Mitgliederzeitschrift, Newsletter, Außenkommunikation: Verbandsinhalte werden auf verschiedenen Kanälen verbreitet. Das macht es Mitgliedern schwer, alle Informationen übersichtlich abzurufen und entspricht nicht dem Konzept des Ehrenamt 4.0. Dabei lassen sich nahezu alle Inhalte in Zukunft im Mitgliederportal abbilden.
Die Mitgliederzeitschrift: Relikt der Vergangenheit oder Mittel der Zukunft?
Die Mitgliederzeitschrift ist für viele Verbände auch heute noch die gängigste Möglichkeit, Mitglieder anschaulich über neue Entwicklungen und spannende Artikel rund um den Verband zu informieren. Das passiert auf verschiedenen Wegen: Entweder als gedruckte Zeitschrift, auf einer Website oder aber per E-Mail. Je nach Format bringt die Zeitschrift jedoch verschiedene Probleme mit sich. Entscheiden Sie sich dazu, Ihre Mitgliederzeitschrift zu drucken, müssen Mitglieder stets eine Kopie mitnehmen. Das ist umständlich und widerspricht den technischen Entwicklungen der letzten Jahre. Schließlich ruft ein Großteil Ihrer Mitglieder im privaten Umfeld schon jetzt alle Nachrichten über einen Computer oder ein Smartphone ab.
Die nächstbeste Lösung scheint hier zu sein, die Mitgliederzeitschrift in das World Wide Web zu übertragen. Doch was sich zunächst nach einer guten Idee anhört, birgt ebenfalls Tücken. Viele Webseiten sind nicht responsiv, also auf das jeweilige Endgerät reagierend, designt und werden daher falsch auf Smartphones und anderen mobilen Mitteln dargestellt. Das frustriert Leser, die sich unterwegs nur kurz über die Neuigkeiten im Verband informieren wollen. Außerdem lässt sich so schlecht kontrollieren, wer alles Zugriff auf die Mitgliederzeitschrift hat. In erster Linie kann jeder die Seite aufrufen.
Reduzieren Sie das E-Mail-Chaos
Was vor Jahren ganz im Sinne der Digitalisierung zu sein schien, bringt heute viele Probleme mit sich: Die Mitgliederzeitschrift ähnlich einem Newsletter per E-Mail zu verschicken. Sie geht in zahlreichen Spam-Mails unter und wird deshalb oft übersehen und nicht gelesen. Als Folge beschweren sich Mitglieder, nicht auf dem neusten Stand zu sein. Um Ihre Mitgliederzeitschrift im Zuge des Ehrenamt 4.0 Mitgliedern zugänglich zu machen, brauchen Sie deshalb ein Mitgliederportal mit zugehöriger Mobile App. Das Teilen kann hier ebenfalls regelmäßig passieren, etwa einmal im Monat. Sie können aber auch direkt auf eine Entwicklung reagieren und spontan einen Beitrag im Netzwerk schreiben. Das Mitgliederportal macht Ihre Mitgliederzeitschrift oder Ihren Newsletter somit flexibler.
Wie Sie Ihre Mitgliederzeitschrift ins Mitgliederportal bringen
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitgliederzeitschrift erfolgreich ins Mitgliederportal übertragen können:
1. Der Workaround:
Teilen Sie zunächst nur einen Link im Mitgliederportal, der auf die Website verweist, auf der die Zeitschrift zu finden ist. Denn die vollständige Übertragung aller Verbandsinhalte ins Mitgliederportal ist für viele Mitglieder zu abrupt. So kann es sie verunsichern, wenn die Mitgliederzeitschrift auf einmal nicht mehr an ihrem bisherigen Ort zu finden ist. Um eine solche Verwirrung zu vermeiden, bietet sich dieser Workaround im Mitgliederportal an. Mitglieder gewöhnen sich so langsam daran, dass sie ihre Zeitschrift auch im Mitgliederportal finden können. Es bleibt außerdem genug Zeit dafür, dass alle Mitglieder erreicht werden und von der Umstellung erfahren.
2. Als Datei:
Eine weitere Möglichkeit Ihre Mitgliederzeitschrift ins Mitgliederportal zu übertragen, ist die Zeitschrift als Datei hochzuladen. Stellen Sie die Zeitschrift beispielsweise als PDF ein, können Sie außerdem das Design beibehalten, dass Sie für die frühere Print- oder Webversion verwendet haben. So bleibt die bekannte Struktur der Zeitschrift, wie Ihre Mitglieder sie kennen, bestehen. Und das obwohl sie nur noch im Mitgliederportal zu finden ist. Nach dem Hochladen ist die Zeitschrift im Dateimodul auffindbar. Mitglieder können sie hier nicht nur jederzeit aufrufen, sondern sie auch herunterladen und offline ansehen. Zusätzlich erlaubt Ihnen ein Mitgliederportal, die Zeitschrift als Beitrag mit Ihren Mitgliedern zu teilen. So garantieren Sie, dass möglichst viele Mitglieder erreicht werden.
3. Als eigene Gruppe:
Ebenso können Sie Ihre Mitgliederzeitschrift ins Mitgliederportal bringen, indem Sie eine eigene Gruppe zu eröffnen. Hier teilen Sie nun Beiträge, die sonst als Artikel in der Mitgliederzeitschrift erscheinen würden. Dabei erlaubt die Kommentarfunktion eine neue Art der Partizipation: Mitglieder werden von passiven Lesern zu aktiven Teilhabern. Mit dieser Möglichkeit entfernen Sie sich am weitesten von der klassischen Mitgliederzeitschrift. Sie bringt jedoch einen entscheidenden Mehrwert mit sich. Durch die Option, detailliert auf einzelne Beiträge einzugehen, zu kommentieren und zu kritisieren, wird die Zeitschrift zum interaktiven Erlebnis. Sie lernen so, was Ihre Mitglieder interessiert und welche Inhalte gut ankommen. Erlauben Sie Ihren Mitgliedern, auf diese Weise auf die Zeitschrift zu reagieren, ist ein gewisses Maß an zusätzlichem Community Management gefragt. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Diskussionen nicht aus dem Ruder laufen oder Netiquette und andere Richtlinien ignoriert werden.
4. Als eigene Page:
Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Mitgliederzeitschrift zum interaktiven Element im Verband wird, bietet ein Mitgliederportal eine weitere Möglichkeit. Hier können Sie eine eigene Seite, oder auch Page genannt, für Ihre Zeitschrift anlegen. Diese können Sie dann regelmäßig aktualisieren. Das gleicht einem CEO-Blog, der von allen Mitgliedern gelesen, jedoch nicht kommentiert werden kann.
Teilen Sie Außenkommunikation in Zukunft im Mitgliederportal
In vielen Verbänden erfolgt die Außenkommunikation über die Köpfe der Mitglieder hinweg. Der oder die Pressesprecher/in erstellt so beispielsweise Pressemitteilungen, die die Mitglieder erst veröffentlicht zu Gesicht bekommen. Wenn Sie die Außenkommunikation jedoch im Mitgliederportal teilen, fühlen sich Ihre Mitglieder informiert. Sie wissen, wie sich ihr Verband nach außen darstellt und können sich so besser mit ihm identifizieren. Die Außenkommunikation bietet somit ein oft ungenutztes Potential. Am besten teilen Sie Inhalte wie Pressemitteilungen schon vor ihrer offiziellen Veröffentlichung. So fühlen sich Ihre Mitglieder besonders wertgeschätzt.
Nach und nach alle Inhalte im Mitgliederportal abbilden
Oft brauchen Ihre Kollegen nur ein gutes Vorbild, das ihnen zeigt, wie problemlos die Kommunikation auf der Plattform ablaufen kann. Wenn Sie Verbandsinhalte in Zukunft im Mitgliederportal teilen, werden Ihre Mitglieder und Kollegen es Ihnen gleichtun. Denn sie werden erkennen, wie sich auch andere Inhalte gut im Mitgliederportal abbilden lassen: Abstimmungen werden via Umfragefunktion gestartet und Termine übersichtlich in den Kalender eingetragen. Ist der Mehrwert der Plattform erst einmal verstanden, wird bald auch ein Großteil der Kommunikation von Arbeitsgruppen und Gremien hier ablaufen. Erscheinen alle diese Inhalte im Mitgliederportal, wird das Netzwerk zum Kulturträger des Verbands. Es ist dann nicht mehr aus dem Alltag der Mitglieder wegzudenken und die Hauptinformationsquelle im Verband.
Weitere Tipps dazu, wie Sie Ihre Inhalte attraktiver gestalten und so wirklich alle Mitglieder erreichen, erhalten Sie in unserem White Paper „Warum liest niemand Ihre Meldungen?“. Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Meldungen ungesehen bleiben.
White Paper - Warum liest niemand Ihre Verbandsnachrichten?
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