Gut vorbereitet: 8 Tipps für hybride Meetings

Eine gute Planung und ein erfolgreiches Meeting beginnen mit einer präzisen Definition der Ziele. Legen Sie fest, was Sie mit dem Meeting bezwecken möchten und was Sie erreichen wollen. So können sich alle Teilnehmenden entsprechend vorbereiten und Sie schaffen ein Grundvertrauen in Ihr Meeting.

Sobald das Ziel Ihres Meetings feststeht, arbeiten Sie den Inhalt Ihrer Veranstaltung detailliert aus. Erstellen Sie rechtzeitig eine Ablaufstruktur und arbeiten diese final als Agenda aus.

Überlegen Sie, ob Sie eine zeitliche Abschätzung der Themen geben möchten. Sicherlich ist es hilfreich für Ihre Teilnehmenden, zu wissen, welchen zeitlichen Rahmen sie erwarten können. Wird der zeitlich gesetzte Rahmen jedoch nicht gehalten, kann das Zeitdruck aufbauen und Unmut verursachen.

Eine Präsentation, die Sie konstant während des Meetings teilen, kann die Konzentration der Teilnehmenden fördern. Viele Menschen benötigen visuelle Reize oder Bild und Ton gleichermaßen, um dem Geschehen gut folgen zu können, ob am Bildschirm im Homeoffice oder vor Ort im Meetingraum. Berücksichtigen Sie das bei der Erstellung Ihrer Präsentation.

Um Ihre Veranstaltung so erfolgreich wie nur möglich zu gestalten, möchten Sie alle relevanten Personen in einem Meeting vereinen, online oder präsent. Dabei stellt sich die Frage, ob Sie den Termin des Meetings einfach festlegen oder ob die betreffenden Personen bei der Terminfindung mitwirken.

Sobald das Datum feststeht, geben Sie an Ihre Teilnehmenden eine Vorankündigung heraus. Diese können Sie als Beitrag in Ihrem Mitgliederportal oder Social Intranet formulieren und allen Nutzer:innen gleichermaßen zukommen lassen. Damit Teilnehmende ihre Kalender entsprechend gestalten und ihre Termine verwalten können, ist eine Mindestvorlaufzeit von vier Wochen ideal.

Die wichtigsten Eckdaten stehen fest? Dann können Sie endlich zu Ihrem Meeting einladen.

• Versenden Sie die Einladung in Ihrem Mitgliederportal oder Social Intranet. So erreichen Sie die größtmögliche Anzahl an Teilnehmenden und minimieren Ihren eigenen Arbeitsaufwand um ein Vielfaches. Versenden Sie die Einladung auch über weitere Medien, z. B. per E-Mail oder Post.
• Machen Sie auf Ihren Einladungen deutlich, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt, z. B. mithilfe eines speziellen Logos.
• Erfassen Sie die Zu- und Absagen zu Ihrer Veranstaltung. Unterscheiden Sie dabei unbedingt zwischen Präsenz- und Online-Teilnehmenden.
• Bieten Sie zwei Optionen zur Anmeldung am hybriden Event an: Präsenz-Teilnehmende erhalten eine Anmeldebestätigung inkl. der Adresse des Meetings und gegebenenfalls Hinweise zur Anreise. Remote-Teilnehmende dagegen benötigen den Link zum virtuellen Meetingraum. Besonders beliebt sind digitale Kalendereinträge zur Übertragung in den eigenen Kalender.
• Legen Sie Unterlagen zentral in Ihrem Social Intranet ab und fügen Sie den Link dazu Ihrer Anmeldung oder Anmeldebestätigung sowie den Kalendereintrag bei. Teilnehmenden können so alle notwendigen Informationen bereits im Vorfeld einsehen.
• Geben Sie Ihren Teilnehmenden Tipps für die entsprechende Hardware, welche sie benötigen. Insbesondere die Online-Teilnehmenden danken es Ihnen.

Sobald Ihr Meeting fünf Stunden überschreitet, empfiehlt sich ein Catering. Bieten Sie Ihren Präsenzteilnehmenden z. B. Häppchen und Fingerfood an und stellen Sie in jedem Fall Getränke wie Wasser und Softdrinks oder Kaffee bereit. Damit auch Ihre Online-Teilnehmenden sich versorgen können, kündigen Sie in jedem Fall Pausen frühzeitig an, nehmen Sie Pausen gegebenenfalls in der Agenda auf (s. Tipp 2). Wenn Sie möchten, können Sie sogar Ihren Online-Teilnehmenden ein kleines Care-Paket vorab zuschicken.

Damit sowohl die Präsenz- als auch die Remote-Teilnehmenden, die Moderation, die Redner:innen und Gäste gut sehen und wahrnehmen können, sollten Sie auf die Bestuhlung und Raumausstattung Ihres Meetingraums achten. Diese sollten so sitzen, dass eine Kamera sie gut erfassen kann und dass Präsenzteilnehmende sie gleichzeitig auch gut wahrnehmen können. Einer oder mehrere gut sichtbare Monitore, die die Teilnehmenden vor Ort gut sehen können, zeigen die übertragenen Präsentationen und Bilder.

Eine bestmögliche Übertragung des Tons ist für die Remote-Teilnehmenden wichtig. Aber: Je besser das Mikrofon ist, desto höher ist auch die Gefahr, dass es unerwünschte Nebengeräusche auffängt und überträgt. Wenn Ihre Räumlichkeiten nicht mit Teppichboden ausgestattet sind, können Sie Filzfüße unter die Stühle kleben. Legen Sie außerdem Unterleger für Kaffeetassen oder andere Getränke bereit.

Aber nicht nur die Remote-Teilnehmenden benötigen gute Audiobedingungen, auch aus dem Meetingraum selbst gilt es störende Geräusche fernzuhalten. Isolieren Sie unbedingt die Geräuschquellen wie Fenster oder Türrahmen mit Textilien wie Vorhängen. Große Meetingräume können oftmals über Trennwände zu mehreren kleinen Meetingräumen umgebaut werden. Diese Trennwände sollten Sie so gut wie möglich isolieren, um die kleineren Räume optimaler voneinander separieren zu können.

Mit mobilen Trennwänden können Sie Einfluss auf den Lichteinfall nehmen. Das Licht spielt eine entscheidende Rolle bei der Ausleuchtung für Kameraaufnahmen. Die Moderation, Ihre Gäste und Redner und gegebenenfalls auch Wortmeldungen aus dem Publikum müssen so ausgeleuchtet werden, dass eine Kamera die Personen gut einfangen kann. Um eine sprechende Person bestmöglich auszuleuchten, arbeiten Sie mit der sogenannten 3-Punkt-Beleuchtung, welche ein Führungslicht, ein Fülllicht und ein Gegenlicht vorsieht.

Auch für die Vor-Ort-Teilnehmenden kann ein schlechter Lichteinfall große Auswirkungen auf Ihr Meeting haben. Wenn die Mittagssonne ungünstig in den Raum scheint, werden beispielsweise Bilder, die ein Beamer projiziert, vollständig unsichtbar. Ist der Meetingraum allerdings zu dunkel, kann es sein, dass Teilnehmende schlechter sehen oder Konzentrationsprobleme haben. Künstliches, kaltweißes Licht wird als sehr unangenehm empfunden und wirkt anstrengend für die Augen. Eine klare Empfehlung ist warmweißes Licht.

Geben Sie auch Ihren Online-Teilnehmenden Tipps zur Ausleuchtung. Wer sich von zu Hause aus Ihrem Meeting zuschaltet, verfügt nicht zwangsläufig über eine kamerataugliche Beleuchtung. Dennoch gilt es als unhöflich, im Dunkeln zu sitzen und den anderen Teilnehmenden als schemenhafter Umriss zu erscheinen. Bitten Sie Ihre Online-Teilnehmenden daher um das Einschalten einer Schreibtisch- oder Deckenlampe oder um das Ausschalten der Kamera.

Ein erfolgreiches hybrides Meeting beginnt mit einer guten Planung und Vorbereitung. Schon bei der Terminfindung, dem Festlegen von Agenda und Erstellung der Präsentation und dem Versenden der Einladungen kommt es darauf an, die unterschiedlichen Bedürfnisse und Voraussetzungen der Teilnehmenden im Blick zu behalten. Bei der Versorgung der Teilnehmenden, der Ausstattung der Räumlichkeiten sowie der Ton- und Lichtverhältnisse sollten Sie ebenfalls bereits in der Vorbereitung auf das hybride Meeting die Online- und die Präsenzteilnehmenden berücksichtigen. Das Ergebnis kann dann ein erfolgreiches hybrides Meeting sein. Mit unseren Tipps wissen Sie von Anfang an, worauf zu achten ist und müssen nicht ein einziges Meeting doppelt planen, vorbereiten und organisieren. Tipps, wie Sie damit umgehen können, wenn doch trotz guter Vorbereitung etwas schiefläuft, geben wir Ihnen in unserem Beitrag Keine Probleme in hybriden Meetings.