Extranet: Definition, Vorteile, Trends & Einsatzmöglichkeiten
Der komplette Überblick
Neben Intranets spielen Extranets immer mehr eine Schlüsselrolle für die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Partnern und externen Stakeholdern. Auch in Verbänden und anderen Mitgliedsorganisationen ermöglichen diese geschützten Plattformen einen sicheren Austausch von Informationen und fördern eine nahtlose Integration externer Nutzer in interne Prozesse. Doch was genau ist ein Extranet, wie unterscheidet es sich von einem Intranet, und welche Vor- und Nachteile bringt es mit sich? Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Funktionsweise, mögliche Inhalte und die Einführung eines Extranets.
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Extranet Definition
Was ist ein Extranet?
Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon handelt es sich bei einem Extranet um ein „geschlossenes, meist unternehmenseigenes Computernetzwerk, welches auf Internettechnologien basiert“. In Unternehmen wird ein Extranet oftmals ergänzend zum bereits bestehenden Intranet genutzt und ermöglicht es Externen, an spezifischen Unternehmensthemen teilzuhaben. Somit ist ein Extranet ein privates Netzwerk, das Organisationen dazu nutzen, autorisierten externen Nutzer:innen – beispielsweise Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitgliedern – den sicheren Zugriff auf bestimmte Informationen oder Anwendungen zu ermöglichen. Dabei wird eine Art geschütztes Portal geschaffen, das auf einer gemeinsamen IT-Infrastruktur basiert. Typische Funktionen eines Extranets umfassen:
- Dokumentenaustausch und -bearbeitung: Gemeinsames, paralleles Arbeiten an Verträgen, Berichten oder Präsentationen.
- Projektmanagement: Verfolgung von Aufgaben, Fortschritten und Deadlines mit Partnern.
- Kommunikationskanäle: Chats, Foren oder Benachrichtigungssysteme für den Austausch.
Intranet vs. Extranet
Worin bestehen Unterschiede und Gemeinsamkeiten?
Die Begriffe Intranet und Extranet werden häufig verwechselt, haben aber unterschiedliche Einsatzbereiche: Während ein Intranet ein internes Netzwerk ist, das nur für Mitarbeitende eines Unternehmens zugänglich ist, dient ein Extranet dazu, auch externe Stakeholder, wie Partner, Lieferanten oder Kunden in das Netzwerk einzubinden. Ein Extranet ermöglicht es, spezifische Informationen und Anwendungen sicher mit externen Beteiligten zu teilen, ohne ihnen Zugang zum gesamten internen Netzwerk zu gewähren. So können Unternehmen effizienter mit ihren Partnern zusammenarbeiten, ohne die Sicherheit und Integrität ihrer internen Daten zu gefährden. Folgende Punkte machen den Unterschied:
Intranet:
- Für die interne Nutzung im Unternehmen gedacht.
- Ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensdaten wie HR-Informationen, interne Schulungen oder Interne Kommunikation.
- Wird vor allem genutzt, um Prozesse und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu vereinfachen.
Extranet:
- Für externe Partner, Lieferanten, Franchisenehmer oder Kunden.
- Beinhaltet speziell freigegebene Inhalte und Funktionen, die für die Zusammenarbeit notwendig sind.
- Erweitert das interne Netzwerk um einen gesicherten Zugang für Außenstehende.
Ein Unternehmen nutzt ein Intranet, um interne Mitarbeiterschulungen zu verwalten, und ein Extranet, um diese Schulungsunterlagen auch für externe Partner oder Mitglieder bereitzustellen. Oftmals fungiert ein Intranet für externe Nutzer:innen als Extranet, da die Funktionen ineinandergreifen.
Welche Vorteile bietet ein Extranet?
Die Einführung hat zahlreiche positive Auswirkungen
Verbesserte Zusammenarbeit
Extranets schaffen eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen und Dateien ausgetauscht werden können. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit Externen erheblich, da alle Beteiligten auf denselben Stand gebracht werden.
Zeit- und Kostenersparnis
Statt physischer Meetings oder komplexer E-Mail-Kommunikation können wichtige Dokumente oder Updates direkt im Extranet bereitgestellt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Sicherer Zugang
Dank moderner Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und mehrstufiger Authentifizierung können sensible Daten auch mit Externen sicher geteilt werden.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Extranets können je nach Anforderung angepasst werden. Ob kleine Teams oder große Organisationen – die Plattform lässt sich auf die jeweilige Nutzergruppe zuschneiden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Mit integrierten Analyse-Tools können Unternehmen nachverfolgen, welche Nutzer:innen auf welchem Weg auf das Extranet zugegriffen haben, was die Datensicherheit und Compliance erhöht.
Welche Nachteile hat ein Extranet?
Auch Herausforderungen und potenzielle Nachteile sind möglich
Einrichtungs- und Betriebskosten
Der Aufbau eines Extranets, insbesondere wenn es individualisiert wird, kann mit hohen Kosten verbunden sein. Wartung und regelmäßige Updates kommen hinzu.
Verwaltungsaufwand
Die Vergabe und Verwaltung von Zugriffsrechten sowie die Sicherstellung von Datenschutzanforderungen erfordern ständige Aufmerksamkeit.
Technische Hürden
Eine schlechte Nutzerführung oder mangelnde Kompatibilität mit vorhandenen Systemen kann die Akzeptanz hemmen.
Was ist ein Social Extranet?
Was macht ein Extranet social?
Social Extranets ermöglichen einen interaktiven Austausch. Ein Social Extranet kombiniert klassische Extranet-Funktionalitäten mit interaktiven Elementen, sogenannten “Social Features”, wie:
- Chats und Foren: Für spontane Kommunikation zwischen Nutzer:innen.
- Newsfeeds: Aktuelle Informationen, die alle Nutzer auf dem Laufenden halten.
- Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten: Für eine reibungslose Kollaboration.
Diese Form des Extranets wird zunehmend in Unternehmen und Verbänden eingesetzt, um die Interaktion zwischen Mitgliedern und Partnern zu fördern.
So finden Sie die richtige Extranet Struktur
Warum eine sinnvolle Struktur wichtig ist
Eine effektive Extranet-Struktur sollte nutzerfreundlich und vor allem übersichtlich sein. Idealerweise bildet die Struktur im Extranet die Struktur der Organisation ab. Die wichtigsten Elemente sind:
- Dashboard: Eine zentrale Startseite mit individuell anpassbaren Widgets.
- Nutzerverwaltung: Steuerung der Zugriffsrechte für unterschiedliche Nutzergruppen.
- Content-Management-System (CMS): Verwaltung von Inhalten wie Dokumenten, Videos oder Schulungsmaterialien.
- Kommunikationsmodule: Integration von E-Mail, Kalendern und Foren.
- Suchfunktion: Ermöglicht ein schnelles Finden relevanter Inhalte.
Wird mit den Externen in Gruppen zu verschiedenen Themen zusammengearbeitet, bietet es sich an, auch in diesen eine einheitliche und leicht verständliche Struktur aufzusetzen. Hilfreich sind bspw. sprechende Ordner und Unterordner sowie eine eingängige Menüführung/Navigation.
Welche Extranet Inhalte sind sinnvoll?
Dieser Content darf nicht fehlen
Die Inhalte eines Extranets richten sich nach dem Ziel des Unternehmens, bzw. der Organisation. Als vorausgehenden Schritt ist es daher essenziell, zu klären, was mit dem Extranet erreicht werden soll. Wichtig ist dabei auch, sich die verschiedenen Stakeholder näher anzuschauen, um verschiedene Inhalte für diese planen zu können. Typische Inhalte umfassen:
- Verträge und rechtliche Unterlagen.
- Produktinformationen oder technische Dokumentationen.
- Schulungs- und Weiterbildungsressourcen.
- Protokolle von Meetings oder Projektupdates.
- Offene Fragen und Projektstände.
Wie ein Extranet einführen?
Diese Schritte sind entscheidend
Die erfolgreiche Einführung eines Extranets erfordert eine systematische Planung:
- Bedarfsanalyse: Welche Funktionen und Inhalte werden benötigt? Welche Zielgruppen sollen Zugriff erhalten? Was muss bzgl. der Berechtigungen bedacht werden?
- Tool-Auswahl: Soll eine fertige Lösung verwendet oder ein individuelles System entwickelt werden?
- Technische Integration: Soll das Extranet nahtlos in bestehende IT-Systeme eingebunden werden?
- Nutzer:innen-Training: Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten das System effektiv nutzen können und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
- Regelmäßige Wartung: Sicherheitsupdates und Feedback-basierte Optimierungen sind essenziell. Das Feedback der Nutzer:innen sollte immer ernst genommen werden und ggf. in Maßnahmen resultieren.
Was kostet ein Extranet?
Mit diesen Aufwänden sollten Sie rechnen
Die Ausgaben für ein Extranet setzen sich aus mehreren Elementen zusammen:
1. Entwicklungskosten
- Standardlösungen: Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen bieten monatliche Abonnements, die je nach Nutzeranzahl und Funktionen variieren.
- Individuelle Entwicklungen: Maßgeschneiderte Extranets sind deutlich teurer, da sie von Grund auf programmiert und an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Die Entwicklungskosten können hier durchaus hoch ausfallen.
2. Betriebskosten
- Hosting: Cloud-basierte Extranets sind günstiger in der Infrastruktur, können aber monatliche Gebühren verursachen, abhängig von der benötigten Serverkapazität. Bei On-Premises-Lösungen entstehen Kosten für eigene Server und deren Wartung.
- Wartung und Updates: Regelmäßige Software-Updates und technische Unterstützung können jährlich etwa weitere 10–20 % der Anschaffungskosten betragen.
3. Nutzerlizenzen
Viele SaaS-Anbieter berechnen ihre Gebühren auf Basis der Nutzeranzahl. Pro Nutzer können monatlich zwischen 5 und 20 Euro anfallen, was bei größeren Unternehmen oder Verbänden die Kosten signifikant erhöht. Hier lohnt sich ein Blick in die Details.
4. Schulung und Onboarding
Die Einführung eines Extranets erfordert oft Schulungen für Mitarbeitende und Externe. Diese Kosten sind sehr spezifisch und variieren nach Umfang und Aufwand.
5. Sicherheitsmaßnahmen
Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie mehrstufige Authentifizierung, Datenverschlüsselung oder Zero-Trust-Konzepte erhöhen die Ausgaben, sind aber besonders in sensiblen Branchen wie Banken oder im Gesundheitswesen unverzichtbar.
Welche Extranet Lösungen gibt es?
Varianten von Extranet Anbietern gibt es viele …
Es gibt drei Haupttypen von Extranet-Lösungen, die sich durch ihre Flexibilität, Implementierungsart und Kosten unterscheiden:
Standardlösungen (SaaS)
Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen bieten fertige Extranet-Lösungen, die zumeist in der Cloud gehostet werden. Als Vorteile ergeben sich geringe Einrichtungskosten, schnelle Implementierungen und regelmäßige Updates. Einsatzbereiche: Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder Organisationen, die keine maßgeschneiderte Lösung benötigen.
On-Premises-Lösungen
Diese Lösungen werden auf den eigenen Servern des Unternehmens, bzw. der Organisation gehostet und erfordern eine individuelle Einrichtung. Zu den Vorteilen gehört die maximale Kontrolle über Daten und Sicherheit. Einsatzbereiche: Geeignet für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, z. B. in der Bankenbranche oder im Gesundheitswesen.
Individuelle Entwicklungen
Maßgeschneiderte Extranets werden speziell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst. Zu den Vorteilen zählen daher die maximale Flexibilität sowie die Integration spezifischer Anforderungen. Einsatzbereiche: Große Unternehmen oder Organisationen mit komplexen Workflows.
Wie das richtige Extranet Tool finden?
So wählen Sie die passende Extranet Software aus
Die Wahl des richtigen Extranet-Tools hängt von Ihren Anforderungen ab. Berücksichtigen Sie dabei:
- Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Interface erleichtert die Akzeptanz bei Nutzer:innen.
- Sicherheitsstandards: Insbesondere in sensiblen Branchen sind Verschlüsselung, Rechteverwaltung und Compliance unerlässlich.
- Integrationsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Extranet-Lösung mit bestehenden Systemen wie CRM oder Collaboration-Tools kompatibel ist.
- Skalierbarkeit: Die Plattform sollte mit Ihrem Unternehmen und der Anzahl der Nutzer:innen wachsen können.
- Support und Wartung: Ein verlässlicher Anbieter mit gutem Support ist entscheidend, um technische Probleme schnell zu lösen.
Was ist eine Extranet App?
Auch mobil auf dem neuesten Stand
Eine Extranet-App ist eine mobile Anwendung, die den Zugriff auf ein Extranet über Smartphones oder Tablets ermöglicht. Sie bietet dieselben Funktionen wie die Desktop-Version eines Extranets, ist jedoch für mobile Geräte optimiert. Nutzer:innen können über die App Dokumente und Dateien einsehen oder teilen, an Diskussionen teilnehmen, Aufgaben und Projekte verwalten sowie Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten. Extranet-Apps sind besonders nützlich für Unternehmen oder Organisationen mit mobilen Teams, Außendienstmitarbeitenden, internationalen Partnern oder flexiblen Arbeitsmodellen. Zu den Vorteilen des mobilen Extranets gehören: Flexibilität und Mobilität, Echtzeit-Kommunikation und Push-Benachrichtigungen, hohe Nutzerfreundlichkeit, praktischer Offline-Zugriff sowie eine gesteigerte Produktivität.
Extranet Trends
Blick in die Zukunft
Die Zukunft des Extranets wird durch verschiedene Trends und Ansätze beeinflusst werden. Folgende Trends werden Einfluss auf Extranet-Lösungen haben:
- Künstliche Intelligenz (KI): Automatische Nutzerverwaltung und Analyse von Nutzerdaten, intelligente Inhaltsausspielung und -segmentierung.
- Cloud-Lösungen: Erhöhte Flexibilität und geringere IT-Kosten.
- Zero-Trust-Sicherheitskonzepte: Strengere Authentifizierungsmechanismen für maximale Sicherheit.
Warum ist ein Verband Extranet wichtig?
Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit
Für Verbände bietet ein Extranet einen zentralen Ort für den Austausch von Dokumenten, die Planung von Veranstaltungen und die Kommunikation zwischen Mitgliedern. Ein Extranet ist für Verbände damit ein ideales Werkzeug, um Mitglieder, Partner und Mitarbeitende effizient zu vernetzen. Es schafft eine Plattform, die den Austausch von Informationen, die Verwaltung von Dokumenten und die Organisation von Veranstaltungen erleichtert.
Vorteile eines Extranets für Verbände
- Effiziente Mitgliederkommunikation: Mit einem Extranet können Mitglieder wichtige Infos wie Protokolle, Berichte oder News direkt einsehen.
- Zentraler Zugriff auf Ressourcen: Schulungsmaterialien, Leitfäden oder Marketingressourcen sind rund um die Uhr verfügbar.
- Eventmanagement: Veranstaltungsdetails, Anmeldungen und Updates können direkt über das Extranet abgewickelt werden.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Arbeitsgruppen und Projektteams profitieren von der parallelen Dateibearbeitung, Foren oder Echtzeit-Kommunikation.
- Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit: Dank genauer Zugriffssteuerung und Verschlüsselung ergibt sich ein sicherer Raum für vertrauliche Daten. Die intuitive Handhabung verleitet zur Nutzung des Extranets.
Extranet im Franchise
Einheitliche Kommunikation und Prozesse für alle
Franchisenehmer profitieren von zentralen Schulungsressourcen und Markenrichtlinien, die über das Extranet bereitgestellt werden. Die Kommunikation zwischen Franchisegeber und -nehmer wird somit optimiert und bietet einen zentralen Zugang zu wichtigen Ressourcen. Es unterstützt die Einhaltung von Markenrichtlinien und sorgt für reibungslose Abläufe in der gesamten Organisation.
Vorteile eines Extranets für Franchise-Systeme
- Zentraler Zugriff auf Informationen: Franchisegeber können Schulungsmaterialien, Marketingvorlagen, Betriebsanweisungen und Richtlinien bereitstellen, die Franchisenehmer jederzeit abrufen können.
- Effiziente Kommunikation: Mit einem Extranet können Nachrichten, Updates und Best Practices schnell und gezielt an alle Standorte verteilt werden.
- Standardisierung von Prozessen: Einheitliche Abläufe und Vorlagen fördern die Markenintegrität und sorgen für konsistente Kunden- und Mitarbeitererfahrungen.
- Ressourcen für die lokale Umsetzung: Franchisenehmer erhalten Zugriff auf Tools und Materialien, um ihre Standorte erfolgreich zu betreiben.
Was macht ein Bank Extranet aus?
Sicherheit und Effizienz im Fokus
Banken nutzen Extranets für den sicheren Datenaustausch mit Filialen, Partnern und Kunden. Sie stellen besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit. Daher spielt ein Extranet in der Bankenbranche eine entscheidende Rolle, um Externe sicher und effizient einzubinden. Ob Sparkassen Extranet, Volksbank Extranet oder andere Institutionen: Das Extranet bietet eine zentrale Plattform für den Austausch von Dokumenten, die Bereitstellung von Informationen und die Zusammenarbeit in einer stark regulierten Branche.
Vorteile eines Extranets für Banken
- Sicherer Dokumentenaustausch: Verträge, Berichte oder sensible Daten können über verschlüsselte Kanäle geteilt werden.
- Partnerintegration: Externe Partner wie Vermögensberater, Zahlungsdienstleister oder Versicherungsgesellschaften erhalten Zugriff auf relevante Informationen.
- Zentrale Kommunikation: Updates zu regulatorischen Anforderungen, Marktanalysen oder internen Prozessen können gezielt verteilt werden.
- Schulungen und Ressourcen: Extranets bieten Schulungsmaterialien und Handbücher für Mitarbeiter und Partner, um den Wissensstand einheitlich zu halten.
- Höchste Sicherheitsstandards und Compliance: Banken benötigen Extranets, die höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, Multi-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Zugriffsprotokolle. Die Einhaltung von bspw. DSGVO oder BaFin-Vorgaben ist dabei essenziell.
Fazit
Darauf kommt es an
Extranets sind ein wichtiger Bestandteil moderner Unternehmen, da sie die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg fördern und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Daten wahren. Ein Extranet ist mehr als nur ein digitales Netzwerk – es ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, effizienter mit seinen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Von der Einführung bis zur Optimierung bieten moderne Lösungen und Trends wie KI oder mobile Apps neue Möglichkeiten, um die digitale Zusammenarbeit zu revolutionieren.
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