E-Mails sind schnell verschickt und in vielen Organisationen immer noch das „Go-to“ Kommunikationsmittel. So entgehen ihnen aber überzeugende Vorteile, die interaktive Plattformen der internen Kommunikation bieten. Diese fünf Punkte zeigen, warum ein Social Intranet unverzichtbar ist.
Warum E-Mails der Vergangenheit angehören
Die E-Mail wird in deutschen Unternehmen immer noch häufiger genutzt als das Social Intranet. Das ergab nun eine aktuelle Umfrage von JP KOM und SCM. Und das obwohl mehr als zwei Drittel der (Kommunikations-)Verantwortlichen in Organisationen sagen, dass ein Social Intranet unverzichtbar bei ihrer Arbeit ist. Das Gleiche sagen nur 41% der Befragten über Mails und Newsletter. Sie halten trotzdem an der E-Mail fest, weil diese sich längst fest etabliert hat. Jahrzehntelang war sie zurecht die Nummer 1 in der internen Kommunikation. Denn schneller und effizienter konnten Informationen kaum verteilt werden. Mit dem Einzug von interaktiven Plattformen in den Arbeitsalltag hat sich das aber geändert. Hier holen Sie alle Kollegen an Bord und es entsteht ein Austausch, der die ganze Organisation nach vorne bringt. Aus Angst davor, wenig technikaffine Kollegen mit Social Intranets zu überfordern, scheuen Organisationen aber den Wechsel zum modernen Medium. So entgehen ihnen überzeugende Verbesserungen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit. Erkennen Sie und Ihre Kollegen Social Intranet Vorteile für alle Organisationsprozesse, fällt das Loslassen von alten Gewohnheiten gleich leichter.
Diese Gründe machen ein Social Intranet unverzichtbar
In den verschiedensten Bereichen sorgen interaktive Plattformen für reibungslose Zusammenarbeit. Daraus ergeben sich Vorteile – auf zwischenmenschlicher und wirtschaftlicher Basis. Die folgenden Aspekte zeigen, warum Sie nicht länger auf ein Social Intranet verzichten oder Ihr derzeitiges verstärkt zum Einsatz bringen sollten.
1. Dynamischer Austausch statt einseitiger Information
Kaum etwas hat in den letzten Jahren so viel Fortschritt erfahren wie das Internet: Von statischen Informationsseiten über die ersten Netzwerke bis hin zu Chatbots, die mit Kunden interagieren. Das Internet ist „sozial“ geworden – zweiseitige Kommunikation steht im Fokus. Mit der technologischen Veränderung haben sich so auch die Ansprüche der Internetnutzer gewandelt. Sie wollen nicht mehr nur konsumieren, sondern aktiv teilnehmen. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter in Ihrer Organisation. Was sie aus dem Internet und sozialen Medien kennen, erwarten sie auch bei der Arbeit: Chancen zur Beteiligung. Während E-Mails das nur sehr eingeschränkt bieten, können Social Intranets diesbezüglich punkten. Denn hier wird dynamisch in Gruppen kommuniziert. Diskussionen sind gebündelt in einem Beitrag für alle Beteiligten sichtbar. Andere haben folglich jederzeit die Möglichkeit, sich hier einzubringen – sei es über Kommentare oder Interessant-Markierungen. Auch Umfragen können wesentlich besser abgebildet und effektiver durchgeführt werden. Diese Transparenz ermöglicht es allen Nutzern, ihren Input zu teilen. So verbessern sich nicht nur einzelne Prozesse. Auch für den Erfolg der Organisation kann das interaktive Arbeiten gewinnbringend sein.
2. Innovation als entscheidender Erfolgsfaktor
Neben der zunehmenden technologischen Veränderung sehen sich Organisationen auch einem stetig wachsenden internationalen Wettbewerb gegenüber. Deshalb ist Innovationsfähigkeit wichtiger denn je. Nur, wer eigene Prozesse immer wieder hinterfragt und erneuert, kann bestehen. Denn die alten Verhaltensweisen müssen sich kontinuierlich neuen Umständen anpassen. In Social Intranets können Talente ihre Ideen teilen und gemeinsam an deren Weiterentwicklung arbeiten. So kommt innovativer Input und frischer Wind in die Organisationsabläufe. Damit verschaffen Sie Ihrer Organisation mit einem Social Intranet einen Vorsprung.
3. Neue Wege der Informationsverteilung
Jede Abteilung im Unternehmen bekommt die technologischen Veränderungen zu spüren – auch die interne Kommunikation. Inhalte werden immer weniger offline, sondern online konsumiert. Egal ob es sich hierbei um den internen Newsletter oder die Mitarbeiterzeitschrift handelt. Umso wichtiger ist es, ein zentrales Medium bereitzustellen, auf dem Sie diese Inhalte verbreiten können. Ein Social Intranet ist dazu die ideale Lösung. Es ermöglicht zusätzlich, Themen mit einem breiten Publikum zu teilen und zu diskutieren. So holen Sie das Beste aus der Veränderung von analoger zu digitaler Kommunikation heraus.
4. Neue Arbeitsmodelle und mehr Flexibilität
Trotz der zahlreichen neuen technologischen Möglichkeiten wird die Anzahl an Dienstreisen wohl weiterhin auf dem bisherigen Level bleiben. Das fand der Deutsche Reiseverband in einer Umfrage heraus. Umso wichtiger ist es, diese Reisen so effizient wie möglich zu gestalten. Dafür bedarf es nicht nur der Möglichkeit, zu kommunizieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle Kollegen Zugriff auf wichtige Materialien haben, wenn sie unterwegs sind. Gleiches gilt für Kollegen im Home Office. Haben sie keinen Zugriff auf Wissen und Informationen, blockiert das Arbeitsprozesse. Mit einem Social Intranet gelingt es Ihnen, effizientes Arbeiten unabhängig von zeitlichen und räumlichen Grenzen zu ermöglichen.
5. Gemeinsame Werte in der modernen Arbeitswelt
Dass die Digitale Transformation keinen Halt vor dem Arbeitsleben macht, bedeutet auch: Gemeinsame Werte sind wichtiger denn je. Denn auch wenn sich Abläufe verändern, müssen alle weiterhin ein gemeinsames Ziel vor Augen haben. Veränderungsbereitschaft ist etwa in Zeiten des anhaltenden Wandels besonders wichtig. An diesem und anderen Werten können sich alle Kollegen beim täglichen Arbeiten orientieren. Sie können Social Intranets nutzen, um Werte gezielt zu betonen. Zeigt ein Kollege in einem Beitrag etwa, dass er einem Wert besondere Bedeutung zukommen lässt, sollten Sie das wertschätzen. Schreiben Sie einen Kommentar, der das deutlich macht und das Verhalten lobt. Ein gemeinsames Werteverständnis stärkt außerdem das Gemeinschaftsgefühl. Auch für Mitarbeiter, die ihren Aufgabenbereich ausweiten oder die neu dazu stoßen, bieten die Werte Halt und Orientierung. Sie können sich anhand der Informationen und Diskussionen im Netzwerk schnell in unbekannten Arbeitsumgebungen zurechtfinden. Die Werte Ihrer Organisation werden bei diesem Austausch sichtbar und gehen in die Arbeit aller Kollegen über.
Es ist Zeit für Veränderung
In Zeiten der Digitalisierung ist es unumgänglich zu erkennen, dass ein Social Intranet unverzichtbar ist. Denn nur so schaffen Sie es, mit den Veränderungen im Arbeitsleben Schritt zu halten. Welche konkreten Entwicklungen Sie dieses Jahr erwarten, können Sie auch im White Paper „Social Business Trends 2019“ nachlesen. Es geht unter anderem um mobile Lösungen zur Zusammenarbeit und den mit der Digitalisierung einhergehenden Kulturwandel. Sie erfahren darüber hinaus, wie Sie digitale Kollaboration gezielt einsetzen können und die Trends für sich nutzen.
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