Hybride Meetings

Die Bedeutung hybrider Meetings hat in den letzten Jahren enorm zugenommen und sie sind in vielen Unternehmen heute bereits ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags.

Das Prinzip eines hybriden Meetings, also die Kombination aus Präsenz- und Remote-Teilnahme, lässt sich außerdem ebenfalls auf andere Veranstaltungen anwenden. So werden beispielsweise bereits hybride Konferenzen abgehalten.

Zunächst sollte ein Termin gefunden werden, an dem alle Teilnehmenden genug Zeit haben. Dann können alle Themen ausreichend lange behandelt werden und eine Diskussion muss nicht abgebrochen werden.

Sowohl der Raum, in dem das Meeting stattfindet, als auch die technischen Setups der zugeschalteten Teilnehmenden sollten mit der richtigen Technik ausgestattet sein, damit jede:r am Meeting teilnehmen kann.

Des Weiteren muss der digitale Meetingraum im Vorfeld zur Verfügung stehen und der Einladungslink allen digitalen Teilnehmenden vorliegen, damit das Meeting reibungslos starten kann.

Während des Meetings sollten die Teilnehmenden vor Ort auf jeden Fall die remote zugeschalteten Teilnehmenden und den Chat im Blick behalten, damit deren Fragen und Anmerkungen nicht untergehen.
Damit es zu einem aktiven, plattformübergreifenden Austausch kommen kann, sollten sich die digitalen Teilnehmenden so einbringen, als wären sie vor Ort dabei.

Gegen Ende des Meetings bietet sich eine kurze Evaluation des Meetings an, wenn möglich, durch jede:n Teilnehmenden. Gerade wenn ein Unternehmen hybride Meetings neu einführt, kann es sich so ehrliches Feedback einholen und dank ehrlichem Feedback die Gestaltung der Meetings verbessern. Teilnehmende bekommen so zusätzlich die Möglichkeit, die hybriden Meetings mitzugestalten und neigen dadurch möglicherweise zu einer aktiveren Teilnahme.

1. Höhere Flexibilität: Dadurch, dass die Teilnehmenden nicht mehr zwangsläufig am Ort des Meetings sein müssen, können sie ihr Arbeitsumfeld und ihre Arbeitsweise flexibler gestalten. Sie können so beispielsweise einfach von Zuhause oder sogar von einem anderen Land aus am Meeting teilnehmen.
2. Zeit- und Kostenersparnis: Hybride Meetings ersparen den Teilnehmenden die Fahrt ins Büro. Das bedeutet wiederum, dass die sonst anfallende Reisezeit effizienter genutzt werden kann und dass Reisekosten wegfallen.
3. Weniger CO2-Emissionen: Der Wegfall der Fahrt zum Meeting spart nicht nur Zeit und Geld, er reduziert auch gleichzeitig die CO2-Emissionen der Teilnehmenden.
4. Effizienzsteigerung und höhere Leistungsbereitschaft: Teilnehmende von hybriden Meetings können sich ihr Arbeitsumfeld nach den persönlichen Bedürfnissen gestalten und sich so eine Umgebung schaffen, in welcher sie effizienter arbeiten können, als möglicherweise in den Büros des Unternehmens. Diese Freiheit kann außerdem dazu beitragen, dass die Leistungsbereitschaft der Teilnehmenden während des Meetings zunimmt, da sie sich in ihrer Umgebung wohlfühlen.
5. Höhere Inklusion: Das Thema der Barrierefreiheit und der Inklusion spielt bei hybriden Meetings ebenfalls eine zentrale Rolle. Dadurch, dass die Teilnehmenden ihr Umfeld selbst gestalten können, ist die Teilnahme an Meetings für Menschen mit Behinderung barrierearmer. Auch introvertierten Menschen kann die Teilnahme so erleichtert werden, da sie sich in ihrer eigenen Umgebung oft wohler und sicherer fühlen und so die Hemmschwelle der Beteiligung abnehmen kann.

Um ein hybrides Meeting unnötig in die Länge zu ziehen und es für alle Teilnehmenden so angenehm wie möglich zu gestalten, lohnt es sich einige Ratschläge zu befolgen:

• Zweck des Meetings festlegen: Bevor das Meeting überhaupt angesetzt wird, sollte sich die verantwortliche Person fragen, welchen klaren Zweck das Meeting verfolgt und ob dadurch ein messbares Ziel erreicht werden kann. Wenn diese Fragen nicht mit einem klaren “Ja” beantwortet werden können, sollte das Meeting noch einmal überdacht werden.
• Plan für das Meeting: Planlos in ein Meeting zu gehen, kann dazu führen, dass sich dieses unnötig in die Länge zieht. Um das zu verhindern, bietet es sich an, im Vorfeld einen (groben) Plan mit den wichtigsten Themen des Meetings zu erstellen. Im besten Fall liegt allen Teilnehmenden die Agenda vorab vor, damit sie sich ebenfalls darauf vorbereiten können.