Das 1×1 der effizienten Gremiensitzung

Online-Gremiensitzungen haben sich in den letzten Jahren als beliebte Alternative zu klassischen Präsenztreffen des Gremiums etabliert. Sie bieten zahlreiche Vorteile, insbesondere für dezentral organisierte Teams:

Vorteile von Online-Gremiensitzungen

• Zeit- und Kostenersparnis: Reisekosten entfallen, und Teilnehmende können flexibel von überall aus teilnehmen.
• Einfacher Zugang zu digitalen Unterlagen: Dokumente können in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden.
• Schnelle Organisation: Termine lassen sich kurzfristig ansetzen.

Technische Voraussetzungen

Für eine erfolgreiche Online-Gremiensitzung benötigen Sie:

• Zuverlässige Plattform: Tools wie ein eigenes Mitgliederportal oder eine eigene zugehörige Verbands-App.
• Technische Ausstattung: Kamera, Mikrofon und stabile Internetverbindung.
• Klare Moderation: Eine strukturierte Leitung verhindert, dass Diskussionen ins Chaos abdriften.

Die Vorbereitung einer Gremiensitzung im digitalen Raum, z. B. mithilfe eines Mitgliederportals, lässt sich durch folgende Tipps erleichtern: 

1. Verschicken Sie die Einladungen mit den entsprechenden Einwahldaten an die Teilnehmenden Ihres Verbandes
2. Verschicken Sie eine Agenda bzw. Tagesordnung
3. Wenn es ein Protokoll zu einer vorangegangenen Gremiensitzung gibt, stellen Sie auch dieses zur Verfügung. Sie können es direkt verlinken.
4. Wählen Sie sich frühzeitig ein, um vor den Teilnehmenden da zu sein und noch Zeit für kleineren Smalltalk und begrüßende Worte zu sein. Während Sie mit einem Mitglied sprechen, können alle anderen ihre Technik überprüfen und dann kann die Sitzung auch pünktlich starten.
5. Seien Sie besonders gut vorbereitet– bei jedem Online-Format! Seien Sie inhaltlich vorbereitet und halten Sie klar strukturierte, Arbeits- und Entscheidungsvorlagen bereit. Testen Sie die Gremiensitzung vorab unter Realbedingungen mit Ihrem Projektteam sowie beteiligten Referent:innen.
6. Erholung ist die Würze der Arbeit: Veranstaltungen im virtuellen Raum erfordern fordern mehr Konzentration von ihren Teilnehmenden. Gerade bei eng getakteten Gremiensitzungen, in denen Entscheidungen getroffen werden sollen, ist eine gleichbleibend hohe Konzentration ein zentraler Erfolgsfaktor. Planen Sie darum Verschnaufpausen ein.

Die Moderation hat die Aufgabe und Verantwortung, zu moderieren und die Teilnehmenden so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht. Dabei geht es auch um die Zufriedenheit der Sitzungsteilnehmenden.

Aufgaben der Moderation zu Beginn der digitalen Sitzung

• Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teilnehmenden willkommen.
• Stellen Sie sicher, dass niemand ein Problem mit der Verbindung hat.
• Beginnen Sie ggf. mit einem leichten Smalltalk. Er schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmenden.
• Stellen Sie das Ziel der Sitzung vor.
• Bestimmen Sie eine/n Protokollführer:in.
• Bitten Sie um das Minimieren von Stör- und/oder Hintergrundgeräuschen. Am besten funktioniert eine strikte Stummschalt-Disziplin. Jede Person, die nicht vorhat zu sprechen, schaltet das eigene Mikro aus. Dadurch erkennen Sie auch schneller, wer etwas sagen möchte.

Aufgaben der Moderation während einer online Gremiensitzung

• Sie sehen in einer digitalen Sitzung oft nicht, wenn sich Teilnehmende zu Wort melden. Wenn Sie moderieren, fragen Sie immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmende melden.
• Da die Teilnehmenden sich nicht physisch begegnen, merken sie oft nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wortmeldungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wortmeldungen und geben dann jedem einzelnen Teilnehmenden das Wort.
• Den fehlenden Blickkontakt können Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teilnehmenden mit Namen ansprechen, wenn Sie sich direkt auf ihren Beitrag beziehen.
• Hören Sie konzentriert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade wenn Teilnehmende sich nicht vor Ort persönlich erleben, entstehen oft Missverständnisse. Sprechen Sie diese gegebenenfalls an.
• Wiederholen Sie Zwischenstände. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung. Für alle Teilnehmenden wird das Zusammengetragene nochmals deutlich hörbar gemacht.

Aufgaben der Moderation am Ende einer digitalen Sitzung

• Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkenntnisse zusammen.
• Wiederholen Sie die Aufgaben, die sich in der Sitzung ergeben haben (und den/die jeweils Verantwortliche/n).
• Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abgearbeitet wurden.
• Verabschieden Sie die Teilnehmer und weisen Sie ggf. auf Folgetermine hin.

Hybride Gremiensitzungen kombinieren die Vorteile von Präsenz- und Online-Formaten. Einige Teilnehmende sind vor Ort, während andere virtuell zugeschaltet werden. Dieses Modell ist besonders praktisch, wenn nicht alle Mitglieder des Gremiums an einem Standort verfügbar sind.

Herausforderungen bei hybriden Sitzungen

• Technische Abstimmung: Eine nahtlose Integration von Online-Teilnehmern erfordert moderne Konferenztechnik.
• Inklusion aller Teilnehmenden: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass virtuelle Teilnehmer:innen ebenso eingebunden werden, wie die vor Ort Anwesenden.

Vorteile hybrider Sitzungen

• Flexibilität: Mitglieder können je nach persönlicher Situation entscheiden, wie sie teilnehmen.
• Kosteneffizienz: Kombiniert die Vorteile von physischer Präsenz und digitaler Teilnahme.

Ob vor Ort, online oder hybrid – Gremiensitzungen sind ein zentraler Baustein für die Entscheidungsfindung in Verbänden und Organisationen. Mit klaren Abläufen, modernen Technologien und einem durchdachten Management können diese Meetings nicht nur effizient, sondern auch flexibel gestaltet werden. Online- und hybride Formate bieten neue Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu verbessern und Barrieren zu überwinden. Verbände, die diese Technologien einsetzen, schaffen nicht nur Mehrwerte für ihre Mitglieder, sondern setzen auch auf zukunftsorientierte Arbeitsweisen. So wird die Gremiensitzung ein Erfolg – unabhängig vom Format.