Deshalb nutzt niemand Ihre Social-Collaboration-Software

Wenn eine Social-Collaboration-Software zur digitalen Zusammenarbeit eingesetzt wird, besteht das Risiko, dass diese nicht genutzt wird. Dabei kann den Problemen einer inaktiven Arbeits- und Projektplattform mit wenig Aufwand entgegengewirkt werden.

Wenn der Nutzen einer Social-Collaboration-Software nicht erkannt wird

Einer der häufigsten Gründe für inaktive Social-Collaboration-Software ist, dass die Kollegen ihren Nutzen nicht erkennen. Das Tool wirkt nur wie ein unnötiges Mittel, das den Alltag weiter verkompliziert. Vielen ist der Fortschritt der Digitalisierung nicht bewusst. Analoge Bewahrer halten lieber an veralteten Mitteln fest, als sich mit modernen Arbeitsweisen auseinanderzusetzen. Hier können Sie einschreiten. Beweisen Sie Ihren Kollegen, dass durch Social Collaboration angenehmer, schneller und einfacher gearbeitet werden kann. Dazu können Studien hinzugezogen werden. So zeigt zum Beispiel die Studie von Campana Schott zum Thema Social Collaboration, dass durch die erfolgreiche Nutzung einer Arbeits- und Projektplattform effizienter kommuniziert werden kann. Versuchen Sie, sich in die Lage Ihrer Kollegen hineinzuversetzen. Beantworten Sie dabei die folgende Frage: Wie kann die Social-Collaboration-Software meinen Kollegen weiterhelfen?

Bei der Zusammenarbeit sollte nicht die Annahme entstehen, dass die Arbeits- und Projektplattform Ort für Alltägliches und Organisatorisches ist. Der Fokus sollte hier auf dem vordefinierten Ziel liegen. Fragen zum Projekt sollten immer den Vortritt vor Fragen zur Organisation haben. Kommunizieren Sie also auch, welche Prozesse nicht über die Arbeits- und Projektplattform laufen sollen.

Wenn sich Ihre Kollegen nicht auf der Plattform zurechtfinden

Um die Vorteile der Social Collaboration voll ausschöpfen zu können, müssen Ihre Kollegen die Funktionen der Social-Collaboration-Software verstehen und anwenden können. Ist dies nicht der Fall, kann die digitale Arbeit darunter leiden. Um dieser Problematik entgegenzuarbeiten, sorgen Sie für einen angenehmen Einstieg in die Software. Dazu können Sie einen Social-Collaboration-Guide auf der Arbeits- und Projektplattform teilen. In diesem Handbuch finden Ihre Kollegen Erklärungen zu Funktionen, Regeln der Zusammenarbeit und Beispiele zu Arbeitsweisen. Dabei ist der Guide immer zugänglich und unterbricht nicht den Arbeitsablauf. Sollten Ihre Kollegen fragen zu Funktionen oder Vorgehensweisen haben, können Sie einfach auf den Guide verweisen. Er kann zusätzlich eine Netiquette enthalten und so Verhaltensregeln und Umgangsformen klären.

Beachten Sie: Kollegen weisen aufgrund einiger Faktoren unterschiedliche Social-Collaboration-Reifegrade auf. Eine hohe Social-Collaboration-Reife bezeichnet hier den erfolgreichen Einsatz moderner Technologien. Unterschiedliche Social-Collaboration-Reifegrade erfordern unterschiedliche Behandlung. Personen, die auf sozialen Plattformen wie Facebook und Twitter verkehren, wird der Einstieg in eine Social-Collaboration-Software leichter fallen als Kollegen, die kein Mitglied solcher Plattformen sind. Seien Sie eine Stütze für Kollegen, die Schwierigkeiten mit der Nutzung der Social-Collaboration-Plattform zeigen.

Profitieren Sie dauerhaft von Social-Collaboration-Software als Mittel digitaler Zusammenarbeit

Bei der Social Collaboration steht die Arbeit an einem spezifischen, vordefinierten Ziel im Vordergrund. Ist das erste Ziel erreicht, kann die Begeisterung über die Social-Collaboration-Software schnell schwinden. Etablieren Sie deshalb die Arbeits- und Projektplattform als dauerhaftes Werkzeug digitaler Kooperation. Auch zukünftige Herausforderungen können hier bewältigt werden. Haben sich Ihre Kollegen erst an die Social-Collaboration-Plattform gewöhnt, ist sie als Mittel digitaler Zusammenarbeit kaum wegzudenken. Wenn Sie bedeutsame Arbeitsabläufe auf die Arbeits- und Projektplattform verlegen, bleibt diese konstant aktiv. Sie können somit anhaltend von den Vorteilen der Social Collaboration profitieren.

Probleme direkt erkennen

Wenn Ihre Kollegen Probleme mit der Social-Collaboration-Software haben, ist es wichtig, diese frühzeitig zu erkennen. Fordern Sie deswegen konstant Feedback ein. Achten Sie gleichzeitig darauf, den Arbeitsprozess nicht zu stören. Einen geeigneten Moment zur Erstellung eines Meinungsbildes bietet die Zeit nach der ersten überstandenen Hürde. Ihre Kollegen konnten sich mit der Social-Collaboration-Software bekannt machen, mussten schon einige Funktionen nutzen und haben im Idealfall die Vorteile digitaler Zusammenarbeit erfahren. Sollte das nicht der Fall sein, werden Sie es durch das Feedback erfahren. Bei Problemen mit der Benutzung wissen sie so direkt, wo Probleme liegen und noch Erklärungsbedarf herrscht.

Übung macht den Meister

Bei Social Collaboration gilt: Übung macht den Meister. Je öfter Ihr Team die Arbeits- und Projektplattform nutzt, desto besser findet es sich zurecht. Mit ein wenig Übung können Sie so den Arbeitsprozess optimieren. Scheuen Sie deshalb nicht, Social-Collaboration-Software einzusetzen. Nach und nach werden sich auch Ihre Kollegen mit der Plattform anfreunden, ihre Vorteile erkennen und erfolgreich nutzen können.
Um Ihnen und Ihren Kollegen den Einstieg in Social-Collaboration-Software und die digitale Zusammenarbeit weiter zu erleichtern, empfehlen wir unser White Paper „Einführung in Social Intranet und Social Business“. Hier gewinnen Sie zusätzliche Erkenntnisse zur Umsetzung von Social Collaboration im Unternehmen und erfahren, welche Veränderungen der Umstieg auf Social-Collaboration-Software mit sich bringt.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Bryce Johnson