Bisher setzten Organisationen und Unternehmen auf statische Intranets, die mehr einer internen Webseite glichen. Informationen waren veraltet und die Plattformen wurden zu digitalen Geisterstädten. Alternativ dazu sind Social Intranets selbstbestimmt, Informationen können durch jeden Mitarbeiter gepflegt und aktualisiert werden, oder zumindest können Aktualisierungen eingereicht werden. Diese geschlossenen, internen Social Media Plattformen dienen als Intranet 2.0, bei dem die Mitarbeiter im Zentrum stehen, statt statischen und oft veralteten Texten.
Wie alle großen Veränderungen, die neue Technologien in den letzten 50 Jahren verursacht haben, ist es mit Social Intranets im Unternehmen nicht anders. Müssen Sie Ihrem Arbeitgeber erklären, wieso Sie eine E-Mail Adresse benötigen? Wieso müssen Sie dann den Bedarf an einem modernen Intranet so aufwendig erklären? Weil die größten Fehler viel zu leicht gemacht werden.
Unternehmen, wie der Mensch selbst, befürchten zu oft die Veränderung:
- In den 1970ern: Manager fürchteten das Telefon, es könnte Zeit verschwenden.
- In den 1980ern: Manager fürchteten die E-Mail, sie könnte Zeit verschwenden.
- In den 1990ern: Manager fürchteten den Internetzugang, er könnte Zeit verschwenden.
- In den 2000ern: Manager fürchten Social Media, sie könnte Zeit verschwenden.
Diese Technologien führten zu starken Veränderungen in unserer Gesellschaft und machten vor Unternehmen nicht halt. Gegen die Einführung und Verbreitung wird sich anfangs mit den verschiedensten Begründungen gewehrt. Durchgesetzt haben sie sich dennoch, weil alle den Mehrwert für sich erkannt haben. So geschieht es auch schon jetzt mit Social Intranets. Bei der Einführung sollten Sie folgende Fehler unbedingt vermeiden:
Social-Intranet-Fehler Nr. 1: Zu große Ziele
Ein fernes, abstraktes oder durch Einzelpersonen nicht erreichbares Ziel wirkt demotivierend und abschreckend. Stecken Sie Ihrem Social Intranet mehrere kleine Ziele, die erreichbar sind. Solche „Quick-Wins“ ermöglichen nicht nur die wichtigen ersten Erfolgserlebnisse, sondern auch, und noch wichtiger, die Kommunikation der ersten Erfolge. Versuchen Sie bei den ersten Zielen die Mehrwerte des neuen Intranets in den Vordergrund zu stellen.
Social-Intranet-Fehler Nr. 2: Zu großflächig
Mit einem Fingerschnipp erwacht Ihr Social Intranet nicht zum Leben. Nur weil das System erreichbar und nutzbar ist, wird es nicht automatisch genutzt. Sie werden anfangs Team für Team und Abteilung für Abteilung gewinnen müssen. Suchen Sie sich also eine erste Gruppe an Mitarbeitern, mit der Sie starten können. Betreuen Sie diese Gruppe verstärkt, helfen Sie den Teilnehmern und sorgen Sie für erste Vorbilder. Sind die Teilnehmer wirklich überzeugt, werden Sie ihnen bei der „Bekehrung“ der Kollegen auch gerne helfen. Nicht umsonst sagt man zu solchen Early Adoptern auch gerne „Evangelisten“.
Social-Intranet-Fehler Nr. 3: Zuviel Technologie
Die erfolgreiche Einführung von Social Business beschränkt sich nicht nur auf ein Social Intranet. Ganz gleich wie brilliant die technologische Umsetzung des Intranets aussieht, die Technologie ist nur die halbe Miete. Neue Denkweisen und der dadurch anstehende kulturelle Wandel sind ein unabdingbarer Bestandteil einer erfolgreichen Einführung. Selbstverständlich funktioniert dieser Fehler auch anders herum: Sie können nicht neue Denkweisen fördern, ohne auch die entsprechenden Social-Business-Tools anzubieten.
Social-Intranet-Fehler Nr. 4: Zu hohe Hürden
Wie viele Einstiegshürden gibt es? Immer eine mehr, als Sie denken. Reduzieren Sie die Einstiegshürden so weit es geht. Auch wenn Sie schnell starten möchten oder ein knappes Budget vorhanden sein sollte, sollten Sie nicht große Hürden dafür in Kauf nehmen. Dies betrifft z.B. die Nutzerverwaltung in Ihrem Intranet. Selbstverständlich kann dieses interne System eine eigene Nutzerverwaltung aufweisen, aber besser und viel einfacher ist die Anbindung an Ihre bereits bestehende Nutzerverwaltung im Unternehmen, z.B. ein Microsoft Active Directory oder ein OpenLDAP-Server. Ebenso sollte man die Nutzung des Intranets betrachten. Nicht die gesamte Arbeitszeit wird vor dem Computer verbracht. Eine Mobilversion kann auch die Hürden des Zugangs senken, weil man zwischendurch hineinschauen kann.
Die frühe Vermeidung von Fehlern im Social Intranet erspart Ihnen in den allermeisten Fällen nicht nur eine Menge Stress und Zeit. Sie senkt auch radikal das Risiko der mangelnden Akzeptanz und oft auch viele unnötige Kosten.
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