Erfolgreiche Gremienarbeit

Ein Gremium ist eine Gruppe von Personen, die sich regelmäßig trifft, um spezifische Aufgaben oder Fragestellungen zu bearbeiten. Diese Teams bestehen oft aus Vertreter:innen verschiedener Interessengruppen innerhalb einer Organisation, die ihre Perspektiven einbringen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. In Verbänden übernehmen Gremien häufig strategische oder operative Funktionen. Das können beispielsweise Ausschüsse, Arbeitskreise oder Vorstandsrunden sein.

Das Wort „Gremium“ leitet sich vom Lateinischen „gremium“ ab, was so viel wie „Schoß“ bedeutet – sinnbildlich für einen geschützten Raum, in dem Diskussionen geführt und gemeinsam Entscheidungen getroffen werden. Heute definiert man ein Gremium als eine formelle oder informelle Gruppe, die mit spezifischen Aufgaben betraut ist. Solche Aufgaben fallen unter die Gremienarbeit und das sind zum Beispiel die Beratung zu bestimmten Themen, die Entwicklung neuer Strategien oder die Sicherstellung eines reibungslosen Verbandsbetriebes.

Die Gremienarbeit beschreibt die organisierte Zusammenarbeit innerhalb eines Gremiums, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Meist kommen die Gremien in Sitzungen zusammen, um über Themen und Fragestellungen zu diskutieren. Ziel einer erfolgreichen Gremienarbeit ist es Empfehlungen auszusprechen, Entschlüsse zu fassen oder Abschlussberichte zu verfassen. Für die Arbeit der Gremien ist sowohl eine strukturierte Kommunikation zwischen den Mitgliedern als auch die Erarbeitung von Ergebnissen, die einen Mehrwert für die Organisation, bzw. den Verband, schaffen unerlässlich.

Gremienarbeit ist ein unverzichtbarer Bestandteil für die strategische Steuerung von Verbänden. Sie ermöglicht eine effektive Meinungsbildung, stellt sicher, dass alle Mitglieder gehört werden und sich beteiligen können und fördert die demokratische Entscheidungsfindung. Darüber hinaus trägt sie zur Erhöhung der Transparenz und Akzeptanz bei, da Entscheidungen auf breiter Basis getroffen werden. Für Verbände spielt die Gremienarbeit daher eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund sind Verbände gut beraten, ihre Gremienarbeit so effizient und zielführend wie möglich zu gestalten. Auch eine regelmäßige Überprüfung, ob es Verbesserungsbedarf gibt, ist oftmals sinnvoll.

Bei der klassischen Gremienarbeit begegnen Verbände und Mitgliedsorganisationen einigen Herausforderungen. Besonders die Informationsvermittlung über die bestehenden Kommunikationskanäle ist herausfordernd. Dazu zählt zunächst die Information der Mitglieder über Rundschreiben. Meist findet dies über einen E-Mail-Verteiler statt. Das hat zur Folge, dass die Öffnungsraten niedrig sind, da das Rundschreiben in überfüllten E-Mail-Postfächern untergeht und übersehen wird. Kritisch wird es auch bei der Organisation von Gremiensitzungen: Hier muss sowohl die Vor- als auch die Nachbereitung abgehandelt werden. Dazu zählen die Terminabstimmung sowie die Einladung zur Sitzung und die Abstimmung zu Themen. Diese Prozesse sind oft langwierig und über E-Mail-Verkehr nur schlecht abbildbar, da hier einiges an synchroner Kommunikation und Austausch nötig ist. Nach der Sitzung folgt der Versand von Protokollen, der oft mit einer zeitaufwendigen Aufbereitung von Dokumenten einhergeht. Der Verband sieht sich also mit diversen Herausforderungen konfrontiert.