Keine Probleme in hybriden Meetings

Trotz guter Vorbereitung, Probelauf und umfangreichen Checks und Test, versagt die Technik für hybride Meetings im letzten Moment doch? Wenn es im hybriden Meeting heißt “Kein Bild, kein Ton, kein Internet”, dann fühlt sich das sehr unangenehm an. Das Wichtigste in einer solchen Situation ist: Ruhe bewahren. Gehen Sie die nachfolgenden Lösungsschritte durch und versuchen Sie dabei, die Ursache für das Problem auszumachen.

• Schritt 1: Überprüfen Sie zunächst, ob alle benötigten externen Geräte eingeschaltet sind und funktionieren.
• Schritt 2: Verifizieren Sie, dass alle Kabel verbunden sind, trennen Sie gegebenenfalls die Verbindung und legen Sie sie neu. Prüfen Sie auch Bluetooth-Verbindungen, unterbrechen Sie sie und verbinden Sie die Geräte erneut miteinander.
• Schritt 3: Verlassen Sie den virtuellen Meetingraum und treten Sie erneut ein. Sollte dies erfolglos bleiben, starten Sie gegebenenfalls das Programm neu.
• Schritt 4: “Reboot tut gut” – wenn Sie das Problem bis hierhin nicht eliminieren konnten, starten Sie alle betreffenden Geräte, inklusive des zentralen Computers oder Laptops, neu.
• Schritt 5: Sollte Ihr Problem weiterhin bestehen, kontaktieren Sie eine Ansprechperson Ihrer internen IT-Abteilung oder den entsprechenden Support. Eventuell liegt ein grundlegender Fehler in einem Programm vor oder der entsprechende Treiber ist nicht installiert.

Ziehen Sie so viele Expert:innen zurate, wie nötig. Insbesondere bei großen, wichtigen Veranstaltungen ist es ratsam, eine entsprechende Ansprechperson bei Ihrem Software-Anbieter bereits im Vorfeld zu bitten, ebenfalls an Ihrem Meeting teilzunehmen. Hierbei können zusätzliche Kosten anfallen. Dennoch sind fachliche Expert:innen in einer Krisensituation unersetzbar und maßgeblich für das weitere Bestehen Ihres Meetings verantwortlich.

Ein Meeting, egal ob hybrid oder nicht, steht und fällt mit der Präsentation und den geteilten Inhalten. Fällt die plötzlich aus oder gibt die Meeting-Software das Format nicht wieder, dann ist das kritisch. Umgehen Sie alle möglichen Probleme mit Ihrer Präsentation durch eine umfangreiche Prävention.

Eine gute erste Maßnahme ist es, die Präsentation mehrfach und auf unterschiedlichen Medien abzuspeichern. Je nachdem, welches Gerät Ihre Präsentation abspielen wird, legen Sie lokal eine Kopie ab und platzieren Sie eine weitere Kopie in Ihrem Netzwerk oder auf einem geteilten Laufwerk. Auch die Nutzung einer oder mehrerer externer Speichermedien wie USB-Sticks oder eines Cloud-Speichers zahlt sich dabei oftmals aus.

Legen Sie die Datei jedoch nicht nur ab, exportieren Sie sie in unterschiedliche Formate für diverse Medien und Arbeitsgeräte. So können Sie beispielsweise eine arbeitsfähige Präsentation neben einer klickbaren Videodatei ablegen und auf Windows- oder Mac-spezifische Formate eingehen. Sie können hierbei nicht zu vorsichtig sein und Sie kommen gar nicht erst in die Situation, dass die Präsentation plötzlich weg ist.

Selbst trotz gründlicher Vorbereitung und durchdachten Plänen kann es bei hybriden Meetings zu Problemen und Schieflagen kommen. Darum sollten Sie auch für diese Fälle präventiv handeln. Ob die Teilnehmenden technische Probleme oder andere Sorgen haben oder ob Sie als Veranstaltende mit Schwierigkeiten oder Störungen konfrontiert sind, sichern Sie sich durch Prävention ab. Stellen Sie Ihren Teilnehmenden Ansprechpersonen vor, ziehen Sie bei technischen Problemen selbst Expert:innen zurate und speichern Sie Präsentationen mehrfach und in unterschiedlichen Formaten ab. Möglichen Problemen gehen Sie so schon vorab bestmöglich aus dem Weg.