Dass ein interaktives Mitgliederportal Verbandsarbeit vereinfacht, wissen mittlerweile viele Verbände. Doch vor allem in Zeiten des Ehrenamt 4.0 nimmt die Bedeutung einer solchen Plattform weiter zu. Sie bietet Möglichkeiten, Mitglieder und Verbandsarbeit zusammenzubringen und zu organisieren.
So hilft das Mitgliederportal in Zeiten des Ehrenamt 4.0
Das heutige freiwillige Engagement – auch Ehrenamt 4.0 genannt – zeichnet sich durch Unverbindlichkeit und punktuelle Partizipation aus. Wie beim klassischen Ehrenamt lebt auch der moderne Verband durch die Aktivität und Motivation seiner Mitglieder. Hier setzt nun ein interaktives Mitgliederportal an. Es erlaubt, die Verbandsarbeit den heutigen Standards und Trends anzupassen und so Mitglieder zu motivieren. Wie im ersten Beitrag der Serie „Ehrenamt 4.0“ beschrieben, können durch die zahlreichen Möglichkeiten einer solchen digitalen Plattform Mitglieder abgeholt, aktiviert und emotional an den Verband gebunden werden. Doch die höhere emotionale Bindung der Mitglieder ist nicht der einzige Vorteil eines Mitgliederportals. Auch die Verbandsarbeit kann auf einer solchen Plattform abgebildet und sogar vereinfacht werden. Auch wenn das Ehrenamt 4.0 auf den ersten Blick viele Herausforderungen mit sich bringt, können Sie hier von der Digitalisierung profitieren.
Neuzugängen im Mitgliederportal Verbandsarbeit nahbringen
Neue Mitglieder sind oft motiviert, sich aktiv im Verband einzubringen. Stoßen sie jetzt allerdings auf undurchsichtige Strukturen und Arbeitsweisen, lässt ihre Motivation schnell nach. Deshalb ist es entscheidend, Neuzugängen die Arbeit des Verbands verständlich nahzubringen. So sorgen Sie dafür, dass sich Mitglieder dauerhaft mit dem Verband identifizieren können. Das gelingt Ihnen auf mehreren Wegen. Zunächst muss die Arbeitsweise des Verbands verstanden werden. Arbeiten Sie mit einem interaktiven Mitgliederportal, sollten Sie neue Mitglieder möglichst schnell in dieses aufnehmen. Hier hilft ein einfacher Begrüßungspost auf der Plattform, neue Mitglieder Willkommen zu heißen. Außerdem können Sie Dokumente zur Netiquette und zu ersten Schritten im Netzwerk teilen, um die Arbeitsweisen im Mitgliederportal zu erklären.
Dann geht es an die konkrete Verbandsarbeit. Hier sollten Neuzugänge schnell den Eindruck haben, dass ihr Mitwirken im Verband gewollt ist. Teilen Sie beispielsweise den Veranstaltungskalender mit ihnen, sehen Mitglieder auf einen Blick, wann sie sich wie in den Verband einbringen können. Auch hilft es, auf Projektgruppen oder Gremien aufmerksam zu machen, die noch Unterstützung brauchen. Neue Mitglieder erhalten so einen schnellen Überblick darüber, wo sie ihre Stärken einsetzen können. Das A und O der Verbandsarbeit im Mitgliederportal ist, mit den Mitgliedern zu kommunizieren. So bieten Sie ihnen stets Ansatzpunkte, punktuell an der Verbandsarbeit teilzuhaben.
Mitglieder vernetzen und Kommunikation erlauben
Viele Mitglieder wollen sich zwar ehrenamtlich betätigen, es bleibt ihnen jedoch neben Job, Familie und Freizeit kaum Zeit dafür. Das Ehrenamt 4.0 muss ihnen nicht nur die Möglichkeit bieten, sich punktuell in den Verband einzubringen. Das Mitwirken sollte auch schnell und einfach funktionieren. Kein Mitglied möchte zunächst Stunden damit verbringen, Verantwortliche sowie ihre Kontaktdaten ausfindig zu machen. Mitgliedern hilft es, wenn es ein übersichtliches Verzeichnis über alle Mitglieder gibt, in dem andere Mitglieder und ihre Funktion im Verband aufgelistet sind. Im Mitgliederportal erfolgt das in Form eines Mitgliederverzeichnisses. Wenn Sie Mitglieder dazu anhalten, ihr Profil vollständig auszufüllen, werden ihre formelle Rolle im Verband und weitere Informationen hier auf einen Blick ersichtlich. Verantwortliche können so dank Suchfunktion in kürzester Zeit gefunden und kontaktiert werden. Außerdem lernen sich Mitglieder schon vor dem ersten persönlichen Kontakt kennen und können eine gemeinsame Basis zur Zusammenarbeit finden.
Gremienarbeit geht nicht unter
Die Arbeit in Gremien ist essenziell für den Verband. Kommen Mitglieder zu einem zentralen Anliegen zusammen, brauchen sie einen Raum, in dem sie sich organisieren und austauschen können. Viele Gremien treffen sich deshalb mehrfach im Jahr persönlich. Sie sind dabei an einen zeitlichen und räumlichen Rahmen gebunden. Das erschwert die Zusammenarbeit, denn das Treffen muss nicht nur organisiert, sondern auch vor- und nachbereitet werden. Gerade im Ehrenamt stellt das eine große Herausforderung dar. Denn neben ihrem Alltag haben Mitglieder oft wenig Zeit, sich mit zusätzlichen Verbandsanliegen zu befassen. Obwohl die Motivation zur Gremienarbeit besteht, blockieren organisatorische Aufgaben und Verständnisprobleme die Zusammenarbeit.
Anstelle unzähliger E-Mails oder Weil die Kommunikation miteinander auf digitalem Wege möglich ist, muss sich nicht für jedes Detail persönlich getroffen werden. Oft reicht ein Beitrag mit anschließender Diskussion in der jeweiligen Gruppe aus, um kleinere Anliegen zu klären. Auch zeitlich begrenzte Arbeitsaufträge können hier angegangen und in kurzer Zeit abgeschlossen werden. Fällt ein Großteil der Organisation, wie etwa das Suchen nach einem passenden Datum für das nächste Treffen weg, bleibt den Mitgliedern mehr Zeit für das Wesentliche: Die tatsächlichen Aufgaben und Projekte des Gremiums.
Mitgliederversammlung organisieren leichtgemacht
Die Mitgliederversammlung ist als oberstes beschlussfassendes Organ entscheidend für die Verbandsarbeit. Im Ehrenamt 4.0 ist ihre Organisation jedoch zunehmend kompliziert. Alleine einen passenden Zeitpunkt für die Einberufung der Mitgliederversammlung zu finden, gestaltet sich aufgrund der hohen Teilnehmerzahlen als schwierig. Neben weiteren organisatorischen Details müssen Sie außerdem alle Mitglieder und Funktionäre benachrichtigen. Viele Mitglieder sind dabei nur schwer zu erreichen, da sie sich nur selten über die Ereignisse im Verband informieren. Hier setzen digitale Mittel an, die Sie bei der Organisation der Mitgliederversammlung unterstützen. Über Funktionen wie Umfragen können Ort und Zeit der Mitgliederversammlung übersichtlich festgelegt werden. Verschiedene Benachrichtigungsmöglichkeiten, von E-Mail über Direktnachricht bis zum fixierten Beitrag im Mitgliederportal, sorgen dafür, dass möglichst viele Mitglieder erreicht werden.
Nach der Mitgliederversammlung werden Ergebnisse dokumentiert und den Mitgliedern zugänglich gemacht. So garantieren Sie, dass nichts, was in der Mitgliederversammlung erarbeitet wurde, verloren geht. Das bietet nicht nur Funktionären und Hauptamtlichen einen Überblick darüber, was als nächstes getan werden muss. Mitglieder werden so außerdem über die nächsten Schritte im Verband informiert und fühlen sich in die Verbandsarbeit einbezogen.
Mit dem Verband digital durchstarten
Wer den praktischen Nutzen eines interaktiven Mitgliederportals versteht, kann das Ehrenamt 4.0 im Verband umsetzen und von neuen digitalen Mitteln profitieren. Mitglieder erfahren durch das Mitgliederportal nicht nur eine höhere emotionale Bindung zum Verband. Es bietet ihnen außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf am Verbandsgeschehen teilzuhaben. Durch die verschiedenen Funktionen werden Mitglieder so aktiviert und vernetzt. Jetzt liegt es an Ihnen, in Ihrem Verband den Nutzen der digitalen Zusammenarbeit zu kommunizieren. Nur, wenn Funktionäre und Mitglieder die Plattform akzeptieren, kann im Mitgliederportal Verbandsarbeit problemlos ablaufen.
Diesen Beitrag Ihren Followern bei Facebook und Twitter empfehlen:
[twoclick_buttons]
Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Pixabay.