Digitale Gremienarbeit

Digitale Gremienarbeit, auch Gremienarbeit online oder Online-Gremienarbeit genannt, beschreibt den Einsatz moderner Technologien, um die Zusammenarbeit in Gremien effizienter zu gestalten. Dabei werden traditionelle Sitzungsformate durch virtuelle Meetings, Cloud-basierte Tools und spezialisierte Software, wie beispielsweise ein eigenes Mitgliederportal mit einer zugehörigen Verbands-App, ergänzt oder ersetzt.

Vorteile der digitalen Gremienarbeit

• Flexibilität: Mitglieder können unabhängig von ihrem Standort teilnehmen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Reisezeiten entfallen, und Abstimmungen erfolgen schneller.
• Zentraler Zugriff auf Dokumente: Alle relevanten Unterlagen stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Typische Anwendungsbereiche sind folgende: Von Vorstandssitzungen über Arbeitsgruppen bis hin zu Ausschüssen – digitale Gremienarbeit ist vielseitig einsetzbar und eignet sich für jede Art von Organisation.

Spezialisierte Softwarelösungen sind das Herzstück der digitalen Gremienarbeit. Sie bieten Funktionen, die den gesamten Prozess – von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung – vereinfachen. Das bekannteste Beispiel ist hier ein eigenes Mitgliederportal, bzw. eine eigene Verbands- oder Gremienplattform. 

Funktionen moderner Gremienarbeit-Software

• Agenda-Management: Erstellen und Teilen von Tagesordnungen und Vorlagen.
• Dokumentenverwaltung: Sichere Ablage und Verteilung von Protokollen, Berichten und Präsentationen.
• Aufgabenmanagement: Verfolgung von Beschlüssen und To-dos.
• Abstimmungstools: Digitale Abstimmungen für schnelle Entscheidungen.

Beliebtes Tool für digitale Gremienarbeit: Speziell für Verbände entwickelte Plattformen und Apps bieten Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Gremien zugeschnitten sind.

Online-Gremienkonferenzen sind eine praktische Alternative zu Präsenzsitzungen. Mithilfe von Videokonferenz-Tools können Mitglieder effizient zusammenarbeiten, auch wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden.

Best Practices für Online-Gremienkonferenzen

• Gute Vorbereitung: Agenda und Unterlagen vorab versenden und sichten.
• Technische Checkliste: Sicherstellen, dass Mikrofon, Kamera und Internetverbindung einwandfrei funktionieren.
• Strukturierte Moderation: Klare Leitlinien für Diskussionen und Redebeiträge.

Herausforderungen und Lösungen beim Online-Meeting im Gremium

Online-Konferenzen erfordern Disziplin und eine starke Moderation, um Ablenkungen zu vermeiden und alle Teilnehmenden aktiv einzubinden. Spezielle Funktionen wie „Hand heben“ oder Chat-Tools unterstützen dabei. Auch das parallele Festhalten von Stichpunkten kann sinnvoll sein und lässt sich beispielsweise über das eigene Mitgliederportal umsetzen.

Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände optimierte Plattform für die digitale Gremienarbeit. Hier wird dem Mitglied die freie Kanalauswahl ermöglicht: Von E-Mail-Zusammenfassung bis hin zum Zugriff über den Web-Browser und Mobile Apps. So können die besonders digitalen mit echten Mobile Apps oder am Laptop mit professionellen Web-Apps arbeiten. Die weniger digitalen können zunächst auch ohne Beteiligung wie gewohnt via E-Mail mitlesen und beim sich beim passenden Thema einschalten und mitreden. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Verband auch wirklich alle über eine Plattform, also auf einem Kanal, erreicht und nicht parallel E-Mails an die Kritiker*innen oder Verweigerer*innen senden muss. So wird Doppelarbeit vermieden, was für mehr Akzeptanz in der Geschäftsstelle sorgt. Dies ist ein kleiner Teil von den verschiedenen Möglichkeiten, die nachhaltiges Stakeholder Engagement im Verband leisten kann.

Doch die funktionalen Anforderungen von Verbänden für effektive Gremienarbeit gehen noch weiter: Hinzu kommen der stärkere Fokus auf Abstimmungsfunktionen und weniger auf Echtzeit Synchronkommunikation, die Unterstützung bei der Konsensbildung, bei Termineinladungen an externe samt Anhängen, die Agenda- und Teilnehmerverwaltung bei Veranstaltungen. All das sind Bereiche, die eine Plattform für digitale Gremienarbeit abbilden muss.

Virtuelle Gremiensitzungen gehen über reine Videokonferenzen hinaus. Sie integrieren weitere digitale Tools, um die Zusammenarbeit noch produktiver zu gestalten.

Merkmale virtueller Gremiensitzungen

• Interaktive Elemente: Whiteboards und Umfrage-Tools fördern den Austausch.
• Protokollierung in Echtzeit: Ergebnisse können direkt dokumentiert und geteilt werden.
• Datensicherheit: Verschlüsselte Plattformen schützen sensible Informationen.

Zu den Vorteilen für Verbände gehören: Virtuelle Sitzungen ermöglichen es Verbänden, flexibel und schnell auf aktuelle Themen zu reagieren, ohne auf physische Treffen angewiesen zu sein.