Hybride Konferenzen

Im Unterschied zu einer klassischen Konferenz fällt bei einer hybriden Veranstaltung die Bindung an einen bestimmten Veranstaltungsort weg. Damit sind Veranstalter nicht mehr darauf angewiesen, dass jede:r einzelne Teilnehmende vor Ort anwesend ist.
Eine hybride Konferenz entlastet wiederum häufig die Teilnehmenden, da sie gegebenenfalls keine langen Anreisen in Kauf nehmen müssen und sich trotzdem an Diskussionen beteiligen oder an Workshops teilnehmen können.

Eine klassische Konferenz wird meist nicht zusätzlich gefilmt und kann danach nicht noch ein weiteres Mal angeschaut werden. Da eine hybride Veranstaltung zwangsläufig aufgezeichnet wird, ist es einfach, sich bestimmte Diskussionen, Vorträge oder Beiträge im Nachhinein noch einmal anzuschauen.

Das Ausmaß einer hybriden Konferenz kann stark variieren – je nach Anforderungen und Erwartungen der Teilnehmenden.
Daher gibt es verschiedene Arten, wie eine hybride Konferenz gestaltet werden kann:

• Online- und Onsite-Konferenz decken sich: Bei dieser Umsetzung erleben die online und onsite Teilnehmenden eine nahezu identische Konferenz. Teilnehmende, die online dazugeschaltet werden, verfolgen die gesamte Veranstaltung in Echtzeit und können an Diskussionen und Workshops via eines Intranets, einer Event-App oder eines Votingtools teilnehmen und Fragen mittels einer Chatfunktion stellen.
  Außerdem gibt es die Möglichkeit, in den Pausen digitale Events zu veranstalten und Catering-Pakete an die Teilnehmenden zu verschicken.
• Onsite first, online second: Diese Art der Umsetzung findet die Konferenz vor Ort wie gewohnt statt, die Online-Variante wird allerdings erst einige Tage später angeboten. Das hat den Vorteil, dass Abschnitte, die weniger interessant sind oder in welchen es einen Leerlauf gibt, herausgeschnitten werden können. Dadurch wird die Veranstaltung etwas kompakter und weniger zeitintensiv.
  Diskussionen und Workshops können dennoch stattfinden, allerdings nur mit den online Teilnehmenden.
• Online als Best-of: Wenn sich Teilnehmende nur für die Inhalte einer Konferenz interessieren und nicht an Workshops oder Diskussionen teilnehmen wollen, gibt es die Möglichkeit, die Inhalte der Konferenz auf das wesentliche zu reduzieren. Diese kompakte Version kann dann allen Teilnehmenden (online und vor Ort) zur Verfügung gestellt werden. Damit haben die Online-Teilnehmenden zwar einen Zugriff auf die Inhalte der Konferenz, können aber nicht an den Workshops und Diskussionen teilnehmen.
• Onsite first, online als Videoreihe: Konferenzen können häufig sehr zeitintensiv und komplex werden. Eine Konferenz kann daher in verschiedene, kürzere Videos aufgeteilt werden, um die Vermittlung der Inhalte etwas zu entzerren. Auf diese Weise können die Teilnehmenden einerseits die Inhalte in ihrem persönlichen Tempo angucken und andererseits Beiträge der Konferenz, die für sie weniger relevant sind, einfach überspringen.
• Hybride Satelliten-Konferenzen: Je nach Größe eines Unternehmens oder der jeweiligen Veranstaltung kann es vorkommen, dass eine Konferenz an verschiedenen Standorten stattfindet. Typischerweise findet jeweils an einem Standort ein Teil der Konferenz statt, allerdings nicht gleichzeitig, sondern nacheinander. Damit die Teilnehmenden an jedem Standort keine Informationen entgehen, gibt es die Möglichkeit, die Inhalte eines Standorts an alle anderen in Echtzeit zu streamen. Dadurch werden alle Teilnehmenden besser in die Konferenz involviert. Gemeinsame Votings oder Diskussionen können eine standortübergreifende Vernetzung unterstützen.

Die praktische Umsetzung einer hybriden Konferenz kann – wie die Konferenz selbst – stark variieren. Je nach Teilnehmerzahl, Erwartungen und Publikum kann sich das Ausmaß der Online-Umsetzung schnell steigern. Es gibt allerdings Elemente, die bei jeder Umsetzung gegeben sein müssen:

Die Grundlage für eine erfolgreiche hybride Konferenz ist ein Computer mit einer stabilen Internetverbindung, die nicht nur den Stream zuverlässig überträgt, sondern auch die Geschwindigkeit des Internets vor Ort nicht beeinträchtigt.

Ein weiterer essenzieller Aspekt ist eine gute Ton- und Videoqualität. Wenn die Teilnehmenden die vor Ort gestellten Fragen nicht hören oder die Hälfte der Präsentation aufgrund einer schlechten Bildqualität nicht lesbar ist, verlieren sie nicht nur Informationen, sondern langfristig auch Motivation, sich an der Konferenz zu beteiligen.

Um die Teilnehmenden motiviert zu halten, kann es sich zusätzlich anbieten, mehrere Kameras zu benutzen und zwischendurch die Perspektive zu ändern. Dadurch wirkt die Konferenz deutlich dynamischer.

Des Weiteren ist es sinnvoll, wenn ein Moderator den Online-Chat betreut und in Echtzeit auf Fragen und Anmerkungen reagiert. Zusätzlich bietet sich bei Konferenzen, die ein internationales Publikum bedienen, eine dolmetschende Person an, damit alle Teilnehmenden die Inhalte verstehen.

Die erfolgreiche Umsetzung einer hybriden Konferenz bringt verschiedene Vorteile mit sich, die die Qualität dieser langfristig steigern können:

1. Höhere Reichweite: Hybride Konferenzen erreichen dank ihrer Online-Komponenten ein viel größeres Publikum, ohne dass sich Sorgen über die Kapazität des Veranstaltungsorts gemacht werden müssen.
2. Gesteigerte Interaktion: Mit der höheren Teilnehmendenzahl steigert sich auch die Interaktionsrate der Konferenz. Außerdem können introvertierte Menschen, die eventuell ungern vor großen Gruppen sprechen, dank der Chat-Funktion ihre Fragen und Anmerkungen einbringen.
3. Weniger CO2-Emissionen: Dadurch, dass bei einer hybriden Konferenz nicht mehr alle Teilnehmenden zum Veranstaltungsort reisen müssen, spart ihnen das nicht nur viel Zeit, sie entlasten zusätzlich auch noch die Umwelt und reduzieren Emissionen.
4. Aufzeichnung und On-Demand Verfügbarkeit: Die Aufzeichnung der hybriden Konferenz kann ohne Weiteres allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden, damit diese sie nach Bedarf mehrfach oder erneut sehen können.

Hybride Konferenzen sind eine moderne Lösung, die die Grenzen traditioneller Veranstaltungen überwinden. Sie ermöglichen eine flexible Teilnahme sowohl vor Ort als auch online, was den Zugang für ein breites, internationales Publikum erleichtert.
Die Möglichkeit, Inhalte aufzuzeichnen und nachträglich zu betrachten, sowie die erhöhte Interaktivitätsrate tragen dazu bei, dass alle Teilnehmenden optimal eingebunden werden. Die Art der hybriden Konferenz kann dabei an den Anlass und an die Ansprüche des Publikums angepasst werden.
Durch die Reduzierung der Reisen und damit der Emissionen tragen hybride Konferenzen dem Umweltschutz bei.
Die vielseitigen Formen und die individuelle Anpassung an die Bedürfnisse der Teilnehmenden machen hybride Konferenzen zu einer zukunftsorientierten und nachhaltigen Alternative zu klassischen Veranstaltungen.