Technik für hybride Meetings

Die Grundlage eines jeden hybriden Meetings bildet ein Computer, der den Stream überträgt und zuverlässig bereitstellt. Er sollte außerdem in der Lage sein, das Übertragungsprogramm problemlos zu übertragen. Daher empfiehlt es sich, einen Computer nur für die Übertragung zu nutzen, auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alles flüssig und ohne technische Ausfälle übertragen wird.

Egal wie gut die für das Meeting genutzte Technik ist, sie ist nutzlos, wenn es keine bzw. eine unzureichende Internetverbindung gibt, die den Stream stützt.
Daher sollte im Vorfeld gemessen werden, ob die vorhandene Leitung leistungsfähig genug ist, um das hybride Meeting zu übertragen, ohne die Internetgeschwindigkeit der vor Ort genutzten Computer oder Tablets zu beeinträchtigen.

Damit sich die Teilnehmenden des Meetings auch klar sehen können und nicht nur auf Profilbilder starren, bietet sich eine hochauflösende Kamera an. Sie ist besonders am Ort des Meetings wichtig, damit die zugeschalteten Teilnehmenden alle übertragenen Inhalte lesen können. Damit jede:r Teilnehmende erkannt werden kann, sollte auch an deren Setups eine hochauflösende Webcam genutzt werden. So kann die Erfahrung für alle Teilnehmenden etwas persönlicher und angenehmer werden.

Damit bei einer Präsentation die Teilnehmenden alle Inhalte ohne Probleme erkennen können, ist ein großer, hochauflösender Bildschirm oder eine entsprechende Leinwand mitsamt Beamer von Vorteil. Sie bildet neben der Kamera die Grundlage für das visuelle Verständnis während eines Meetings oder einer Präsentation. Die Position sollte dabei möglichst zentral gewählt sein, damit alle Teilnehmenden vor Ort das Bild sehen können, für die am Bildschirm Teilnehmenden sollte die Kamera vor Ort entsprechend ausgerichtet oder die Präsentation digital geteilt werden.

Eine hochauflösende Kamera bringt wenig, wenn der Teilnehmende in einem abgedunkelten Raum sitzt. Daher spielt eine ausgewogene Raumbeleuchtung eine wichtige Rolle in hybriden Meetings. Dabei sollte man versuchen, möglichst viel natürliches Licht zu nutzen und sich möglichst nicht von bunten Lampen beleuchten zu lassen. Auch eine überbelichtete Umgebung ist unangenehm für die Augen. Um das zu verhindern, sollten die Teilnehmenden vor dem Meeting die Beleuchtung ihrer Umgebung überprüfen.

Kommunikation spielt in jedem Meeting eine tragende Rolle, daher ist es auch in hybriden Meetings entscheidend, einander klar und deutlich zu verstehen, weshalb die Qualität des Mikrofons eine tragende Rolle spielt.

Wenn es zu leise bzw. zu laut eingestellt ist, oder die Teilnehmenden die Hintergrundgeräusche der sprechenden Person hören, kann es schnell anstrengend werden dem Gespräch zu folgen und die Produktivität des Meetings beginnt darunter zu leiden.
Daher ist neben der Wahl des richtigen Mikrofons bzw. Headsets auch der Umgang damit entscheidend. Diese Wahl hängt meist von den persönlichen Umständen und Präferenzen der Teilnehmenden ab. Bei einer Präsentation vor Ort bietet sich beispielsweise ein Ansteckmikrofon an. Hält sich ein Teilnehmender in einer relativ unruhigen Umgebung auf, sollte die Person ein Mikrofon mit einem starken Filter für Hintergrundgeräusche wählen.

Neben der geeigneten Hard- und Software ist es ebenfalls entscheidend, dass Mitarbeitende diese sicher bedienen können, um die hybriden Meetings so effizient und angenehm wie möglich zu gestalten. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden dienen dazu, das technische Wissen im Unternehmen aktuell zu halten, damit zukünftige Meeting reibungslos abgehalten werden können. Außerdem sollte jeder Teilnehmende sich vor jedem hybriden Meeting ausreichend Zeit nehmen, um die gesamte Technik noch einmal auf Fehler zu prüfen, jede benötigte Software zu aktualisieren und die Beleuchtung des Raums zu checken.

Ein leistungsfähiger Computer, eine stabile Internetverbindung, eine hochauflösende Kamera und ein hochwertiges Mikrofon bilden die Grundlage für eine reibungslose Durchführung. Je nach Komplexität des Meetings kann zusätzliche Technik zum Einsatz kommen. Doch Technik allein reicht nicht aus – auch die richtige Handhabung ist entscheidend. Nur wenn die Mitarbeitenden geschult sind und wissen, wie sie die Geräte optimal nutzen, können hybride Meetings effizient und störungsfrei ablaufen. Regelmäßige Überprüfungen und Schulungen helfen dabei, technische Probleme zu vermeiden und die Qualität der Meetings langfristig zu sichern.

Durch erfolgreiche hybride Meetings können sich Unternehmen und Teilnehmende viel Zeit sparen und schneller Ziele erreichen. Außerdem sind die Teilnehmenden bei gut funktionierender Technik und einer durchdachten Organisation geneigter, sich aktiv zu beteiligen und sich über längere Zeit auf das Thema zu konzentrieren.