Microsoft Sharepoint landet immer wieder auf den Schreibtischen verschiedenster Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Ganz gleich ob es um Weiterbildung, das Intranet, Wissensmanagement, Projektmanagement, Vorschlagswesen und Innovation, Collaboration, Extranets oder ganz allgemein um Kommunikation geht: Microsoft Sharepoint ist da und verursacht Unsicherheiten. Die eierlegende Wollmilchsau ist gesucht! Darauf kommt die Frage aller Fragen: „Können wir dies mit Sharepoint lösen?“ Wie „Social“ ist Sharepoint 2010 wirklich? Wir behandeln 7 typische Sharepoint-Fehler.
Sieben typische Sharepoint-Fehler sind:
1. Keine Spezialisierung: Sharepoint ist ein Framework, keine Anwendung
Leider wird Sharepoint zu oft als Anwendung gesehen. Treffender ist hier der Begriff „Werkzeug“:
Sharepoint ist eine vielseitig einsetzbare, sehr allgemein gehaltene Lösung für das Veröffentlichen von Inhalten und die Verwaltung von Dateien sowie Daten – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Leider beschreibt dieser Satz fast jede Anwendung. Es geht immer darum, Daten zu speichern, Inhalte zu veröffentlichen und die eine oder andere Datei zu verwalten und darzustellen.
Warum basiert dann XING nicht auf Sharepoint? Oder YouTube oder Facebook? Es steckt also mehr dahinter. Durch die Vielseitigkeit von Sharepoint können weitreichende Funktionen geschaffen werden, die aber aufgrund der sehr allgemeinen Auslegung von Sharepoint selten die Kernanforderungen von Enterprise 2.0 ins Schwarze treffen. Um überhaupt solche Funktionalitäten in Sharepoint zu realisieren, sollte also ein Budget für Anpassungen eingeplant oder ein spezialisiertes System integriert werden.
2. Mangelnde Flexibilität: An den falschen Stellen
Sharepoint ist in vielen Bereichen besonders flexibel gehalten, damit es eben vielseitig einsetzbar ist. Alles weitere, und vor allem sinnvolle Integrationen und die interaktive Funktionalität sind nicht mit den Bordmitteln lösbar. Sie können zwar weitreichende Listen mit speziellen Feldern definieren, aber selbst einfache Bewertungsfunktionen sind wiederum aufwendig.
Auch mehrere aufeinander folgende Freigabeprozesse lassen sich in Sharepoint innerhalb von wenigen Minuten erstellen, aber ein gut zu bedienendes Wiki, das wirklich jeder versteht? Dies kommt dann besser von außen und wird ebenfalls integriert. Selbst die Flexibilität ist so allgemein gehalten, dass damit der technologische Bestandteil einer Enterprise 2.0 Einführung genau konzipiert werden muss und ein gründliches Screening von externen Lösungen nötig ist.
3. Schleppender Innovationsgrad: Langsame Mühlen mahlen langsam
Sharepoint ist nicht gerade Microsofts Zugpferd – zumindest bisher. Hinzu kommt, dass die Zyklen für neue Versionen sehr lange sind. Viele Funktionen, die in einer „neuen“ Sharepoint-Version kommen, können durchaus vor mehreren Jahren konzipiert und realisiert worden sein. Folglich sollte man nicht darauf bauen, dass Sharepoint an der Spitze der Innovation im Social Enterprise Segment sein wird.
Aufgrund seiner Allgemeinheit neigt es eher zum unteren Ende der Innovationsskala. Deshalb rücken so schnell Schnittstellen, Migrationsprozesse und technische Dokumentationen in den Vordergrund, damit die Integration einer Speziallösung nicht zu aufwendig oder zu schwer kalkulierbar wird.
4. Non-Social Collaboration: Mehr als nur Dokumente und Seiten
Social Collaboration kann viele Themen beinhalten. Vor allem kommen dabei Wikis, Blogs, Foren, Microblogging (Activity Streams), Kommunikation in Echtzeit, Big Data, Social Media, Open Innovation und Knowledge Management auf. Je nachdem wieviele dieser Unter-Bereiche abgedeckt werden sollen und wie hoch die Anforderungen sind, darf der Anpassungsaufwand nicht unterschätzt werden. Alternativ kann auch Social Enterprise Software integriert werden und Sharepoint nur noch für einzelne Teilbereiche zum Einsatz kommen.
5. Frustrierende User Experience: Der entscheidende Faktor, der am meisten unterschätzt wird
Auch wenn der Begriff „Spaß“ im beruflichen Umfeld eher verpönt ist, muss Arbeit auch „Spaß“ machen, damit die Mitarbeiter mit Leidenschaft, Begeisterung und Höchstleistungen dabei sind und auch bleiben. Haben Sie jemals den Satz folgenden Satz gehört? „Ich benutze SAP wirklich richtig gerne – das macht Spaß!“. Alternativ können Sie sich auch diese Fragen stellen: „Ist unser Intranet so einfach und übersichtlich wie die meisten Internetangebote?“ oder „Macht es Spaß, sich in unserem Intranet einzubringen?“.
Am Ende des Tages kommt es darauf an, ob die Mitarbeiter Ihr Intranet benutzen und sich einbringen. Die wenigsten Kolleginnen und Kollegen langweilen sich auf der Arbeit, ganz im Gegenteil: Wir haben alle viel zu tun. Da liegen solche Gedanken nahe: „Jetzt kommt auch noch ein Intranet hinzu, bei dem ich mich beteiligen soll. Wann habe ich dafür denn Zeit?“ Die Interaktion mit dem Intranet muss also so einfach und belohnend wie möglich sein. Einige Stichwörter hierzu sind: Usability, User Experience, Personas, User Stories, Responsive Design & Navigation, mobile Nutzung und auch Gamification.
Wieso nutzen Menschen SAP, Oracle, Microsoft, Internet Explorer usw.? Weil sie es müssen. Wann hatten Sie denn das letzte Mal Spaß bei der Benutzung einer Software? Bestimmt nicht innerhalb des Unternehmens sondern online oder privat.
6. Unterschätzte Budgetierung: Viel Sonder-Aufwand für grundliegende Enterprise 2.0 Funktionen
Die Tücken liegen – wie so oft – im Detail. Die häufigsten finanziellen Stolpersteine für Sharepoint basierte Social Intranets sind die Anpassungen. Denn ein Forum ist nicht gleich einem Forum, und Blogs sind ebenfalls sehr speziell. Die ersten Monate nach dem Launch sind dabei besonders kritisch. In den meisten Fällen werden die ersten Funktionen und Bereiche nicht genutzt und man wundert sich. Leider kommen häufig erst dann die Fragen nach der Usability auf. Oder bestimmte Funktionalitäten werden von der Masse der Kolleginnen und Kollegen gar nicht in dieser Ausprägung verstanden bzw. genutzt. Also müssen weitere Anpassungen durchgeführt werden. Besonders schmerzhaft kann es werden, wenn aufwendig angepasste Bereiche erneut überarbeitet werden müssen.
7. Mangelnde Investitionssicherheit: Mit günstigem Allzweck-Werkzeug die Raumstation bauen?
Ein Intranet muss benutzt werden, damit es seinen Wert entfalten kann. Bleibt es dagegen eine Geisterstadt, hätte das investierte Budget auch für andere Projekte genutzt werden können. Wird das Intranet dagegen aktiv verwendet und entfaltet seine Mehrwerte wirklich, wird niemand dem Ausbau des Systems widersprechen. Die Investitionssicherheit sollte also auf einer einzigen Grundlage berechnet werden: Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass genau dieses Intranet, so wie wir es uns ausgedacht haben, auch eine breite Akzeptanz findet?
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Bildquelle des Vorschaubilds: Flickr-user J. Ronald Lee