Gewusst wie: Den Arbeitsalltag mit Social Collaboration produktiver gestalten

Für Führungskräfte sind Struktur und organisiertes Arbeiten das A und O. Sonst geht Wichtiges unter und der Organisationserfolg leidet. Wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit Social Collaboration produktiver gestalten können, zeigen diese fünf Beispiele.

Warum Social Collaboration den Arbeitsalltag entlastet

Vielleicht kennen Sie das: Sie sind als Führungskraft Teil eines wichtigen Projekts Ihrer Organisation. Während immer mehr E-Mails in Ihrem Postfach eintrudeln, sind Sie auf der Suche nach einem wichtigen Dokument für das nächste Meeting. Die Zeit, die Sie dafür aufwenden, fehlt Ihnen am Ende des Tages für andere, wichtigere Aufgaben. Die Konsequenz sind Überstunden, unter denen das Privatleben leidet. Oder aber Wichtiges geht im Stress schlichtweg unter. Natürlich sind beide Fälle nicht wünschenswert – vor allem im Hinblick auf den Erfolg Ihrer Organisation. Viele der Aufgaben können Sie aber mit Social Collaboration effektiver lösen. So schaffen Sie es als Führungskraft Zeit für die wirklich relevanten Themen frei zu machen.

Wie Sie mit einem Social-Collaboration-Tool Ihren Arbeitsalltag verbessern

1. Auf interaktiven Plattformen direkt kommunizieren statt E-Mails zu schreiben

Eines der Hauptprobleme im Tagesgeschäft vieler Organisationen ist die unstrukturierte Kommunikation unter den Kollegen. Häufig werden massenweise E-Mails mit zu vielen Personen im CC verschickt. Dabei ist es wenig verwunderlich, wenn Sie den Überblick verlieren. Vor allem, wenn Nachfragen über mehrere Stellen laufen müssen, gerät der ursprüngliche Zweck einer E-Mail schnell in Vergessenheit.
Social-Collaboration-Tools ermöglichen es, genau diese Kommunikationsabläufe organisierter zu gestalten. So können auf interaktiven Plattformen etwa Diskussionen für bestimmte Personengruppen einsehbar dargestellt werden. Jeder kann sich an Umfragen beteiligen oder Dokumente für Kollegen verfügbar machen. Aber auch die Möglichkeit, Direktnachrichten zu verschicken und damit bestimmte Informationen zu schützen, besteht. Ihre Suche nach dem Dokument für das Meeting dauert im Optimalfall so nicht länger als drei Minuten. Durch den übergreifenden Zugriff auf Informationen machen diese Tools auch viele Telefonate und persönliche Treffen überflüssig. Denn der Austausch findet bereits digital statt.

2. Meetings mit Social Collaboration vorbereiten, begleiten und reflektieren

Haben Sie das Dokument gefunden und sitzen im Meeting, um dann zu merken, dass immer noch Informationen fehlen? Besonders, wenn in Meetings Beteiligte aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen, sorgt das oftmals für Chaos. Dabei geht wertvolle Zeit verloren – für das Finden von Präsentationen oder das Abstimmen über die Tagesordnung.
Meetings können mit Social Collaboration produktiver und effizienter durchgeführt werden. Das liegt vor allem an den zahlreichen Möglichkeiten, die die Tools zur Organisation bieten. So kann schon im Vorhinein über einen Termin abgestimmt werden. Den dazugehörigen Eintrag im Kalender können Sie dann mit Themen und einem Ablaufplan befüllen und Teilnehmer einsehen. Wenn Sie alle Ergebnisse als Beitrag auf der Plattform festhalten, sparen Sie auch nach dem Termin Zeit. Denn so finden Sie schnell alles wieder, was Sie zur Planung nächster Schritte brauchen. Informationen müssen Sie sich so nicht erst umständlich an verschiedenen Stellen zusammensuchen.

3. Aufgaben über Social-Collaboration-Tools verteilen

Bei Ihnen als Führungskraft sammeln sich viele übergeordnete Aufgaben, die erledigt werden müssen. Dabei den Überblick zu wahren und bestimmte Teilbereiche an Kollegen weiterzugeben, ist oftmals leichter gesagt als getan. Mit Blick auf die strategischen Ziele und die Produktivität Ihrer Organisation ist das aber unumgänglich.
Interaktive Plattformen bieten zahlreiche Funktionen, um Zwischenstände und Aufgaben übersichtlich darzustellen. So sind im Beitragsverlauf etwa Personenmarkierungen möglich, über die Aufgaben verteilt werden können. Auch andere systematische Darstellungsweisen, zum Beispiel Projektpinnwände, bieten hierzu eine gute Option. Hier kann der Bearbeitungsstand verschiedener Aufgaben leicht abgelesen werden. Besonders für große Projekte bieten Social-Collaboration-Tools in diesem Bereich viel Potential.

4. Informationen und Dokumente sicher auf interaktiven Plattformen ablegen

Wie bereits angesprochen ist es zeitaufwändig nach wichtigen Dateien im E-Mail-Postfach zu suchen. Noch ärgerlicher ist es aber, wenn Sie die Informationen nicht finden und alles noch einmal neu erarbeiten müssen. Diese Doppelarbeit ist nicht nur frustrierend, sie ist auch unproduktiv.
Social-Collaboration-Plattformen können Ihnen dahingehend helfen. Sie dienen als zentraler Ort zur Speicherung von Informationen und Expertise. Das erleichtert Ihnen das Auffinden von relevanten Materialien. Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an. Denn Wissen, das einmal erarbeitet wurde, ist langfristig abgespeichert und für alle Nutzer abrufbar.

5. Durch Social Collaboration flexibel von unterwegs arbeiten

In vielen Organisationen sind Dienstreisen Teil des Alltags. Zwar wird während dieser Zeit effektiv an Aufgaben gearbeitet. Gleichzeitig bleiben aber Dinge liegen, die nur vom Schreibtisch aus erledigt werden können – meistens, weil der Zugriff auf Dokumente nicht vorhanden ist oder der Kontakt zu beteiligten Kollegen fehlt.
Wie die meisten Organisationen bereits erkannt haben, sind Social-Collaboration-Tools das perfekte Mittel, um diese Lücke zu schließen. Denn diese können Sie auch von unterwegs jederzeit erreichen, etwa über eine App auf Ihrem Smartphone. So müssen Aufgaben nicht bis zur Rückkehr ins Büro liegen bleiben und nachgeholt werden. Stattdessen können Sie von egal welchem Ort zu egal welcher Zeit erledigt werden.

Mit Social Collaboration produktiver arbeiten

Damit Sie sich die positiven Auswirkungen von Social Collaboration zunutze machen können, müssen alle an einem Strang ziehen. Erst wenn allen die Vorteile von Social Collaboration bewusst sind, starten Sie durch. Seien Sie Ihren Kollegen deshalb als Digital Leader ein Vorbild. In unserem Crash-Kurs erfahren Sie, was eine digitale Führungskraft ausmacht und welche Methoden Sie zur Leitung Ihres Teams einsetzen können. So erreichen Sie ganz neue Produktivitätslevel.

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