Fluktuationskosten

Mitarbeiterfluktuation verursacht eine Vielzahl unterschiedlicher Kosten, die in ihrer Gesamtheit schnell unübersichtlich erscheinen können. Die übliche Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Fluktuationskosten schafft Struktur und Übersicht.

Direkte Kosten sind unmittelbar messbar und treten meist direkt im Zuge des Offboarding-Prozesses auf. Indirekte Kosten hingegen lassen sich oft nicht in konkreten Zahlen ausdrücken, machen sich aber durch zusätzlichen Zeitaufwand und Mehrbelastung der restlichen Mitarbeitenden bemerkbar.

Je nach Unternehmen, Branche und Position der ausscheidenden Person unterscheiden sich die konkreten Auswirkungen. Dennoch treten in nahezu jedem Fall von Mitarbeiterfluktuation wiederkehrende Kostenarten auf.

1. Austrittskosten

Die Austrittskosten umfassen alle Aufwendungen, die mit dem Verlassen eines Mitarbeitenden verbunden sind.

Direkte Austrittskosten:

• Auszahlung offener Resturlaubstage
• Krankmeldungen während der Kündigungsfrist
• Entgeltfortzahlung bei Freistellung
• Anwalts-, Gerichts- oder Abfindungskosten

Indirekte Austrittskosten:

• Bearbeitung und Verwaltung der Kündigung
• Durchführung eines Abschlussgesprächs
• Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
• Leistungseinbußen nach Bekanntgabe der Kündigung
• Zusätzliche Belastung der verbleibenden Teammitglieder

2. Recruitingkosten

Nach dem Austritt eines Mitarbeitenden beginnt die Suche nach einer geeigneten Nachfolge. Auch dieser Prozess ist mit erheblichen Kosten verbunden.

Direkte Recruitingkosten:

• Veröffentlichung von Stellenanzeigen
• Beauftragung von Personalberatungen oder Headhunter:innen

Indirekte Recruitingkosten:

• Erstellung und Abstimmung der Stellenausschreibung
• Sichtung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen
• Durchführung von Vorstellungsgesprächen
• Interne Abstimmungen zur Entscheidungsfindung

3. Onboardingkosten

Nach erfolgreicher Einstellung folgt die Einarbeitung der Neubesetzung. Auch dieser Prozess bringt personellen und finanziellen Aufwand mit sich.

Direkte Onboardingkosten:

• Einrichtung und technische Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Eventuell höheres Gehalt bei Neueinstellung

Indirekte Onboardingkosten:

• Aufsetzen des Arbeitsvertrags
• Anmeldung der Neubesetzung bei relevanten Stellen und Systemen
• Erstellung eines Onboarding-Plans
• Eingeschränkte Produktivität in der Einarbeitungszeit

4. Opportunitätskosten

Bei den Opportunitätskosten handelt es sich streng genommen nicht um tatsächliche Ausgaben, sondern um entgangene Gewinne. Im Zusammenhang mit Mitarbeiterfluktuation beziehen sich Opportunitätskosten auf die Verluste des Unternehmens, die entstehen, wenn Mitarbeitende nicht gehalten werden können.

Beispiele für Opportunitätskosten bei Fluktuation:

• Verlust von Kundenkontakten und geschäftlichen Beziehungen
• Verlust von (unternehmensinternem) Know-how und Wissen
• Notwendigkeit, Teams umzustrukturieren und Aufgaben neu zu verteilen
• Stillstand oder Verzögerung laufender Projekte

Um einen Eindruck zu bekommen, wie teuer das Offboarding eines bestehenden und daraufhin das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden werden kann, hat das Kompetenz Center Mitarbeiterbefragung im Jahr 2016 über 100 verschiedene Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden zu ihren Fluktuationskosten befragt. Diese Zahlen liefern weiterhin einen ersten Eindruck und Vergleichswert darüber, wie teuer Mitarbeiterfluktuation sein kann.

Demnach verteilen sich die Fluktuationskosten wie folgt:
Austrittskosten: ca. 4.200 € pro Fall
Recruitingkosten: ca. 10.700 € pro Fall
Onboardingkosten: ca. 4.100 € pro Fall
Opportunitätskosten: ca. 16.800 € pro Fall

Zu diesen Kosten kommt ein Aufschlag für eine Fehlbesetzung in Höhe von ca. 7.200 € pro Fall hinzu. Dieser ergibt sich aus der geschätzten Wahrscheinlichkeit von 20 Prozent, dass die Fluktuationskosten erneut anfallen.

Insgesamt liegen die Fluktuationskosten einer einzelnen Stelle bei ca. 43.000 €, können je nach Erfahrung und Funktion des Mitarbeitenden aber auch deutlich höher ausfallen.

Bei Betrachtung dieser vielen verschiedenen Kostenstellen kann der Eindruck entstehen, dass die Berechnung der Fluktuationskosten mit großem mathematischen Aufwand verbunden ist. Mit der folgenden Formel lassen sich die Fluktuationskosten allerdings einfach berechnen:

Fluktuationskosten = (Austrittskosten + Recruitingkosten + Onboardingkosten + Opportunitätskosten + Fehlbesetzungskosten) x (Anzahl der Mitarbeitenden x Fluktuationsrate)

Eine Anleitung zu Berechnung der Fluktuationsrate gibt’s hier.

Um die Anwendung der Formel zu veranschaulichen, folgt eine Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden, einer Fluktuationsrate von 10 % und den durchschnittlichen Kosten der Studie des Kompetenz Centers Mitarbeiterbefragung:

Fluktuationskosten = (4.200 € + 10.700 € + 4.100 € + 16.800 € + 7.200 €) x (1.000 x 10 %) = 4.300.000 €

Die Zahlen zeigen: Hohe Mitarbeiterfluktuation kann ein Unternehmen viel Geld kosten, daher ist es sinnvoll diese Kostenstelle so gering wie möglich zu halten. 

Der wirksamste Ansatz liegt dabei bei der Fluktuationsrate. Sie gibt an, wie hoch der Anteil der Fluktuation innerhalb eines Unternehmens ist. Je niedriger die Fluktuationsrate, umso geringer sind auch die Fluktuationskosten des jeweiligen Unternehmens.

Um die Gründe für eine hohe Mitarbeiterfluktuation effektiv reduzieren zu können, ist es essenziell diese so früh wie möglich zu identifizieren und entgegenzuwirken. 

Die häufigsten Gründe für Mitarbeiterfluktuation sind:

1. Ein fehlendes Onboarding-Konzept: Gerade zu Beginn ist es wichtig, neue Mitarbeitende langsam und Schritt für Schritt an die Aufgaben ihrer neuen Tätigkeit heranzuführen. Gerade komplexe oder unternehmensspezifische Teile ihrer Arbeit verstehen diese dann nachhaltiger und leichter. Dadurch lernen die Kolleg:innen alle Arbeitsbereiche auf strukturierte Weise kennen, statt von einer Informationsflut begrüßt zu werden. Denn gerade ein unzureichendes oder fehlendes Onboarding-Konzept, welches nicht ausreichend Zeit zur Einfindung lässt, kann s neue Mitarbeitende überfordern und dazu führen, dass sie sich noch in der Probezeit nach anderen Stellen umsehen.
2. Irreführende oder unrealistische Stellenausschreibungen: Noch vor dem Onboarding macht ein Unternehmen potenzielle Mitarbeitende durch Stellenausschreibungen auf sich aufmerksam. Stellen die Neubesetzungen nach einem erfolgreichen Bewerbungsprozess allerdings fest, dass sich ihre neue Tätigkeit maßgeblich von der Ausschreibung unterscheidet, zum Beispiel durch zusätzliche Aufgaben oder nicht erhaltende Leistungen, kann es schnell passieren, dass sie das Unternehmen wieder verlassen.
3. Fehlende berufliche Perspektiven und Aufstiegschancen: Die meisten Menschen streben im Laufe ihres Arbeitslebens eine Karriere an und innerhalb ihres Unternehmens aufsteigen. Sollten Mitarbeitende allerdings merken, dass sie irgendwann nicht weiter aufsteigen können oder noch schlimmer, falsche Versprechungen von ihren Vorgesetzten erhalten und dadurch das Gefühl bekommen, von ihnen hingehalten zu werden, beginnen sie häufig sich nach alternativen Unternehmen umzusehen.
4. Schwache Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Ob es die Unternehmenskultur, ein unpassender Führungsstil oder fehlende Transparenz innerhalb des Unternehmens ist, die Gründe für mangelnde Mitarbeiterzufriedenheit und die daraus resultierende fehlende Bindung zum Unternehmen können sehr vielfältig und höchst individuell sein. Allerding kann dieser Zustand, unabhängig von den Gründen, dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende immer weniger mit ihrem Unternehmen identifizieren und sich nach einer neuen Stelle umsehen.
5. Persönliche Gründe: Ob aufgrund eines Umzugs, einer Krankheit, der Gründung einer Familie oder anderer Veränderungen der Lebensumstände kann es vorkommen, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, obwohl sie sich grundsätzlich wohlfühlen.

Doch welcher Umgang mit den Fluktuationsrisiken, sofern diese in einem Unternehmen bestehen, ist für die Unternehmensführung ratsam, um Fluktuationsrate und damit zusammenhängende Kosten zu senken?

Um zu verstehen, wie sich die Mitarbeitenden fühlen und deren Gründe für einen Unternehmenswechsel frühzeitig zu verhindern, ist ein regelmäßiger Austausch mit ihnen oder das aktive Abfragen von Feedback wichtig. Dies kann unter anderem durch Zufriedenheitsbefragungen innerhalb des Social Intranets geschehen.

Das Unternehmen sollte sich generell genug Zeit für die Kolleg:innen nehmen, sei es beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder bei dem Setzen von Deadlines während laufender Projekte. Ziel dessen ist nicht, den Mitarbeiten unbegrenzt Zeit zu gewähren, sondern ihnen die Möglichkeit zu geben, in ihrem eigenen Tempo zu arbeiten, ohne dass die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens darunter leidet.

Die interne Kommunikation spielt ebenfalls eine große Rolle. Viele Mitarbeitende schätzen es, so früh wie möglich von Veränderungen zu erfahren, um sich frühestmöglich auf diese Einstellen zu können. Posts im Social Intranet können frühzeitig auf personellen Wechsel, die Einführung neuer Soft- oder Hardware oder anstehende Events hinweisen.

Das Ausscheiden von Kolleg:innen aus persönlichen Gründen lässt sich leider nie ganz verhindern, allerdings ist auch hier eine Kostenreduzierung möglich: Die Nutzung von Wissensmanagementtools unterstützt dabei das Wissen und Know-how der ausscheidenden Mitarbeitenden zu dokumentieren, beizubehalten und zu multiplizieren.

Mitarbeiterfluktuation ist ein fester Bestandteil des Arbeitslebens, kann für Unternehmen jedoch erhebliche finanzielle und strukturelle Auswirkungen haben. Neben klar messbaren Kosten für Austritt, Nachbesetzung und Einarbeitung entstehen oft zusätzliche Belastungen, die sich nicht direkt beziffern lassen, aber den laufenden Betrieb spürbar beeinflussen.

Deshalb ist es entscheidend, die eigene Fluktuationsrate regelmäßig zu beobachten und ihre Ursachen frühzeitig zu identifizieren. Wer gezielt in die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden investiert, senkt nicht nur die Fluktuationskosten, sondern stärkt auch die Stabilität im Team.

Ein durchdachtes Onboarding, klare und ehrliche Kommunikation, realistische Stellenausschreibungen sowie der verantwortungsvolle Umgang mit Wissen schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende langfristig bleiben wollen. So wird die Fluktuation nicht zur Belastung, sondern Teil einer nachhaltigen Personal- und Unternehmensstrategie.