Auf vielfältige Weise macht sich die Digitale Transformation im Alltag bemerkbar. Papierdokumente, USB-Sticks oder Fernbedienungen werden möglicherweise bald in Vergessenheit geraten. Mit einem offenen Mindset können Sie diesen Trends nicht nur begegnen, sondern sie auch für sich und Ihre Organisation nutzen.
Schnee von gestern: Papierdokumente
Noch immer greifen viele Organisationen auf analoge Kommunikationsmedien zurück. Das zeigt sich auch in einer Befragung des Bitkom. So laufen in drei Viertel der befragten Unternehmen noch mindestens die Hälfte der Prozesse papierbasiert ab. Das bringt Kosten mit sich und wirkt sich negativ auf die Produktivität aus. Aber der Wille zur Veränderung ist da: Mehr als die Hälfte der Befragten wollen zumindest Briefe durch digitale Kommunikation ersetzen. Dieser Trend wird sich mit großer Wahrscheinlichkeit fortsetzen. Informationsbroschüren, Mitarbeiterzeitschriften und Newsletter werden immer seltener in Papierform verteilt. Sie werden ersetzt durch digitale Gegenstücke: Die Informationen als PDF, die interaktive Online-Mitarbeiterzeitschrift und der Newsletter als eigener Beitragsverlauf im internen Netzwerk. Im Arbeitsalltag werden Dokumente auf interaktiven Plattformen wie Social Intranets abgespeichert statt ausgedruckt zu werden. So hat jeder die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf wichtige Informationen zuzugreifen.
Ab in die Cloud: Dateien abspeichern
Disketten sind längst Vergangenheit und nur noch etwas für Nostalgiker. Zum Speichern benutzt den Vorgänger moderner Datenträger längst niemand mehr. Das gleiche Schicksal wird in den kommenden Jahren wohl auch CDs, DVDs, USB-Sticks und andere analoge Speichermedien ereilen. Das Ganze geht Hand in Hand mit dem vorherigen Punkt. Denn wo Dateien auch online abgelegt werden können, erübrigen sich analoge Speichermedien. Ersetzt werden sie durch Cloud-Lösungen und interne Netzwerke. So sind Dateien von überall und zu jeder Zeit abrufbar. Auch Organisationen haben die Vorteile dieser Lösungen erkannt. Sie ermöglichen es verschiedenste Arten von Wissen und Informationen effektiver mit anderen Personen zu teilen. Die Fotos vom letzten Kunden-Event oder das Video für die neue Marketing-Kampagne finden im Social Intranet einen Platz. Sie sind so allen Beteiligten zugänglich und können nicht verloren gehen. Aber auch vertraulichere Dokumente wie Verträge sind in den Cloud-Lösungen sicher aufgehoben.
Sprachbefehle statt Fernbedienung
Mit dem Smartphone das Fernsehprogramm bestimmen und mit dem Laptop die Musikanlage steuern – das Internet of Things erleichtert unseren Alltag enorm. Beinahe alle Geräte können vernetzt und über Anwendungen gesteuert werden. Die Raumtemperatur zu regulieren, bevor man zuhause ist, stellt mit smarten Systemen für das Eigenheim längst kein Problem mehr dar. Spätestens seit Innovationen wie Amazons Alexa ist jedoch endgültig klar: Fernbedienungen gehören bald der Vergangenheit an. Ersetzt werden Sie durch Apps und Sprachsteuerungen. Das wird sich auch im Organisationsalltag bemerkbar machen. So lässt sich in Zukunft wohl allerhand technisches Zubehör nur mit Ihrer Stimme steuern, ein- und ausschalten. Sie gehen einer Büro-Tätigkeit nach? Statt endlos lange Texte zu tippen, werden Sie diese bald schon nur noch aussprechen müssen, damit sie als Dokument angelegt und im Intranet abgespeichert werden.
Interaktive und virtuelle Kommunikation ergänzen face-to-face-Treffen
Bestimmt kennen Sie das: Ihr externer Partner für das neue Projekt sitzt am anderen Ende Deutschlands. Statt endlos hin und her zu telefonieren oder E-Mails auszutauschen, haben Sie sich für ein persönliches Treffen entschieden. Denn Sie wollen nur ungerne auf den unmittelbaren und schnellen Austausch verzichten. Jetzt sitzen Sie für einen kurzen Termin stundenlang im Zug. Womöglich fehlen dann auch noch die passenden Ansprechpartner, wenn im Meeting spontan Ideen aufkommen. Videokonferenzen schaffen hier schon länger Abhilfe. Virtual- und Augmented-Reality-Technologien werden diesen digitalen Austausch mit Partnern und Kunden noch weiter verbessern. Das Aufsetzen einer Brille wird so genügen, um den Eindruck eines face-to-face-Treffens zu simulieren. So können Sie sich mit dem Kollegen nicht nur am jeweiligen Schreib- oder Konferenztisch unterhalten, sondern ihn zum Beispiel in die Produktionshalle begleiten. In nur wenigen Sekunden sind Sie wo auch immer Ihr Gesprächspartner Ihnen gerade etwas zeigen will. Weniger virtuell, aber ebenso zeiteffizient sind Social Intranets, auf die schon jetzt die meisten Organisationen setzen. Im Social Intranet können sich relevante Experten darüber hinaus immer dann einschalten, wenn ihr Wissen gefragt ist. Dieser ständige, digitale Austausch macht bereits viele face-to-face-Treffen überflüssig. Das spart Zeit und Geld. Die ständige Weiterentwicklung der Technologien wird so dazu beitragen, dass Organisationen auch auf Distanz effizienter arbeiten können.
Was bedeutet die Digitale Transformation im Alltag für Sie?
Statt sich gegen digitale Veränderungen zu wehren, sollten Sie diese mit einem offenen Mindset – also einer zukunftsgewandten Einstellung und Denkweise – empfangen. Als Organisation können Sie sich so ganz schnell einen Vorreiter-Status erobern. Denn die Technologien helfen dabei, Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Das richtige Mindset schaffen Sie über ständiges Fort- und Weiterbilden. Auch ein Social Intranet kann dabei helfen, neue Impulse im Arbeitsalltag zu setzen und Kollegen dazu anzuregen, die Digitale Transformation zu ihrem Vorteil zu nutzen. Indem Sie immer weiter dazulernen und über die Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben, fallen Ihnen auch zukünftige Änderungen leichter.
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