Es gibt Unternehmen, die Schwierigkeiten damit haben, alle Beteiligten eines Projekts davon zu überzeugen, eine Arbeits- und Projektplattform zu akzeptieren. Ist die Zielsetzung von Social Collaboration jedoch so definiert, dass sich alle Mitarbeiter damit identifizieren können, kann die Arbeit auf der Plattform um ein Vielfaches verbessert werden.
Hauptfokus sollte auf den Mitarbeitern liegen
Soll eine Arbeits- und Projektplattform integriert werden, ist es enorm wichtig den Fokus nicht nur auf die Technik zu legen. Neben einer einwandfrei und auf die Arbeitsprozesse angepassten Plattform ist es zudem wichtig, diese auch bei den Kollegen zu integrieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, genügend Zeit für die Einführung einzuplanen. Werden die Mitarbeiter nicht abgeholt, kann die Technik der Arbeits- und Projektplattform noch so gut sein, die Arbeit darauf wird dennoch nicht richtig funktionieren. Nach der Marktforschungs- und Beratungsfirma Gartner scheitern einige Social-Collaboration-Vorhaben daran, dass sie zu planlos angegangen werden. Unternehmen stellen eine Plattform zum Arbeiten zur Verfügung, kümmern sich dann aber nicht genug um deren Integration. Mitarbeiter wissen dann nicht, warum es auf einmal einen neuen Arbeitsprozess geben soll. Sie sehen keinen einleuchtenden Grund dahinter und lehnen die Neuheit dann meistens ab.
Um so etwas zu vermeiden ist die Zielsetzung von Social Collaboration wichtig. Festgelegte, für die Mitarbeiter erreichbare Ziele, helfen, alle Beteiligten mit ins Boot zu nehmen.
Zielsetzung von Social Collaboration ist bedeutungsvoll
Werden von der Projektleitung Ziele festgelegt, ist es wichtig, dass diese so viele am Projekt Beteiligten wie nur möglich ansprechen. Damit ist gewährleistet, dass sich alle Kollegen mit den Zielen des Projekts identifizieren und besser daran arbeiten können.
Es gibt einige Merkmale, die ein ansprechendes Ziel aufweisen sollte, damit es von den Kollegen angenommen wird.
Zum einen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter davon motiviert werden und schnell selbstständig an der Erreichung des festgelegten Ziels arbeiten können. Wenn ihnen von Anfang an ein solches Ziel präsentiert wird steigen automatisch die Erfolgschancen des Projekts.
Außerdem ist es hilfreich, wenn es genug Kollegen gibt, die sich am Projekt beteiligen. Dadurch kommt es schnell zu einer Vielzahl an neuen Inhalten auf der Arbeits-und Projektplattform. Sehen die Mitarbeiter bei jedem Einloggen neue, interessante Beiträge der Kollegen, steigt die Zufriedenheit zunehmend.
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Zielsetzung ist der wirtschaftliche Vorteil, der nach Erreichung des Ziels entstehen soll. Bringt ein Projekt das Unternehmen nach vorne, dann haben auch die Teilnehmer mehr Motivation daran zu arbeiten und Teil des Erfolgs zu werden.
Funktionen der Plattform sollten auf die Ziele angepasst sein
Die Zielsetzung von Social Collaboration ist auch bei der Planung der Arbeits- und Projektplattform auf technischer Ebene wichtig. Die Funktionen der Plattform sollten auf die Ziele des Projekts angepasst werden. So ist zum Beispiel allgemein bei der Projektarbeit das Datei-Modul von großer Bedeutung. Die in den Fokus gerückten Funktionen der Arbeits- und Projektplattform sollten in den Augen der Mitarbeiter sinnvoll sein. Beteiligte sollen erkennen, dass es hilfreich ist, die Plattform mit ihren Funktionen in den Arbeitsprozess zu integrieren.
Zusätzlich ist auch eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche wichtig, um alle Mitarbeiter von der Nutzung zu überzeugen. Wenn sich die Nutzer durch eine selbsterklärende Struktur schnell eingewöhnen, arbeiten sie mit einer hohen Wahrscheinlichkeit effizienter und mit mehr Motivation auf der Plattform.
Am Ende ist es das Zusammenspiel aus den eingesetzten Technologien und der Fokussierung auf den Menschen hinter dem Projekt, das den Erfolg ausmacht.
Außerdem hilfreich: Prozesse definieren
Um den Mitarbeitern eines Projekts bei der Erreichung des Ziels eine bessere Unterstützung zu bieten, können von der Projektleitung Prozesse definiert werden. Sind diese perfekt auf das Ziel zugeschnitten, können sich alle Kollegen daran orientieren und somit effizienter arbeiten. Um jeden Kollegen von den Vorteilen der Zielsetzung von Social Collaboration profitieren zu lassen, ist es hilfreich, die Prozesse so auf der Arbeits- und Projektplattform zu platzieren, dass sie für jeden schnell auffindbar sind.
Lesen Sie mehr zum Schwerpunktthema Social Collaboration.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Chris Potter.