Der große Social Intranet E-Mail Vergleich

Eines wird im Social Intranet E-Mail Vergleich schnell deutlich: Die Unternehmensplattform hat der E-Mail einiges voraus. Sechs Vorteile lassen sich erkennen. Diese reichen von Themen wie der Sicherheit und Organisation über die Kommunikation bis hin zur digitalen Zusammenarbeit.

1. Zeit sparen im Social Intranet

Wenn Sie E-Mails als Hauptkommunikationsmittel im Unternehmen nutzen, kann das schnell zum Zeitfresser werden. Vor allem die Gruppenkommunikation ist per E-Mail schwer zur regeln. Sie können zwar eine E-Mail an verschiedene Adressen senden, erhalten aber individuelle Antworten. Auf diese müssen Sie mit einer eigenen E-Mail reagieren, was viel Zeit kostet. Im Social Intranet wird jedoch für ein Thema, das mehrere Personen anspricht, ein einziger Beitrag verfasst. Hier grenzen Sie die jeweilige Zielgruppe durch Gruppen oder Personenhinweise ein. Bei Fragen oder Diskussionen kommentieren Sie direkt unter dem Beitrag. Ergibt sich durch die Diskussionen eine neue Fragestellung oder Planänderung, können Sie direkt darauf eingehen. Im Social Intranet ist der Stand der Dinge immer abgebildet, weshalb Sie auf Neuerungen schneller reagieren können.

2. Kommunikation ist einfacher im Social Intranet

Neben der Zeit, die Sie durch die Kommunikation im Social Intranet sparen, sind Unterhaltungen mit mehreren Beteiligten hier um einiges einfacher als per E-Mail. Versuchen Sie beispielsweise, eine Umfrage per E-Mail abzuhalten, entsteht schnell Chaos. Alle Antworten müssen ausgewertet und zusammengefasst werden. Im Social Intranet können Sie Umfragen einfach abbilden. Eine Antwort ist per Klick auf die gewünschte Option möglich, es ist keine eigene Nachricht nötig. Doch Umfragen im Social Intranet sind nicht nur schnell und übersichtlich, sie erlauben Ihnen auch eine weiterführende Unterhaltung über das jeweilige Thema. Unter dem Umfragebeitrag können Sie Kommentare abgeben oder eigene Antwortmöglichkeiten hinzufügen. Ein Social Intranet erlaubt somit mehr Mitarbeiterbeteiligung und transparente Kommunikation.

3. Informationen gehen im Social Intranet nicht verloren

Statistiken zufolge werden täglich 269 Milliarden E-Mails verschickt. Bei einem so hohen E-Mail-Aufkommen ist nicht garantiert, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Viele E-Mails werden nur dann geöffnet, wenn sie auf den ersten Blick als interessant wirken. So kann ein schlecht gewählter oder sogar vergessener Betreff dazu führen, dass Ihre E-Mail übersehen wird. Im Social Intranet gehen Informationen seltener verloren, da Sie wichtige Beiträge auf der Startseite fixieren können. Außerdem ist es möglich, Personen in Beiträgen zu markieren, sodass sie extra benachrichtigt werden. Da ein Social Intranet eine organisationsinterne Plattform ist, finden Sie hier nur relevante Themen. Ältere Informationen lassen sich über die Suchfunktion schnell widerfinden.

4. Das Social Intranet bietet Ihnen alle Informationen auf einer Oberfläche

Die jeweilige E-Mail-Oberfläche ermöglicht nur die Kommunikation von A nach B. Weitere Funktionen, wie etwa einen Kalender, Frageoptionen oder ein Dateimodul, suchen Sie hier vergeblich. Das Social Intranet bündelt jedoch verschiedene Möglichkeiten an einem Ort. Es ist keine zusätzliche Software oder abgesonderte Oberfläche mehr nötig. Sie müssen also nicht zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen. Der Social Intranet E-Mail Vergleich zeigt, dass die Benutzerfreundlichkeit im Social Intranet höher ist. Ihre Kollegen müssen sich nur in der einen Oberfläche zurechtfinden. Ist die Einführung der Software gelungen, kann so ohne weitere Verständnisprobleme gearbeitet werden.
Nutzen Sie E-Mails zur Terminfindung, kann es schnell zu Überschneidungen kommen, da keine Übersicht über alle Termine vorliegt. Eine zusätzliche Oberfläche muss hier hinzugezogen werden. Im Social Intranet hingegen stellen Sie mithilfe der Kalenderfunktion schnell fest, wer wann Zeit hat. Die Zusammenarbeit ist somit besser planbar.

5. Das Social Intranet ist ein geschützter Raum

Wenn Sie per E-Mail kommunizieren, stoßen Sie häufig auf Spam-Mails, die den Posteingang füllen. Doch abgesehen von der Tatsache, dass solche Nachrichten die wirklich wichtigen Informationen überschatten können, besteht auch eine konstante Sicherheitslücke beim E-Mail-Verkehr. Jeder kann Ihnen Viren oder schädliche Dateien schicken. Das stört nicht nur, sondern kann große Schäden anrichten. Bei einem Social Intranet handelt es sich um einen geschützten Raum. Diesen können nur ausgewählte Personen betreten. Die Informationen im Social Intranet werden dabei immer von Ihnen oder Ihren Kollegen geteilt. Die Sicherheit Ihrer Daten und der internen Informationen ist somit geboten. Es kann niemand ohne Zugang den Inhalt beeinflussen.

6. Ein Social Intranet ermöglicht Ihnen digitale Zusammenarbeit

In einem Social Intranet können Sie nicht nur kommunizieren und organisieren. Einer der wohl größten Vorteile gegenüber E-Mails ist der, dass im Social Intranet digitale Zusammenarbeit funktioniert. Durch Funktionen wie die Dateiablage oder Dateiversionierung arbeiten Sie in einer Gruppe gemeinsam an Dokumenten. Die Entwicklung des jeweiligen Projekts ist dabei immer zu erkennen. Sie können direkt Kommentare dazu abgeben oder weitere Personen hinzuziehen. Der Social Intranet E-Mail Vergleich macht deutlich, dass nur mithilfe von E-Mails ein solches Ausmaß an Zusammenarbeit nicht möglich ist.

Zeigt der Social Intranet E-Mail Vergleich, dass E-Mails abgelöst werden?

Bei all den Vorteilen des Social Intranet, die sich im Social Intranet E-Mail Vergleich abzeichnen, kommt die Frage auf, ob die E-Mail bald der Vergangenheit angehört. Auch wenn beim tägliche E-Mail-Verkehr Verwirrung aufkommt, Sicherheitslücken bestehen und die Zusammenarbeit gebremst wird, lautet die Antwort trotzdem: E-Mails stellen für viele Leute das Hauptkommunikationsmittel dar. Im Jahr 2015 nutzen 81% der Deutschen E-Mails zur Kommunikation. So gibt es meist noch Kontakte, die auf den Austausch per E-Mail bestehen.

Doch in der internen Unternehmenskommunikation gibt es bessere Mittel der Zusammenarbeit. E-Mails sollten Sie hier nur in Ausnahmefällen oder als Benachrichtigungszentrale nutzen.

Alles andere lässt sich einfacher, übersichtlicher und schneller im Social Intranet darstellen. Dazu müssen Sie die Vorteile eines Social Intranet von Anfang an kommunizieren. Ist die Plattform nicht verstanden, greifen Ihre Kollegen immer wieder auf E-Mails zurück. Das White Paper „Der perfekte Launch“ bietet hier eine gute Stütze, wenn Sie ein Social Intranet einführen. Die Tipps helfen, ein Social Intranet als zentrale Arbeitsoberfläche zu etablieren, sodass Sie den internen E-Mail-Verkehr reduzieren können.

 

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