Nachbereitung hybride Meetings
Hybride Meetings mit Social Intranet nachbereiten
Hybride Meetings wollen nicht nur gut vorbereitet sein, auch auf die Nachbereitung kommt es an. Dazu gehören einerseits die Bereitstellung Meeting-relevanter Dokumente, wie beispielsweise das Protokoll, und andererseits das Einholen von Feedback. Eine dezentrale, gemeinsame Dokumentenablage verschafft Ihnen hier große Vorteile, genauso wie das Einholen von Rückmeldungen über eine dezentrale Plattform. Beides können Sie ganz einfach mit einem Social Intranet realisieren. Wie Sie hybride Meetings bestmöglich nachbereiten, verraten wir in diesem Blogbeitrag.
Nachbereitung schon während des hybriden Meetings
Die Nachbereitung des hybriden Meetings beginnt schon während des Meetings selbst. Im laufenden Meeting sollten Sie die Möglichkeit nutzen, Meeting-relevante Dokumente und Unterlagen wie Agenda, Präsentation oder Geschäftsberichte miteinander zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Schaffen Sie dafür im Rahmen Ihres Social Intranets eine übersichtliche Struktur zur Dokumentenablage, wo Sie die Unterlagen und Informationen zusammentragen. Während des Meetings erfassen ausgewählte Teilnehmende gemeinsam Protokolle und Notizen und legen diese für eine Nachbereitung zentral im Social Intranet ab.
Auch für die nachgelagerten Arbeiten an Meeting-Dokumenten wie z. B. Protokolle, Nachberichte und weiterführende Unterlagen bietet sich die gemeinsame Dokumentenbearbeitung an. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Nutzer:innen am Meeting vor Ort oder Remote aus dem Homeoffice teilnehmen, denn zum Social Intranet haben alle Teilnehmenden gleichermaßen Zugriff.
Hinweis: Bedenken Sie im Hinblick auf den Datenschutz, welche Art der Informationen Sie ablegen. Gelangen interne Dokumente mit personellem oder finanziellem Charakter in die Öffentlichkeit, ist dies für Ihr Unternehmen fatal. Plattformen für gemeinsames Arbeiten gestalten ihre Datensicherheit allerdings oftmals als nur wenig transparent. Daher ist insbesondere ein Portal wie tixxt eine ideale Lösung für Ihre Dokumente. Denn alle gespeicherten Daten werden auf Servern in Deutschland abgelegt und somit strengen Regularien wie der DSGVO unterliegen.
Meeting-Protokolle via Social Intranet
Zu einer guten Nachbereitung eines Meetings gehören die Zusammenfassung aller wichtigen Themen und Protokolle und die Herausgabe dieser Unterlagen. Dank der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres Social Intranet ist das ganz einfach. In einem Netzwerk wie tixxt können zwei oder mehr Nutzer:innen gleichzeitig in der gemeinsamen Dokumentenablage gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten. Sie benötigen Abstimmungen innerhalb des Meeting-Protokolls oder fehlen detaillierte Informationen? Dann können die Nutzer:innen ebenfalls in Echtzeit kommentieren und Rückfragen problemlos beantworten.
Sobald die entsprechenden Unterlagen, z. B. das Protokoll, fertig sind, können Sie sie den Teilnehmenden des hybriden Meetings aushändigen. Verfassen Sie in Ihrem Social Intranet dazu einen Beitrag, welchen Sie in den entsprechenden Gruppen oder auf einem gemeinsamen Kanal veröffentlichen. Binden Sie einen Link ein, der zu der zentralen Ablage führt, und stellen Sie so Ihren Mitgliedern die Unterlagen zur Einsicht und zum Herunterladen ganz einfach zur Verfügung.
Teilen Sie in Ihrem Netzwerk-Beitrag oder Ihrer E-Mail den Link zur Aufzeichnung des Meetings, sofern vorhanden. Veröffentlicht Ihre Pressestelle einen Nachbericht, dann stellen Sie auch dieser die nötigen Unterlagen über das Intranet zur Verfügung.
Feedback zum hybriden Meeting
Es gibt immer etwas Neues zu lernen, auch bei hybriden Meetings. Diese laufen jedes Mal anders ab und bergen immer wieder unterschiedliche Herausforderungen. Sicherlich werden Ihnen selbst einige Punkte einfallen, die Sie beim nächsten Mal anders planen oder durchführen möchten. Erlauben Sie auch Ihren Teilnehmenden, Feedback zu Ihrem hybriden Meeting zu äußern. So erhalten Sie wertvolle Verbesserungsvorschläge, auch aus der Sicht der Teilnehmenden. Hierfür gibt zwei beliebte Methoden von Feedback-Befragungen:
- Multiple Choice Bogen: Die wohl häufigste Methode der Feedback-Befragung. Hier geben Sie als Autor:in des Bogens eine gewisse Anzahl an Fragen mit, welche die Empfangenden in festgelegten Abstufungen von „sehr gut“ bis „sehr schlecht“ beurteilen können.
- Fragebogen mit Fließtext- oder Freitextfeld-Antworten: Bei dieser Methode erhalten Sie mehr Informationen, allerdings macht dies die Auswertung aufwändiger, denn Sie müssen jeden Text sorgsam lesen und wichtige Punkte herausarbeiten.
Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, gehen Sie in Ihren Feedback-Fragen auch darauf ein, wie die Teilnehmenden das Meeting aus der Remote- bzw. der Präsenz-Perspektive wahrgenommen haben. Was können Sie beim nächsten hybriden Meeting für die Teilnehmenden vor Ort verbessern, was bringt die Online-Teilnehmenden weiter?
Jede Art von Umfrage können Sie ganz einfach in Ihrem Mitgliederportal oder Social Intranet starten. Definieren Sie bereits im Vorfeld eine geringe Anzahl von Fragen. Die Umfrage im Social Intranet können Sie auch anonym gestalten. Teilen Sie über einen entsprechenden Beitrag in bestimmten Gruppen oder auf einem gemeinsamen Kanal eine solche Umfrage und holen Sie alle Nutzer:innen gleichermaßen ab. Diese Methode bietet für Sie selbst die größte Zeitersparnis und Sie erhalten effektive Ergebnisse.
Fazit
Social Intranet: Der perfekte Raum für die Nachbereitung
Mit der Nachbereitung Ihres hybriden Meetings können Sie schon während des laufenden Meetings beginnen. Legen Sie dazu eine dezentrale gemeinsame Dokumentenablage an, wo Remote- oder Präsenz-Teilnehmende Protokolle, Notizen und andere Meeting-relevante Dateien ablegen und gleichzeitig bearbeiten können. Nach einem Meeting stellen Sie allen Teilnehmenden das fertige Protokoll und die weiteren Unterlagen zur Verfügung. Wie schon bei der gemeinsamen Dokumentenablage bietet sich auch hierfür ein Social Intranet als Medium an. Holen Sie sich zudem über das Social Intranet Feedback von den Teilnehmenden des hybriden Meetings ein, um zukünftige Meetings zu optimieren. Die Optimierung zielt dabei sowohl auf die Teilnehmenden vor Ort als auch auf diejenigen, die online zugeschaltet waren, ab.
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