Onboarding: Grundstein für eine positive Employee Experience

Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt hat sich das Online-Onboarding zu einer wichtigen Alternative zum traditionellen Einarbeitungsprozess entwickelt. Gerade in Zeiten von Remote Work und verteilten Teams wird es immer wichtiger, Mitarbeitende auch aus der Ferne effizient einzuarbeiten. Das Online-Onboarding umfasst digitale Meetings, Schulungen, E-Learning-Module und digitale Plattformen, über die neue Mitarbeitende alle notwendigen Informationen erhalten. Digitale Tools ermöglichen es dabei, den Einarbeitungsprozess ortsunabhängig zu gestalten. Zudem lassen sich Fortschritte durch digitale Tools leicht nachverfolgen, was den Prozess für HR-Abteilungen transparenter und effizienter macht.

Digitales Onboarding geht noch einen Schritt weiter als das reine Online-Onboarding. Hierbei werden sämtliche Phasen des Onboardings durch digitale Technologien unterstützt. Das beginnt bereits beim Ausfüllen von Verträgen und Formularen über elektronische Signaturen und setzt sich in interaktiven Lernplattformen, Gamification-Elementen und virtuellen Team-Events fort.

Der Vorteil des digitalen Onboardings liegt nicht nur in der Flexibilität, sondern auch in der Skalierbarkeit. Unternehmen können damit standardisierte, aber dennoch personalisierte Einarbeitungsprozesse für alle neuen Mitarbeitenden schaffen. Eine weitere Stärke des digitalen Onboardings ist die Möglichkeit, kontinuierlich Feedback von neuen Mitarbeitenden zu erhalten und den Prozess laufend zu verbessern.

Für ein erfolgreiches Onboarding gibt es verschiedene Instrumente, die den Prozess unterstützen:

• Onboarding-Software: Tools, die den gesamten Einarbeitungsprozess automatisieren und überwachen. Sie helfen, Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.
• Schulungsplattformen: E-Learning-Tools bieten interaktive Schulungen und ermöglichen den Zugang zu wichtigen Informationen rund um das Unternehmen und den Arbeitsplatz.
• Mentorenprogramme: Erfahrene Mitarbeitende stehen Neuen als Ansprechpersonen zur Seite, um sie in die Unternehmenskultur einzuführen und bei Fragen zu unterstützen.
• Feedback-Tools: Um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern, sollten Unternehmen regelmäßiges Feedback von neuen Mitarbeitenden einholen. Digitale Feedback-Tools erleichtern diesen Austausch.

Nicht immer müssen Unternehmen diese Tools aufwändig anschaffen. Auch bereits vorhandene Tools lassen sich meist an die Bedürfnisse anpassen. Positiv hervorzuheben sind hier bspw. ein bereits vorhandenes Social Intranet oder die eigene Mitarbeiter-App.

Die Einarbeitung von Frontline Workern – also Mitarbeitenden, die direkt mit Kunden arbeiten oder in der Produktion tätig sind – unterscheidet sich oft von der Einarbeitung in Büroberufen. Ein klarer und gut strukturierter Onboarding-Prozess ist hier besonders wichtig, da Frontline-Mitarbeitende schnell einsatzbereit sein müssen.

Ein Leitfaden für die Mitarbeitereinführung von Non-Desk-Workern sollte folgende Punkte umfassen:

1. Klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Neue Mitarbeitende müssen ganz genau wissen, welche Aufgaben sie übernehmen und welche Standards dabei eingehalten werden müssen.
2. Sicherheitsvorschriften und Compliance: Besonders in der Produktion und im Kundenkontakt sind Sicherheitsstandards und rechtliche Vorschriften von großer Bedeutung.
3. Praktische Schulungen und Simulationen: Frontline Worker profitieren von praxisnahen Trainings, die reale Arbeitssituationen simulieren und sie so optimal auf den Arbeitsalltag vorbereiten.

Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan ist das Herzstück eines erfolgreichen Onboardings. Er dient dazu, den Prozess in klare Schritte und Aufgaben zu unterteilen und die Verantwortlichkeiten festzulegen. Ein guter Einarbeitungsplan sollte folgende Punkte berücksichtigen:

• Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag: Zugang zu allen benötigten Systemen, IT-Ausstattung und Informationen sollten bereits vor dem Start bereitgestellt werden. Viele Mitarbeiter-Apps bieten auch die Möglichkeit, ausgewählte Infos für Externe darzustellen. So können sich die Neuen bereits mit der eigenen App vertraut machen, ohne direkt Zugriff auf alle Unternehmensinterna zu haben.
• Erster Arbeitstag: Einführung in das Team, eine Willkommenspräsentation und erste Orientierung im Unternehmen. Oftmals bieten Unternehmen auch einen (digitalen) Onboarding-Buddy oder Mentor an, der den Neuen bei Fragen zur Seite steht.
• Erste Woche: Schulungen und Einarbeitung in die wichtigsten Prozesse und Tools.
• Erste Monate: Regelmäßige Feedbackgespräche, Vertiefung von Aufgaben und Integration in größere Projekte.

Ein durchdachter Einarbeitungsplan hilft neuen Mitarbeitenden, sich sicher zu fühlen und schnell in ihre Aufgaben hineinzufinden.

Eine Checkliste zur Einarbeitung ist ein wertvolles Instrument, um sicherzustellen, dass kein wichtiger Schritt im Onboarding-Prozess vergessen wird. Sie kann sowohl für das HR-Team als auch für den neuen Mitarbeitenden eine hilfreiche Orientierung bieten. Eine gute Checkliste zur Einarbeitung sollte folgende Punkte enthalten:

1. Vorbereitung des Arbeitsplatzes (inkl. IT-Ausstattung)
2. Willkommenspaket (Unternehmensinformationen, Zugangsdaten, ggf. Firmenkleidung, kleine Give-aways)
3. Vorstellung der Unternehmenskultur und der Teams
4. Einarbeitung in Tools und Arbeitsprozesse
5. Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
6. Regelmäßige Feedbackgespräche
7. Nachbesprechung nach der Einarbeitungsphase

Eine solche Checkliste stellt sicher, dass der Onboarding-Prozess reibungslos abläuft und alle wichtigen Punkte berücksichtigt werden.

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für den Erfolg und die Bindung neuer Mitarbeitender. Unternehmen sollten sowohl auf digitale Tools als auch auf persönliche Unterstützung setzen, um neue Mitarbeitende schnell und effizient zu integrieren. Ein durchdachter Einarbeitungsplan, passende Onboarding-Instrumente und Checklisten helfen dabei, diesen Prozess transparent und effektiv zu gestalten.