Eine Netiquette ist die „Hausregel“ für das Verhalten und die Kommunikation in Internet-Communities. So wie es Regeln bezüglich der Arbeitszeit und Zuständigkeiten im Unternehmen gibt, sollte es auch Richtlinien für die Kommunikation und das Verhalten im unternehmensinternen Intranet geben. Mit einer klaren Netiquette können Sie sicherstellen, dass auch bei der vernetzten Zusammenarbeit ein angenehmes Arbeitsklima herrscht. Im Folgenden möchten wir Ihnen ein Beispiel für eine Netiquette im Social Intranet geben.
- Höfliches Miteinander beherzigen
- Wir freuen uns über die rege Teilnahme aller Mitarbeiter an unserem Social Intranet. Allerdings gilt auch bei hitzigen Themen und Diskussionen: Die Höflichkeitsformen und Verhaltensregeln, die Sie bei einer Unterhaltung von Angesicht zu Angesicht einhalten würden, müssen Sie auch im Social Intranet wahren. Das heißt, ein höflicher und sachlicher Ton anstelle von Ruppigkeit. Achten Sie zudem auf Formulierung und Rechtschreibung. Stützen Sie ihre Meinung auf prüfbare Argumente, nicht auf Verallgemeinerungen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Kontext richtig verstanden haben, denn durch das Fehlen von Mimik und Gestik bei der Kommunikation entstehen leicht Missverständnisse.
- Geltende Gesetze und soziale Normen einhalten
- Beleidigungen, Provokationen, Rufschädigung und Diskriminierung haben im Social Intranet nichts zu suchen. Alle Beiträge, die gegen geltendes Gesetz verstoßen, sind selbstverständlich untersagt. Überlegen Sie sich vor dem Posten, ob Sie Ihren Beitrag auch im Nachhinein vertreten können. Dies gilt auch für das Teilen fremder Inhalte. Nur so kann eine Kultur offener und fairer Debatten beibehalten werden, die unserem Unternehmen und Mitarbeitern nützt.
- Relevante Beiträge posten
- Achten Sie auf die Relevanz Ihrer Beiträge: Erstellen und kommentieren Sie Beiträge an entsprechender Stelle mit passendem Bezug zum Thema oder der Gruppe. Geben Sie Dateien, Aufgaben und Gruppen eindeutige Namen. Nur so können diese im Nachhinein leicht wieder-gefunden und auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgegriffen werden. Das Gleiche gilt auch, wenn Sie Ihren Kollegen über das Intranet Aufgaben zuteilen. Beziehen Sie hier nur Mitarbeiter ein, die für das jeweilige Aufgabengebiet zuständig sind. Wenn Sie private Probleme mit Kollegen haben, besprechen Sie diese nicht im öffentlichen Bereich des Social Intranets. Hierfür gibt es den privaten Chat, am besten ist aber meist ein persönliches Gespräch.
- Urheberrecht bei Verwendung fremder Inhalte beachten
- Beachten Sie das Urheberrecht bei Verwendung von fremden Inhalten wie Bildern, Texten und anderen Medien. Befolgen Sie die in Deutschland bestehenden Gesetze: Es gilt beispielweise das Recht am eigenen Bild und das Urheberrecht für Lieder, Artikel und Programme. Ein Werk ist in Deutschland 70 Jahre nach Tod des Urhebers geschützt, erst danach kann es frei verwendet werden. Geben Sie bei Verwendung fremder Inhalte immer den Autor und die Quelle bzw. den Link zur Website an. Informieren Sie sich im Zweifelsfall beim Inhaber der Website, ob Sie den Inhalt verwenden dürfen. Auch bei Creative Commons-Lizenzen müssen Sie Urheber und Quelle angeben. Achten Sie darauf, Veränderungen am Original zu kennzeichnen. Eine Zusammenfassung, wie Sie fremde Inhalte auf legale Weise verwerten können und weitere allgemeine Informationen zum Thema Content in Sozialen Medien finden Sie in der Slideshare Präsentation von Vivian Pein.
- Auf Sicherheit achten
- Schützen Sie Ihren Account durch ein sicheres Passwort. Wenn Sie sich über ein von Ihnen privat genutztes Gerät einloggen, sorgen Sie dafür, dass dieses ausreichend geschützt ist und beispielsweise über ein aktuelles Anti-Viren-Programm verfügt. So schützen Sie sich selbst davor, dass Fremde Zugriff auf Ihren Account erhalten und Inhalte in ihrem Namen posten können. Zudem kann hierdurch sichergestellt werden, dass unternehmensinterne Inhalte aus dem Intranet nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Daher achten Sie auch beim Teilen fremder Inhalte darauf, dass diese keine Viren enthalten oder verbreiten können.
- Rolle der Moderatoren respektieren
- Die Moderatoren des Social Intranets helfen Ihnen bei Fragen und Anregungen gerne weiter. Zudem achten sie auf die Einhaltung der Netiquette, um eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen und für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen. Bei Nichtbeachtung der Netiquette behalten sich die Moderatoren vor, Beiträge zu bearbeiten oder in ihrer Gänze zu löschen, sowie Mitarbeiter zu verwarnen. Zudem kann der Moderator den Account eines Mitarbeiters bei wiederholter Missachtung deaktivieren und den Mitarbeiter auch der Unternehmensleitung melden.
Die Netiquette sollte auf Ihr Unternehmen bzw. seine Mitarbeiter abgestimmt sein. Als Administrator oder Moderator des Social Intranets können Sie eigene Schwerpunkte festlegen. Ein letzter Tipp: Platzieren Sie ihre Netiquette so, dass Mitarbeiter diese im Social Intranet auch leicht finden. Am besten, Sie verlinken direkt in der Willkommens-Nachricht an neue User auf die Netiquette.
Wenn Sie noch kein unternehmensinternes Social Intranet haben, empfehlen wir Ihnen unser tixxt einfach mal kostenfrei auszuprobieren.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User Flazingo Photos