Gremienmanagement
Zukunftsfähig, transparent & zugänglich
Die Arbeit in Gremien ist eine der wichtigsten Aufgaben im Verband. Hier werden Meinungen diskutiert, Beschlüsse gefasst und Prozesse definiert. Die Schlagkraft Ihres Verbandes resultiert daraus, wie gut diese Arbeit funktioniert. Erfolgreiches Gremienmanagement führt nicht nur dazu, dass die inhaltlichen Positionen Ihres Verbandes gestärkt werden, sondern auch, dass die Mitglieder aktiver partizipieren und dem Verband so einen starken Standpunkt verschaffen. Doch nur durch ein effektives Gremienmanagement entfaltet sich die volle Wirkung. Hier erfahren Sie, warum ein durchdachtes Management der Gremien so wichtig ist, welche Erfolgsfaktoren es gibt und wie Herausforderungen gemeistert werden können.
Made in Germany
DSGVO-konform
Warum ist ein effizientes Gremienmanagement wichtig?
Die Relevanz für den Verband
Ein effizientes Gremienmanagement sorgt dafür, dass Gremien ihre Aufgaben zielgerichtet, transparent und effizient erledigen können. Ohne klare Strukturen und Prozesse laufen Diskussionen oft ins Leere, wichtige Entscheidungen werden verzögert oder Ressourcen verschwendet. Dies kann die Handlungsfähigkeit des gesamten Verbandes beeinträchtigen. Ein gutes Gremienmanagement setzt hier an und schafft klare Prozesse, fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und sorgt für eine reibungslose Organisation – von der Terminfindung über die Sitzungsmoderation bis hin zur Dokumentation und Nachbereitung. Es gewährleistet, dass die Mitglieder ihre Zeit sinnvoll nutzen und sich auf strategisch relevante Themen konzentrieren können.
Gremienmanagement: So kommen Sie von der Vorlage zum Beschluss
1. Vorschlag
Im Normalfall kommt ein Mitglied mit einem Vorschlag auf die Gremiumsleitung zu. Die Person liefert eine Idee, zu welchem Thema das Gremium einen Beschluss fassen könnte. Oft ist der Person gar nicht bewusst, wie es ab hier weitergeht. Solche Vorschläge werden häufig über Beiträge im Mitgliederportal oder im persönlichen Gespräch aufgeworfen.
2. Workflow
Im zweiten Stadium wird die Idee qualifiziert. Es wird von einem Teil des Gremiums eine Beschlussvorlage erarbeitet. Diese wird im Anschluss von Mitarbeiter:innen des Verbandes auf inhaltliche und rechtliche Aspekte hin überprüft. Im Mitgliederportal kann die Datei mit der Vorlage zentral abgelegt und bearbeitet werden. Das ständige Hin- und Herschicken entfällt so. Auch die Diskussion über Anmerkungen und Änderungswünsche findet hier statt, bspw. in Form von Beiträgen und Kommentaren.
3. Vorlage
Ist die Vorlage erstellt, wird über das Mitgliederportal ein Termin für die Gremiensitzung abgestimmt und festgelegt. Mitglieder, die verhindert sind, können sich hier informieren und im Zweifel ihr Stimmrecht per Vollmacht an ein anderes Mitglied übertragen. Über das Mitgliederportal kann die fertige Beschlussvorlage dann automatisiert an alle Mitglieder verschickt werden.
4. Gremiensitzung
Der Beschluss der Vorlage wird auf der Gremiensitzung durchgeführt. Diese findet meist in Form eines persönlichen oder virtuellen Treffens statt. Im Mitgliederportal werden dann Teilnehmende, Beschlüsse und am Ende das Protokoll dokumentiert und zur Verfügung gestellt.
5. Maßnahmenüberwachung
Wurde ein Beschluss getroffen, leiten sich hieraus Prozesse und Maßnahmen ab, die überwacht werden müssen. Dies gelingt bspw. über Projektstände und digitale Pinnwände im Mitgliederportal. So lässt sich eine termingerechte Durchführung überwachen und im Blick behalten, ob alles gut funktioniert.
6. Archivierung
Um die Inhalte für alle abrufbar zu machen, lassen sich alle Dokumente, egal ob Arbeitspapiere, Vorlagen oder Protokolle, im Dateimodul des Mitgliederportals archivieren. So ist alles stets verfügbar und Sie können auf das Wissen jederzeit zugreifen. Auch Kolleg:innen, die ähnliche Projekte managen, können sich so einen Überblick verschaffen und sich ansehen, wie sie den Prozess in ihrem Gremium aufbauen, bzw. verbessern können.
Erfolgreiches Gremienmanagement
Auf diese 6 Säulen kommt es an
Erfolgreiches Gremienmanagement basiert auf 6 Säulen, die zusammen die Grundlage für produktive und effektive Arbeit bilden:
1. Zielgerichtetheit
Definieren Sie klare Ziele, bevor Sie ein neues Thema oder Projekt angehen. Sie können dann jederzeit überprüfen, ob Sie noch in die richtige Richtung laufen oder vom Weg abzukommen drohen. Das Ziel können Sie beispielsweise über Ihr Mitgliederportal verbreiten sowie in die Gremiensitzungen aufnehmen. So haben es alle Beteiligten stets vor Augen.
2. Transparenz
Halten Sie alles fest, was Sie gemeinsam erarbeiten. Genauso wichtig wie das Ziel ist der Weg dorthin. Teilen Sie Meilensteine, Zwischenstände und Dokumentationen transparent. So können auch neue Gremiumsmitglieder jederzeit einsehen, was passiert ist und finden schnell den Anschluss.
3. Kollaboration
Achten Sie darauf, dass alle Ergebnisse im Gremium kollektiv erarbeitet werden. Die wirkliche Arbeit an einer Aufgabe kann gerne nur von Einzelnen erledigt werden, der Rest des Gremiums sollte dann jedoch punktuell, zum Beispiel über Abstimmungen, beteiligt werden. So wird sichergestellt, dass am Ende alle maximal zufrieden sind. Eine punktuelle Beteiligung ist zum Beispiel bei der Themenfindung und -abgrenzung oder auch „nur“ durch Beschluss oder Zustimmung am Ende denkbar.
4. Moderation
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die strukturierte Moderation von Sitzungen. Eine starke Moderation hält Diskussionen fokussiert und stellt sicher, dass alle Beteiligten Gehör finden. Ebenso wichtig ist eine klare Entscheidungsfindung, die auf nachvollziehbaren Kriterien basiert.
5. Zugänglichkeit
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gremienarbeit für alle zugänglich ist. Das bedeutet, dass es für digitale Vorreiter:innen ebenso nutzbar sein sollte, wie für eher analoge Kolleg:innen. Das gelingt beispielsweise über ein passendes Mitgliederportal, welches sowohl über die zugehörige Mobile App, als auch den herkömmlichen Webbrowser erreichbar ist. So stellen Sie sicher, dass kein Mitglied ausgeschlossen wird.
6. Nachverfolgung
Nach der Sitzung ist vor der Sitzung: Beschlüsse und Aufgaben müssen dokumentiert und nachverfolgt werden. Gremienmanagement umfasst daher auch das Monitoring von Umsetzungen und das regelmäßige Feedback an die Beteiligten.
Die 6 Säulen helfen, Ihr Gremium so zu managen, dass Aufgaben erledigt und die Mitglieder beteiligt werden.
Herausforderungen im Gremienmanagement
Trotz bester Organisation gibt es zahlreiche Herausforderungen, die das Gremienmanagement meistern muss:
Zeitmanagement
Gremienarbeit ist oft neben anderen Aufgaben angesiedelt, sodass Zeitengpässe bei den Mitgliedern keine Seltenheit sind. Effektive Terminabstimmungen und eine straffe Sitzungsführung helfen, diese Hürde zu überwinden.
Heterogene Interessen
In Gremien treffen oft Mitglieder mit unterschiedlichen Hintergründen und Interessen aufeinander. Hier gilt es, einen Konsens zu finden, der die Bedürfnisse aller Parteien berücksichtigt, ohne den Fokus zu verlieren.
Technologische Hürden
Insbesondere in dezentral organisierten Verbänden sind digitale Lösungen wie Videokonferenzen oder Dokumentenmanagementsysteme unerlässlich. Allerdings stoßen solche Tools manchmal auf technologische oder anwendungsbezogene Widerstände. Eine gute Einführung und Schulung der Mitglieder kann Abhilfe schaffen.
Motivation der Mitglieder
Ohne ausreichende Motivation und Engagement der Mitglieder droht die Gremienarbeit ins Stocken zu geraten. Ein wertschätzendes Umfeld, klare Zielvorgaben und regelmäßige Erfolge fördern die Motivation.
Fazit
Gremienmanagement: Mitgliederportal & Co als Basis für Erfolg
Effizientes Gremienmanagement ist mehr als nur Organisation – es ist der Schlüssel, um Gremien erfolgreich zu steuern und die Zusammenarbeit optimal zu gestalten. Klare Strukturen, moderne Tools und ein guter Kommunikationsfluss schaffen die Grundlage, um die Herausforderungen zu meistern und die Arbeit der Gremien auf ein neues Niveau zu heben. Ein durchdachtes Gremienmanagement zahlt sich aus: Es erhöht die Produktivität, verbessert die Entscheidungsqualität und stärkt die Handlungsfähigkeit des gesamten Verbandes. Verbände, die gezielt in diese Prozesse investieren, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil – heute und in Zukunft.
Sie möchten mehr?
Sichern Sie sich jetzt das Info-Paket Stakeholder Engagement
Darin enthalten:
- Die 5 gängigsten Anwendungsfälle und Zielsetzungen
- 5 Herausforderungen der Verbandswelt.
- Die neue Art der Informationsverteilung
- Die Schritte der Digitalisierung
- Ergebnisse mit tixxt
Oder lesen Sie hier weiter:
Sind Sie neugierig auf die Herausforderungen und Erfolge anderer Organisationen?
Probieren Sie tixxt aus und entdecken Sie gemeinsam mit einem unserer Experten, wie Ihre Organisation tixxt einsetzen kann.
