Diese acht Tipps helfen Ihr Social Intranet erfolgreich zu machen

Bei der Einführung eines Social Intranet kann vieles falsch gemacht werden. Es gibt aber einige Dinge, die Sie beachten können, um Fehler direkt am Anfang zu vermeiden. Die folgenden acht Tipps, von einer festgelegten Netiquette bis hin zu professionellem Community Management, helfen Ihnen, Ihr Social Intranet erfolgreich zu machen.

„Social“ ist der neue Standard in der Welt der Intranets

Wenn heute Online-Plattformen in Unternehmen verwendet werden, sind dies immer häufiger Social Intranets. Diese haben einige Voraussetzungen, um überhaupt bestehen zu können. Eine davon ist natürlich die Software, also die Plattform an sich. Damit Leben auf diese interaktive Plattform kommt, werden Nutzer benötigt, die sich regelmäßig auf ihr bewegen. Damit sich diese nicht im Social Intranet verirren, können Community Manager und engagierte Führungskräfte helfen, wenn Fragen aufkommen. Außerdem ist es immer hilfreich, wenn es Kollegen gibt, die sich mit Social Business und den dahinterstehenden Technologien auskennen.
Wichtig hier ist die Erkenntnis, dass bei einem Social Intranet nicht die Technologie im Mittelpunkt steht, sondern der Mensch, der sie nutzt. Das Social Intranet kann als „Zwilling“ des Unternehmens betrachtet werden. Es muss also so behandelt und gefördert werden wie das Unternehmen selber.

Acht Tipps, die Ihnen dabei helfen Ihr Social Intranet erfolgreich zu machen

Damit ein Social Intranet langfristig bestehen kann, müssen einige Dinge beachtet werden. Es reicht nicht, die Plattform einfach nur zur Verfügung zu stellen und sich dann nicht mehr weiter darum zu kümmern. Es braucht immer engagierte Führungskräfte und Kollegen, die sich um die Integration des Social Intranet kümmern.

Genaue Ausrichtung auf das eigene Unternehmen

Der Zweck, den das Social Intranet erfüllen soll, muss von Anfang an klar sein. Darauf aufbauend kann daran gearbeitet werden, dass die Plattform speziell auf das Unternehmen ausgerichtet wird. Nur so kann es mit der Zeit zum „Zwilling “ dieses Unternehmens werden. Damit ist gemeint, dass im Social Intranet nach einiger Zeit ausnahmslos alle Abläufe des Unternehmens abgebildet sein sollen. Das Grundgerüst der Software allein reicht nicht aus, um ein Social Intranet gewinnbringend in den Arbeitsalltag und die Organisation zu integrieren.
Jede Abteilung kann definieren, wofür sie das Social Intranet nutzt und es dahingehend ausrichten und befüllen. Funktionen, die für die Arbeit in der Abteilung häufig benötigt werden, können somit ganz einfach in den Vordergrund gerückt werden.

Handreichungen und/oder Lernvideos bereitstellen

Die Annahme, dass das Netzwerk „für sich arbeitet“ ist leider falsch. Was für den einen selbstverständlich erscheint, ist für den andere schwer zu verstehen. Deswegen ist es wichtig, ebendiesen Personen die Möglichkeit zu geben, sich die Handhabung der Software in kompakten Formaten erklären zu lassen. Dazu eignen sich zum Beispiel kurze Lernvideos oder Dokumente, in denen kurz und knapp bestimmte Vorgänge beschrieben werden.

Professionelles Community Management

Community Management ist enorm wichtig, um ein Social Intranet erfolgreich in den Arbeitsalltag aller Kollegen zu integrieren. Es sollte auf keinen Fall unterschätzt werden.
Es sind die Nutzer, die ein Social Intranet lebendig machen. Wissen diese allerdings nicht, wie sie sich auf der Plattform am besten verhalten, bringen die besten Softwares nichts. Es muss also eine Anlaufstelle geben, an die sich die Nutzer in dringenden Fällen wenden können. Durch die neue Arbeitsweise kommen immer wieder neue Fragen auf, die es zu beantworten gilt.
Community-Manager sollte kein Kollege sein, der mit seiner eigenen Arbeit vollkommen ausgelastet ist. Vielmehr muss für diese Aufgaben Zeit eingeplant und ein Zuständiger gefunden werden. Wie viel Zeit nötig ist hängt von der Anzahl der Nutzer und der generellen Aktivität im Social Intranet ab.

Führungskräfte schulen

Durch die Nutzung eines Social Intranet verändert sich auch die Kommunikation zwischen der Chefetage und den Mitarbeitern. Der gesamte Führungsstil kann sich bei der Einführung einer interaktiven Plattform verändern. Häufig wird ein Social Intranet dazu genutzt, auf Augenhöhe miteinander zu diskutieren und Informationen auszutauschen. Diese Art zu führen ist für viele Führungskräfte neu. Aus diesem Grund sollten sie dahingehend vorbereitet und geschult werden, damit das Social Intranet in Zukunft erfolgreich genutzt werden kann.

Nutzer zum Mitmachen motivieren

Hier kann jeder helfen. Allein durch eine regelmäßige aktive Teilnahme am Geschehen im Social Intranet können Sie andere Nutzer ein Stück weit motivieren auch mitzumachen. Sehen diese, dass alle Kollegen das Netzwerk nutzten, fällt auch bei ihnen die Hemmschwelle und sie veröffentlichen vielleicht schon bald ihren ersten Beitrag. Auch Führungskräfte können bei der Motivation helfen. Sagen Sie zum Beispiel einfach mal zu Ihrem Kollegen: „Das könnte doch auch für die Kollegen aus deiner ganzen Abteilung interessant sein! Schreib zu deinen Arbeitsergebnissen doch einfach mal einen Beitrag.“

Die richtige Nutzung

Um ein Social Intranet erfolgreich zu machen, muss es auch genutzt werden. Diese Aufgabe wird selbstverständlich von den Nutzern selbst übernommen. Sie sollen die Plattform nutzen, um wichtige Informationen oder Dokumente mit Kollegen zu teilen. Durch den Beitritt in Gruppen, können Kollegen sich in Diskussionen zu verschiedenen Themen einklinken und sich so aktiv am Entscheidungsprozess beteiligen. Außerdem können sie Feedback verteilen und Verbesserungsvorschläge für Kollegen liefern. Die Zusammenarbeit und das Teilen von Wissen stehen im Mittelpunkt eines Social Intranet und können durch eine offene Unternehmenskultur unterstützt werden.

Netiquette festlegen

Unter einer Netiquette versteht man Verhaltensregeln, an die sich bei der Kommunikation im Social Intranet gehalten werden soll. Ziel ist es, dass der Tonfall professionell und freundlich bleibt.
Speichern Sie Ihre Netiquette zentral und für alle gut ersichtlich im Netzwerk ab. So können sich alle Nutzer schnell über die gängigen Verhaltensregeln informieren.

Zusammenfassungs-E-Mails verschicken

Haben sich Nutzer für einen längeren Zeitraum nicht im Social Intranet blicken lassen, helfen Zusammenfassungs-E-Mails dabei, diese Nutzer wieder abzuholen. Diese erinnern daran, dass es das Netzwerk gibt und dass es von anderen genutzt wird. Die E-Mails sollen dazu bewegen, sich wieder im Social Intranet anzumelden und sich aktiv zu beteiligen.

Sie sehen, ein Social Intranet ist kein Selbstläufer, sondern braucht vor allem am Anfang etwas Liebe, um Erfolg zu bringen. Damit dem erfolgreichen Start Ihres Social Intranet nichts mehr im Wege steht, empfehlen wir das White Paper „Der perfekte Launch“. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, was bei einer Einführung alles zu beachten ist.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User GotCredit.