Bei großen Projekten mit vielen Teilnehmern wird es oft kompliziert, alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Vorteile der Social Collaboration helfen dieses Problem zu umgehen. Eine Arbeits- und Projektplattform bietet allen Mitarbeitern einen geschützten Raum, alles Wichtige über ein spezifisches Projekt zu teilen und jedem zugänglich zu machen. Der Arbeitsprozess wird damit enorm vereinfacht.
Transparenz im Team ist gewährleistet
Arbeitet ein großes Team offline gemeinsam an einem Projekt, fällt es dem Einzelnen oft schwer den Überblick über alle Beteiligten zu behalten. Kommen Fragen auf, ist es deshalb umständlich schnell einen geeigneten Ansprechpartner zu finden. Oft sind dafür viele Telefonate und E-Mails notwendig. Damit geht viel Zeit verloren, die auch in das Projekt investiert werden könnte. Aus diesem Grund empfiehlt es sich die Vorteile der Social Collaboration in den Arbeitsprozess zu integrieren. Durch die Möglichkeit der Gruppenbildung kann das Projekt sinnvoll aufgegliedert werden. Alle betroffenen Personen sind an einem geschützten Ort versammelt. Das garantiert eine schnelle Berücksichtigung und Beantwortung eingehender Fragen. Diese sind im Activity-Stream für alle sichtbar und es kann zeitnah reagiert werden. Sind Sie auf der Suche nach einem speziellen Ansprechpartner können Sie sich in kurzer Zeit durch die Nutzerprofile der Beteiligten klicken und finden auch so schnell jemanden, der sich mit der Thematik Ihrer Frage auskennt.
Dokumente sind für alle zugänglich und gehen nicht verloren
Die Projektarbeit unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von der alltäglichen Arbeit. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie mit Kollegen aus anderen Geschäftsstellen oder Organisationen zusammenarbeiten. Dieser geografische Abstand und die mangelnde Vertrautheit zwischen den Kollegen kann schnell zu Problemen führen, was die Verbreitung verschiedenster Dokumente angeht. Wird alles per E-Mail in Verteilern hin und her geschoben, weiß bald keiner mehr, was der aktuelle Stand ist. Es kommen viele Fragen auf: Ist das die finale Version des Dokuments oder muss ich noch etwas daran verbessern? Oder: Wer hat das verändert und warum? Zudem kann es vorkommen, dass wichtige Sachen untergehen und keine Beachtung finden, da sie im E-Mail-Chaos nicht wahrgenommen werden können. Sollte das passieren, kommt es schnell zu Verzögerungen im Zeitplan des Projekts.
Um all dies zu vermeiden unterstützt Social Collaboration Sie bei der Dokumentverwaltung. Alles, was auf die Arbeits- und Projektplattform hochgeladen wird, hat seinen festen Platz, der für jeden einfach zu finden ist. Von dort aus kann an den im Projekt veröffentlichten Dokumenten nachvollziehbar weitergearbeitet werden. Dies wird durch die Dateiversionierung ermöglicht. Sie können Dokumente verändern und erweitern und diese dann als neue Version hochladen. Die alte Version geht dabei allerdings nicht verloren. Diese Struktur bietet Übersichtlichkeit für alle Beteiligten.
Protokolle aus Telefonkonferenzen sind für jeden sichtbar
Vor allem bei standort- oder organisationsübergreifenden Projekten ist die Veranstaltung von Meetings leider schwer zu verwirklichen. Oft werden diese durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt. Aber vor allem bei Projekten mit vielen Mitarbeitern ist es auch hier schwer, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen. Eines ist aber sicher: Jeder kann Zugriff auf die besprochenen Themen bekommen. Protokolle, die von den Verantwortlichen an passender Stelle auf der Arbeits- und Projektplattform hochgeladen werden, informieren diejenigen, die an der Konferenz verhindert waren.
Für kleinere Angelegenheiten, wie zum Beispiel organisatorische Absprachen, werden keine Telefonkonferenzen oder Meetings benötigt, da diese nun online geklärt werden können. Zudem ist es für jeden Mitarbeitenden zu jedem Zeitpunkt möglich sich so gut es geht selbst auf den neuesten Stand zu bringen, da alle für das Projekt wichtigen Dokumente regelmäßig hochgeladen und aktualisiert werden.
Die Vorteile der Social Collaboration verbessern den Arbeitsprozess
Die Zeiteinsparung durch das strukturierte Hochladen von Dokumenten ist wohl der größte Vorteil, wenn es darum geht, die Arbeit auf einer Arbeits- und Projektplattform von der „normalen“ Arbeit offline zu distanzieren. Zudem ist immer sichergestellt, dass Daten, die einmal integriert wurden, nicht mehr verloren gehen können. Wissen wird somit geteilt und ist für jeden Beteiligten des Projektes zugänglich. Die Vorteile der Social Collaboration helfen also allen Mitarbeitern strukturierter und schneller gemeinsam das gewünschte Ziel zu erreichen und das Projekt damit erfolgreich abzuschließen.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Scott Maxwell.