Die Beteiligung der Mitglieder in den Gremien erhöhen

Die Gremienarbeit Ihres Verbandes wird höchst wahrscheinlich von einigen Mitgliedern primär vorangetrieben und viele Ihrer Mitglieder beteiligen sich wenig bis gar nicht aktiv in den Gremien.

Das ist ganz normal. Schon der dänische Kommunikationsexperte Jakob Nielsen hat die Beteiligungsrate in Communitys und auf Sozialen Netzwerken untersucht und herausgefunden, dass laut seiner “90-9-1-Regel” sich nur ein Prozent Ihrer Mitglieder sehr aktiv, 9 Prozent ab und zu beteiligt und 90 Prozent stille Konsumenten sind. 

Dennoch kann die Beteiligungsquote Ihrer Mitglieder in den Gremien signifikant erhöht werden. Dafür müssen aber die Stolpersteine zur Mitwirkung identifiziert und aus dem Weg geräumt werden.

Diese Aspekte können zu einer geringen Beteiligung Ihrer Gremien-Mitglieder führen:

  • Die Gremienarbeit wird als zu umständlich angesehen.
  • Die Mitwirkung in den Gremien erfordert eine wesentliche Zeitinvestition am Stück und Gremienmitglieder finden solche Zeitfenster nicht unbedingt im Alltag.
  • Abstimmungen finden synchron über Treffen, Online-Meetings und Telefonkonferenzen statt. Aber nicht alle Beteiligten stehen zu genau diesem Zeitpunkt zur Verfügung.
  • Der aktuelle Stand zu einem bestimmten Thema ist auf verschiedene E-Mails und Systeme verteilt.
  • Komplizierte Themen werden oft nicht von allen Gremien-Mitgliedern gleichmäßig durchdrungen und führen somit zu geringer oder missverständlicher Beteiligung.
  • Neue Mitglieder scheuen die Mitarbeit in Gremien.
  • Die Stimmen von bestimmten Mitgliederkreisen werden nicht gehört.

Zusätzlich ist die Partizipation Ihrer Gremien-Mitglieder abhängig von der Beteiligungshürde jedes Einzelnen. Deshalb müssen Sie die verschiedenen Nutzer-Typen Ihres interaktiven Mitgliederportals bzw. Gremienportals auch individuell abholen. Für manche ist es eine Frage der Struktur und Übersichtlichkeit, für andere wiederum eine Frage der Dynamik oder auch persönlichen Aktivität. Eine interaktive Mitgliederplattform hilft Ihnen, jeder Art von Zielgruppe gerecht zu werden und jeden Einzelnen abzuholen und zu motivieren, sich in Ihren Gremien aktiver zu beteiligen – jeder auf seine eigene Art.

So stärken Sie die individuelle Beteiligung auf Ihrer interaktiven Mitgliederplattform:

  • Neue Gremien-Dynamik: Offene, geschlossene, versteckte & sensible Gremien. Bei offenen Gremien kann jedes beliebige Mitglied mitwirken. Geschlossene Gremien schützen die darin erbrachte Gremienarbeit. Versteckte und sensible Gremien-Gruppen verhindern das Erwecken von Begehrlichkeiten und halten bestimmte Bereiche nur für die entsprechenden Stakeholder bereit.
  • Schnelle Übersicht: Aktuelle Entwicklungen, relevante Zwischenstände und Ergebnisse sind schnell kommuniziert und schnell verstanden. Denn je schneller man sich auf den neuesten Stand bringen kann, desto weniger Anlaufzeit benötigt eine wertstiftende Mitwirkung.
  • Aktivität wird transparent: Aktivitäten sind durch die Zentralität und Struktur der Plattform transparenter und regen natürlich auch zum Mitmachen an. Kommentare mit Ergänzungen, neue Versionen der Dokumente und auch Ergebnisse bisheriger Arbeit zeigen, dass die Mitarbeit sich lohnt und motivieren Mitglieder dazu, mitzumachen.
  • Alles an einem Ort: Die Gremien-Gruppen vereinen Informationen, Austausch, Dokumente, Termine, Dokumentationen, Vorlagen und Aufgaben, damit die Gremien-Mitglieder nicht lange suchen müssen. Dies senkt Demomotivationsfaktoren und ermöglicht es, schneller und effektiver zwischendurch mitzuwirken.
  • Inaktivität wird auch transparenter: Ihre Mitglieder sehen, wer an einem Dokument oder einer Umfrage zur Entscheidungsfindung mitgewirkt hat, auch Wochen, Monate und Jahre später. Weniger aktive Mitglieder fallen dadurch indirekt auf und werden so passiv motiviert, ebenfalls mitzumachen.
  • Interaktive Wissenssammlungen: Von Gerichtsurteilen über Projekt-Übersichten bis hin zu speziell für das Gremium zurechtgeschnittene Wissensvorlagen finden Gremien-Mitglieder schnell und einfach passende Informationen und Dokumente.
  • Nur effektive Gremienarbeit macht wirklich Spaß: Wenn Mitglieder nicht ganz schnell und einfach mitwirken können, vergeht selbst den motiviertesten Mitgliedern der Spaß an der Zusammenarbeit. Machen Sie es Ihren Mitgliedern nicht unnötig schwer und schaffen Sie kreative und zugleich pragmatische Räume, damit jede investierte Minute auch möglichst viel Wirkung entfalten kann. Mit niedrigschwelligen Angeboten beteiligen sich auch sonst eher passive Mitglieder.
  • Neue Mitwirkungsformen: Gremienarbeit muss nicht nur aus (online) Sitzungen und der Bearbeitung von Dokumenten bestehen. Umfragen für Meinungs- und Stimmungsbilder helfen dabei, neue Themenfelder und Trends zu erkennen. Gemeinschaftliche Entscheidungen lassen sich ebenfalls als Umfragen gestalten, bei denen sich Gremien-Mitglieder mit nur einem Klick beteiligen. So können alle Gremien-Mitglieder niedrigschwellig mitwirken.
  • Neue Mitglieder schneller eingearbeitet: Durch den Beitragsverlauf und die Auffindbarkeit bisheriger Stände und Entscheidungen können Mitglieder sich selbstständig und unkompliziert einlesen. So werden neue Gremien-Mitglieder schneller eingebunden und können sich ohne großen Aufwand direkt in den Gremien beteiligen.

Welche motivierenden Auswirkungen eine persönliche Ansprechperson im Gremium auf die Beteiligung der Mitglieder hat, berichtet Rebekka Weiß, Leiterin Vertrauen und Sicherheit, vom Bitkom:

 

“Wir haben ja alle ganz spezifische Themen – BITKOM-seitig. Das bedeutet,  dann ist man die zuständige Person für diesen Bereich. Wenn das Thema in den eigenen Gremienzuständigkeitsbereich fällt, dann ist man hier auch für die Beiträge zuständig. Es gibt aber natürlich auch Themen, die Gremien übergreifend wichtig sind – bei mir sind es zum Beispiel die Themen rund um den Datenschutz, dann wird auch immer mal in “fremden” Gremien gepostet. Ich merke zum Beispiel deutlich, dass dies vermehrt vorkommt. Wir haben aber gemerkt, dass die Mitglieder einen Beitrag aktiver kommentieren und teilen, wenn sie der ihnen bekannte Gremienverantwortliche geschrieben hat. Die Mitglieder reagieren definitiv interaktiver, wenn sie den Autoren des Beitrages kennen.“

Rebekka Weiß

Leiterin Verauen und Sicherheit, Bitkom

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