Ein Social-Collaboration-Tool hilft bei der Zusammenarbeit im Team. Doch dazu müssen die richtigen Methoden für Social Collaboration gewählt und erfolgreich eingesetzt werden. Diese Funktionen sollten Sie als Projektleiter bei der Zusammenarbeit beachten.
Die Rolle des Projektleiters bei der Social Collaboration
Als Projektleiter stehen Sie bei der Social Collaboration vor der großen Aufgabe, den Arbeitsprozess mithilfe des ausgewählten Tools so effizient wie möglich zu gestalten. Das Social-Collaboration-Tool bietet dafür viele unterschiedliche Funktionen. Wichtig sind für die Zusammenarbeit im Team vor allem diese, die den Arbeitsprozess agiler und transparenter machen. Als Projektleiter sollten Sie Ihren Kollegen das Social-Collaboration-Tool näherbringen und dort den Arbeitsprozess mit den dazugehörigen Funktionen abbilden. Dabei kommt dem Projektleiter sowohl eine führende, als auch eine kooperative Position zu. Ihre Aufgabe ist es, das Arbeiten auf der Arbeits- und Projektplattform zu leiten, entstehende Konflikte zu lösen und einen Teamgeist zu schaffen. Dazu können folgende Methoden für Social Collaboration genutzt werden.
Schnellere Kommunikation richtig nutzen
In einem Social-Collaboration-Tool ist eine schnelle Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder in der Gruppe möglich. Im Gegensatz zu E-Mails können hier mehrere Personen effizient erreicht werden, ohne dass es zu großem E-Mail-Chaos kommt. Ihre Aufgabe als Projektleiter ist es dabei, die Kommunikation zu leiten. Das heißt, dass bei der Social Collaboration Probleme und Fragen direkt angegangen werden müssen, damit sich der Arbeitsprozess nicht staut und durch ungeklärte Komplikationen aufgehalten wird. Als Projektleiter ist es daher wichtig, eine ständige Bereitschaft zu vermitteln, auf Fragen schnell zu reagieren und so die Arbeit in die richtige Richtung zu leiten. Die Kommunikation auf der Arbeits- und Projektplattform entspricht einer klassischen Teambesprechung in Form von Meetings. Im Gegensatz zur face-to-face Kommunikation steigt hier jedoch das Problemlösungspotential an, da schneller und ohne Unterbrechungen auf Fragen geantwortet werden kann.
Als Methoden für Social Collaboration bieten sich bei der Kommunikation viele Möglichkeiten. Probleme können direkt im Activity Stream geklärt werden, wenn sie mehrere Personen betreffen. Handelt es sich um Komplikationen einer Einzelperson, kann der Teamleiter hier per Direktnachricht kontaktiert werden. Eine weitere Form der Kommunikation im Social-Collaboration-Tool ist die der Abstimmung.
Abstimmungen als Methoden für Social Collaboration
Eine große Rolle spielen bei der Social Collaboration Abstimmungen und Umfragen. Diese Funktionen helfen einerseits, die allgemeine Meinung der Zusammenarbeit abzubilden. Dazu ist es als Projektleiter möglich, Umfragen zu bestimmten Ansätzen ins Leben zu rufen. Wenn Sie Ihre Kollegen anregen, aktiv mit dem Social-Collaboration-Tool zu arbeiten, können Sie so ein allgemeines Meinungsbild einholen. Des Weiteren können Abstimmungen nicht nur die Meinung Ihrer Kollegen abbilden, sondern auch den weiteren Arbeitsablauf lenken. Sie können als Projektleiter nach den nächsten geplanten Schritten fragen und so eine Übersicht über den bisherigen Prozess erhalten.
Durch Abstimmungen wird der Arbeitsablauf nicht nur agiler, Ihre Kollegen werden sich auch besser miteinbezogen fühlen. Treffen Sie Entscheidungen deshalb nicht hinter ihrem Rücken, sondern binden Sie Ihre Kollegen in das Geschehen mit ein. Als Projektleiter sollten somit nicht nur nächste Schritte vorgegeben, sondern viel eher über nächste Schritte abgestimmt werden. Der vorher festgelegte Plan kann also nachträglich den letzten Entwicklungen angepasst werden.
Transparenz durch File Sharing
Mit dem Dateimodul Ihres Social-Collaboration-Tool können Sie Ergebnisse der digitalen Zusammenarbeit übersichtlich bündeln. Hier sieht jeder, wie weit fortgeschritten der Arbeitsprozess ist und kann aktiv seine Stärken einbringen. Durch diese transparente Darstellung der Teamarbeit ist jede Entwicklung direkt abrufbar. Als Projektleiter sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand und können entscheiden, wo als nächstes angesetzt werden muss. Werfen Sie daher regelmäßig einen Blick auf den Stand der geteilten Dateien und kontaktieren Sie bei Komplikationen direkt den Verantwortlichen.
Dabei ist es als Projektleiter sinnvoll, von Beginn an eine Ordnerstruktur zu etablieren. Dies beugt möglichem Durcheinander vor und Dateien können schneller gefunden werden.
Informieren Sie Ihre Kollegen über den neusten Stand
Bei der Social Collaboration ist wichtig, dass jederzeit alle Mitarbeiter auf demselben Stand sind. Als Methode für Social Collaboration können daher Reviews von Vorteil sein. Als Projektleiter bieten Sie so regelmäßig eine Übersicht über bisherige Ergebnisse, nächste Vorgehensweisen und zukünftige Ziele. Diese Reviews können wöchentlich oder monatlich veröffentlicht werden. Sie helfen, die Arbeit transparenter zu machen. Ihre Kollegen sind somit nicht nur auf ihr eigenes Werken fokussiert, sie erhalten auch einen Eindruck von dem allgemeinen Arbeitsfortschritt. In der Social Collaboration spielt das eine entscheidende Rolle, da hier die Zusammenarbeit im Team im Vordergrund steht.
Dabei können Sie auch externe Inhalte in die Reviews miteinbeziehen. So können Sie Ihren Kollegen beispielsweise eine Vorlage für das geplante Projekt vorstellen oder an einem Negativbeispiel Probleme aufzeigen. Dies führt dazu, dass Ihre Kollegen ein genaueres Bild von dem Arbeitsziel erhalten.
Teamgeist entsteht
Wenn Sie als Projektleiter die Methoden für Social Collaboration erfolgreich nutzen, können Sie den Arbeitsprozess optimieren. Es entsteht ein Teamgeist, der das gesamte Team motiviert. Diese Entwicklungen können auch in Bruce Tucknams Team-Uhr wiedergefunden und auf die Social Collaboration übertragen werden.
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