Digitale Gremiensitzung - eine perfekte Organisation gelingt mit unseren Tipps

In der heutigen Zeit sehen sich Verbände mit enormen Herausforderungen konfrontiert. Auf der einen Seite wollen Mitglieder von ihrem Verband schnell und kompetent über alle aktuellen Fragestellungen informiert werden. Auf der anderen Seite lebt ein Verband von der regelmäßigen Interaktion seiner Mitglieder in Gremien und Arbeitskreisen. In Pandemiezeiten ist diese Art der Interaktion massiv eingeschränkt.

Die hohe Komplexität der Digitalisierung wirft viele Fragen auf und stellt Verbände oft auch unter Zeitdruck, die eine langfristig wirksame digitale Präsenz auf- oder ausbauen wollen. Im Zuge der digitalen Transformation, die oft die jüngeren Mitglieder vorantreiben, erwarten jedoch alle Mitglieder zunehmend schnelle, direkte und ausführliche Informationen und Know-how.

Ihre Vorteile eines interaktiven Mitgliederportals auf einen Blick:

  •  Mitglieder aktivieren
  • Außenwirkung stärken
  • Agilität erhöhen
  • Neue Services anbieten

Neue Wege – neue Mitglieder

Die Digitalisierung schafft neue, digitale Strukturen im Verband, welche die Verbandskommunikation und -arbeit nachhaltig verändern. Dies erfordert eine moderne und ganzheitliche digitale Plattform, die eine Vernetzung aller Mitglieder ermöglicht. Hierdurch wird die Handlungsfähigkeit des Verbandes deutlich verbessert und bei der Neugewinnung von Mitgliedern unterstützt.
Ist sich ein Verband der Potentiale der Digitalisierung bewusst, kann er nicht nur die Mitgliederbindung stärken, sondern auch neue Mitglieder im Verband gewinnen.

Austausch, Interaktion und Vernetzung

Durch die Nutzung von Social-Media Funktionalitäten im Verband wird die Verbreitung von Verbandsinformationen in Echt-Zeit und die Interaktion und Vernetzung seiner Mitglieder ermöglicht. Einerseits kann der Verband mit seinen Mitgliedern in einen Dialog treten. Andererseits können sich auch Mitglieder des Verbandes beispielsweise in Gruppen oder im Chat auszutauschen und interagieren.

Anhand eines „Beitragsverlaufs“ können Mitglieder Inhalte veröffentlichen, kommentieren, oder durch einen Like anerkennen. Dies stärkt die Mitgliederbindung und das allgemeine „Wir-Gefühl“ Ihrer Verbandskommunikation. Darüber hinaus bietet der Einsatz von digitalen Plattformen dem Verband die Möglichkeit, sich einem deutlich größeren Interessentenkreis zu präsentieren.

Ihre Mitglieder werden zeitgleich und zuverlässig über aktuelle Entwicklungen informiert, damit alle auf demselben Stand sind und können gemeinsam an Themen und Dokumenten arbeiten.

Die Inhalte kommen nicht wie in einer klassischen Top-Down-Kommunikation aus einer internen Redaktion oder der Führungsetage, sondern topaktuell aus allen Bereichen Ihres Verbandes. Die Beiträge sind so ein bunter und abwechslungsreicher Content-Mix, da alle Mitglieder aus allen Gremien und Fachbereichen, Ihre relevanten Themen miteinander zu teilen. Und diese “Mitglied-zu-Mitglied-Kommunikation” bedeutet nicht nur, dass die unterschiedlichsten Expertinnen und Experten ihr Wissen auf Augenhöhe teilen, sondern auch, dass über die Gremien hinweg ein wertvoller Wissenstransfer stattfindet.

Von großem Vorteil ist hier natürlich, dass sich Ihre Mitglieder untereinander kennen oder durch ihre Gremienzugehörigkeit gut innerhalb Ihres Verbandes einzuordnen sind, auch wenn sie sich persönlich noch nie begegnet sein sollten.

Vertrauensvorschuss

Das schafft Vertrauen in die Beiträge. Manchmal reicht es schon, denjenigen zu kennen, von dem der Beitrag geschrieben wurde, damit er gelesen wird. Und dass das auch in einem Verband funktioniert, der fast 17.ooo Nutzer in 375 Gremien tagtäglich informiert hält, hat uns Rebekka Weiß vom Bitkom berichtet:

“Es ist wichtig eine gute und enge Arbeitsbeziehung zu haben. Dann ist die Informationsvermittlung besonders erfolgreich. Wenn die Mitglieder einen kennen, dann können sie die Beiträge besser einordnen und wissen, wenn diese Gremienverantwortliche so einen langen Beitrag schreibt, dann ist das auch wichtig und lesenswert”.

Relevante Informationen

Sobald alle wichtigen Informationen auf Ihrem Mitgliederportal veröffentlicht werden, gewöhnen sich auch die dienstälteren Mitglieder aus Ihrem Verband daran, sich regelmäßig an Ihrer digitalen Mitgliederkommunikation zu beteiligen , zumindest um nichts Wichtiges zu verpassen. Sobald Sie klar kommunizieren, dass Ihr digitales Portal der Kanal ist, auf dem alle Informationen automatisch, hochaktuell und zeitgleich für alle Mitglieder abrufbar sind, werden alle Mitglieder regelmäßig vorbeischauen und sich informieren.

Thematisches Sortieren möglich

Um für einen guten Überblick zu sorgen, können Sie Gruppen oder Unterbereiche für bestimmte Themenkomplexe einrichten, die dafür sorgen, dass nach bestimmten Themen nicht lange gesucht werden muss. Beispiele hierfür sind:

  • “Nachrichten aus Verband & Politik”
  • “Branchennews”
  • “Informationen des Vorstands”
  • und “Über das Mitgliederportal”.

Einbindung aller Zielgruppen

Der Erfolg Ihrer digitalen Kommunikationsarbeit mit Ihren Mitgliedern besteht dabei vor allem in der Einbindung aller Zielgruppen: Mitglieder aller verbandsinternen Hierarchien, sowie aller Erfahrungs- und Entscheidungsebenen und durch alle Dienst- und Lebensalter hinweg. Das ist etwas, das nicht automatisch geschieht, sondern braucht viel Unterstützung der Verantwortlichen der Mitgliederkommunikation Ihres Verbandes und ein aktives Vorleben aus Ihrer Führungsetage.

Nutzung von Erfahrungswissen

Gleichzeitig wird die Vernetzung innerhalb Ihres Verbandes vorangetrieben. Mitglieder, die sich sonst vielleicht auf einer Verbandsveranstaltung getroffen und kennengelernt hätten, treffen sich jetzt online bei einer Gremiensitzung und vernetzen sich in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe.

Mobile Zusammenarbeit

Durch die digitale Vernetzung Ihrer Mitglieder untereinander entsteht eine neue Art der Interaktion, die fernab der bisherigen Vernetzungsmöglichkeiten auch unabhängig von Events und ohne aktive Mitarbeit in Gremien wirkt.

Die Verbandsarbeit kann in offenen oder geschlossenen Fach- und Arbeitsgruppen effizient und interaktiv durchgeführt werden. Durch die Kommunikation mit Beiträgen und Kommentaren an einer zentralen Stelle können neu hinzukommende Mitglieder schnell auch vergangene Themen wiederfinden.

Eine integrierte App-Lösung informiert Ihre Mitglieder in Echtzeit über aktuelle Neuigkeiten, Veranstaltungen, Fachartikel, Angebote etc. Ihres Verbandes, egal wo sie sich befinden.

Fazit

Dass Digitalisierung ein relevantes Thema für Verbände ist, hat nicht erst zuletzt die Corona-Pandemie gezeigt. Für viele Verbandsmitglieder bedeutete dies zunächst eine Verlegung des Arbeitsplatzes von der Geschäftsstelle zum mobilen Arbeiten sowie ein vermehrtes Angebot von Online-Lehrgängen und digitalen Gremiensitzungen.

Hier besteht Bedarf bei der Weiterentwicklung von Kompetenzen, wie dem generellem Know-How rund um die Digitalisierung, digitalen Formen der Zusammenarbeit und Führung, sowie neuen Kommunikationsstilen.

Gerade Ihre Mitglieder der jüngeren Generation haben oft Erwartungen und Bedürfnisse an Ihren Verband, die sie als Digital Natives zum großen Teil als selbstverständlich ansehen. Um diesen gerecht zu werden, müssen Verbände sich auf diese Erwartungen einstellen und ihre Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig digitalisieren. E-Mails, Online-Meetings und Chats sind dabei keine geeigneten Formen.

Ist Ihre Mitgliederkommunikation digitalisiert, profitiert Ihr Verband auf allen Ebenen:

→ Stärkere Mitgliederbindung durch aktive und besser eingebundene Mitglieder
→ Wirksamere Außenwirkung durch mehr Authentizität und einen vereinten Auftritt
→ Besseres Verständnis der Themen durch engere Kommunikation mit allen Mitgliedern
→ Höhere Mitgliederbeteiligung, auch bei den sonst weniger aktiven Mitgliedern
→ Attraktiveres Leistungsangebot durch das bessere Verständnis und einem digitalen Zuhause, in dem auch digitale Leistungen angeboten werden
→ Gesteigerte Agilität durch schnellere Reaktionsfähigkeit, beschleunigte Entscheidungsfindungen und Abläufe
→ Höhere Attraktivität für neue Mitglieder durch neue Services und das breite Angebot an verschiedenen Beteiligungsmöglichkeiten
→ Höhere Attraktivität als Arbeitgeber, indem moderne Arbeitsweisen auch wirklich gelebt und eine digitale Vernetzung mit der gesamten Branche möglich werden

Es ist an Ihnen – entscheiden Sie sich für eine konsequente Umsetzung!

Die digitale Mitgliederkommunikation wird zum Standard werden. Sie entscheiden nun aber, ob Ihr Verband nur eine Übersetzung der altbekannten Methoden ins Digitale durchführt, oder ob Sie diesen Moment als Chance nutzen, die neuen Mehrwerte der digitalen Mitgliederkommunikation auch konsequent einsetzen.

Nur so schaffen Sie nachhaltige Mehrwerte und sichern die Rolle Ihres Verbandes als Zentrum Ihrer Branche oder Themenkomplexes in einer vollständig digitalisierten Gesellschaft.

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