Hybride Meetings erfolgreich durchführen

Der Erfolg und die Effektivität Ihres Hybriden Meetings ruhen maßgeblich auf drei Rollen innerhalb des Meetings:

1. Die Moderation: Diese Person führt das Meeting, leitet zu bestimmten Programmpunkten und Themen hin und bindet die Gäste und Redner:innen ein. Zusätzlich wahrt er oder sie die Etiquette unter allen Teilnehmenden und deeskaliert Unstimmigkeiten, sobald sie drohen zu entstehen. Dementsprechend sollten eine Moderatorin oder ein Moderator entsprechend geschult sein und frei und dynamisch sprechen können.
2. Die oder der Technikbeauftragte: Stellen Sie Ihren Online-Teilnehmenden außerdem eine Ansprechperson für technische Probleme an die Seite, die bei technischen Problemen unterstützt. Die Teilnehmenden können diese Person beispielsweise über eine Chatfunktion kontaktieren. Die oder der Technikbeauftragte verwaltet den reibungslosen Ablauf des Online-Bereichs Ihres hybriden Meetings inklusive dem Stummschalten aller Teilnehmenden, die gerade nicht an einem Gespräch teilnehmen.
3. Der Remote Buddy: Eine Neuheit, die sich erst seit dem Aufkommen von hybriden Meetings entwickelt hat, ist der Remote Buddy. Neben der Moderation und der oder dem Technikbeauftragten ist ein Remote Buddy, eine dritte Person vor Ort, die speziell die Online-Teilnehmenden einbindet und darauf achtet, dass sich niemand abgehängt und ausgeschlossen fühlt. So verwaltet und moderiert sie den Chat, nimmt dort Fragen auf, um diese an die Moderation weiterzuleiten, und beantwortet selbstständig Fragen, welche nicht laut gestellt oder durch die Moderation an Gäste weitergegeben werden.

Sicherlich wird es innerhalb Ihres Meetings zusätzlich zur Moderation Inhalte geben, die von entsprechenden internen Redner:innen vorgetragen werden. Binden Sie die Redner:innen im Vorfeld möglichst früh ein, damit diese entsprechende Vorlaufzeit haben, um ihre Inhalte aufzuarbeiten und eine Präsentation vorbereiten zu können.

Laden Sie auch externe Gäste frühzeitig zu Ihrem Meeting ein. Das ist nicht nur höflich, sondern auch wichtig für deren weiteren Planung.

Eine weitere Grundregel für ein reibungsloses hybrides Meeting ist eine gelungene Kommunikation. Damit ist nicht allein die Wortgewandtheit und der Stil aller sprechenden Personen gemeint, auch das Miteinander ist essenziell für die Stimmung Ihrer Teilnehmenden. Legen Sie daher Grundregeln für die Kommunikation fest, sobald Ihr Meeting startet. Verdeutlichen Sie z. B. wann Fragen erwünscht und gestattet sind: während oder am Ende des Meetings?

Zudem ist es wichtig, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen können und sich respektiert fühlen. Bieten Sie keinen Raum für Benachteiligungen und Respektlosigkeit jedweder Natur anderen Teilnehmenden, der Moderation oder Gästen und Redner:innen gegenüber. Ein Zeichen von Respekt ist auch die selbstständige Stummschaltung der Mikrofone durch alle Teilnehmenden, die gerade nicht sprechen, um Störgeräusche zu vermeiden.

Eine essenziell wichtige Grundlage für erfolgreiche Meetings sind die Pausen, das gilt auch für hybride Meetings. Eine spontane Pause von etwa fünf Minuten, eine sogenannte Bio-Pause, lässt sich gut einstreuen, wenn ein Thema oder ein Themenbereich abgeschlossen ist. Planen Sie eine längere Pause von etwa 15 bis 30 Minuten nach etwa einer Stunde ein. Denn nach etwa einer Stunde lässt im Schnitt bei den Teilnehmenden die Konzentration nach.

Unerlässlich bei ganztägigen Veranstaltungen ist eine Mittagspause von etwa einer Stunde. Stellen Sie bei hybriden Meetings sowohl physische als auch virtuelle Räume zur Verfügung, in denen sich Ihre Präsenz-Teilnehmenden aufhalten und mit Ihren Online-Teilnehmenden agieren können.

Eine Ergebnissicherung ist definitionsgemäß das Dokumentieren, Festigen und Ablegen von Lern- und Arbeitsprozessen in einer nachhaltigen Form. Das Erstellen von Protokollen und Notizen bereits während des Meetings ist die beste Option der Vorbereitung für eine Ergebnissicherung.

Digitale Whiteboards sind eine gute Möglichkeit für die interaktive Ergebnissicherung bereits während eines Meetings. Diese können Sie sowohl Ihren Präsenz-Teilnehmenden als auch Ihren Online-Teilnehmenden zeitgleich visualisieren. Falls dies aus technischen oder preislichen Gründen nicht möglich ist, bieten sich die Nutzung eines physischen Whiteboards und die zeitgleiche Nutzung eines virtuellen Whiteboards durch den Remote Buddy an. Achten Sie hierbei darauf, die Inhalte gleich zu halten.

Die Möglichkeit, Dokumente und Unterlagen miteinander teilen und zusammen bearbeiten zu können, ist ebenfalls grundlegend für ein erfolgreiches Meeting. Eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung vereinfacht diese Arbeitsschritte bereits um ein Vielfaches. Hier können Sie z. B. bereits im Vorfeld die Agenda anzeigen, Präsentationen erstellen oder beispielsweise Geschäftsberichte aufbereiten.

Auch für die nachgelagerten Arbeiten an Dokumenten wie die Aufbereitung der Protokolle, das Schreiben von Nachberichten und nicht zuletzt die Herausgabe aller Unterlagen bedeutet eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung eine Steigerung des Erfolgs und sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihres Meetings. Ermöglichen Sie es während des Meetings ausgewählten Teilnehmenden, gemeinsam Protokolle und Notizen zu erfassen und diese für eine Nachbereitung zentral anzulegen. Mehr Hinweise und Tipps zur Nachbereitung von hybriden Meetings geben wir im Beitrag Nachbereitung hybride Meetings.

Bedenken Sie im Hinblick auf den Datenschutz, welche Art der Informationen Sie ablegen. Gelangen interne Dokumente mit personellem oder finanziellen Charakter in die Öffentlichkeit, ist dies für eine Organisation fatal. Plattformen für gemeinsames Arbeiten gestalten ihre Datensicherheit allerdings oftmals als nur wenig transparent.

Bonus-Tipp: Wie Sie sich optimal auf ein erfolgreiches hybrides Meeting vorbereiten, lesen Sie in unserem Beitrag Gut vorbereitet: 8 Tipps für hybride Meeting.

Hybride Meetings folgen anderen Grundvoraussetzungen als die klassischen Meetings in Präsenz oder die reinen Online-Veranstaltungen. Damit ein hybrides Meeting erfolgreich ist und reibungslos abläuft, sollten Online- und in Präsenz Teilnehmende gleichermaßen an der Veranstaltung teilhaben können. Dafür gilt es ein paar Grundlagen zu berücksichtigen, z. B. die Rollenverteilung für die Meetings. Die speziell auf die Voraussetzungen der unterschiedlichen Teilnehmenden zugeschnittenen Kommunikationsregeln und Pausen sind ein weiterer Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Ablauf. Sichern Sie zudem die Ergebnisse Ihres Meetings und bieten Sie eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung an. Diese Maßnahmen sorgen für Effizienz und Erfolg und sowohl Online- als auch Präsenz-Teilnehmende partizipieren immer gleichermaßen.