionen leicht aktualisiert werden und am selben Speicherort, wie das vorherige Dokument hochgeladen werden. Dadurch sind die Dateien versioniert und in chronologischer Reihenfolge vorhanden. Es kann problemlos festgestellt werden, welches die neueste Version ist – Dokumentenchaos war gestern. Mit dem Social Intranet können zudem ohne großen Aufwand die wichtigsten Prozesse am Laufen gehalten werden. Das veraltete, „tote“ Speichersystem hat seine besten Jahre hinter sich und wird durch das Social Intranet ersetzt. Es dient und unterstützt in vollem Umfang der sicheren Wissensbewahrung innerhalb des Unternehmens.

8. Wissensbewertung

Wissensbewertung dient als Bestandteil im äußeren Kreislaufes des Bausteinmodells dazu, den Erfolg der formulierten normativen, strategischen und operativen Wissensziele zu messen. Gleichzeitig repräsentiert die Wissensbewertung die Phase „Kontrolle“ und kann ebenso im Social Intranet durchgeführt werden. Es können beispielsweise Evaluierungen durchgeführt werden, um herauszufinden, inwiefern die Wissensziele aus Sicht der Mitarbeiter erreicht wurden. Zudem kann überprüft werden, ob und wie viel die Mitarbeiter das Social Intranet nutzen, um so zum Erreichen der Wissensziele beizutragen.

Das Bausteinmodell für Wissensmanagement ebnet den Weg zum Erfolg

Idealtypisch werden die Bausteine in einem Kreislauf in der obenstehenden Reihenfolge abgearbeitet. Ausgegangen wird dabei von den Wissenszielen, wobei die Erkenntnisse aus der Wissensbewertung wieder in den Baustein Wissensziele einfließen. In der Realität jedoch werden die Bausteine nicht isoliert voneinander betrachtet, sondern bilden vielmehr eine starke Verkettung der einzelnen Kernprozesse ab. Sie alle spielen beim Wissensmanagement im Unternehmen eine Rolle, können aber unterschiedlich starken Einfluss bei der Umsetzung der Wissensziele haben. Wissensmanagement und damit auch das Bausteinmodell für Wissensmanagement lassen sich durch ein Social Intranet bestens in das Unternehmen integrieren.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Quinn Dombrowski