Projekte verlangen von allen Beteiligten viel Zeit und Mühe. Um die Zusammenarbeit während eines Projektzyklus zu verbessern, können Sie im Social Intranet Kanban verwenden. Diese agile Methode ermöglicht Ihnen volle Transparenz während der Arbeit und fördert den Austausch zwischen Kollegen.
Projekte leicht gemacht
Stellen Sie sich die folgende Situation vor: In Ihrer Organisation steht in naher Zukunft eine wichtige Veranstaltung an. Bevor diese stattfinden kann, müssen Sie einiges organisieren. Leider gibt es Probleme bei der Aufgabenverteilung und Planung. Niemand weiß, wer woran gerade arbeitet. Es lässt sich nicht abschätzen, wann etwas fertig wird und was noch gemacht werden muss. Die Beteiligten versuchen sich über E-Mails zu koordinieren verlieren bei der hohen Anzahl an Nachrichten allerdings den Überblick. In solchen Fällen kann Kanban helfen. Kanban ist eine agile Methode, um Prozesse abzubilden und so den Arbeitsablauf sichtbar zu machen. Das heißt, dass jeder auf einen Blick erkennen kann, wer an welchen Aufgaben arbeitet. Das Ziel von Kanban ist, Probleme und Engpässe frühzeitig zu erkennen und so die Arbeitsgeschwindigkeit und -qualität zu verbessern. Die Methode kann Ihnen helfen, Prozesse in Ihrer Organisation zu optimieren.
Wie Sie Prozesse mit Kanban verbessern
In klassischen Kanban-Systemen werden Prozessschritte auf einzelne Karten geschrieben und auf ein „Board “ übertragen. Sie können auf den Karten beliebige Aufgaben und deren Details festhalten. Die Kanban-Karten werden als Informationsträger in einem Ablauf genutzt. Solche Abläufe bestehen aus verschiedenen Etappen, die in Spalten dargestellt werden. Diese beschreiben ein bestimmtes Arbeitsstadium. Beispiele hierfür sind „offen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“. Verändert sich ihr Status, wird eine Aufgabe von einer Spalte in die nächste gezogen. Die zum Projekt gehörenden Aufgaben sollten gut ab begrenzt werden, damit immer klar ist, wie der aktuelle Stand ist. Somit wird ein Überblick gegeben, Klarheit geschaffen und Multitasking reduziert. Ihre Kollegen können einzelne Aufgaben in Ruhe fertigstellen, ohne überfordert zu werden. Diese Arbeitsweise sorgt dafür, dass Sie die Zeit, die für ein Projekt benötigt wird, besser einschätzen können. Ihre Kollegen haben die Möglichkeit effektiver zu planen und Strategien an aktuelle Umstände anzupassen.
Die Projektpinnwand in tixxt bietet beispielsweise die Möglichkeit, Prozesse nach der Kanban-Methode digital abzubilden. Durch den regelmäßigen Austausch an einem zentralen Ort im Netzwerk verbessert sich hier außerdem die Kommunikation im Team. Auch bei standortübergreifender Teamarbeit ist diese Visualisierung von Prozessen auf der Plattform von Vorteil. Hier können Kollegen immer und überall den derzeitigen Projektfortschritt einsehen. Darüber hinaus werden Ihre Kollegen das Netzwerk so regelmäßig besuchen und sich daran gewöhnen, dort zu arbeiten. Ihre Plattform wird immer mehr zum Digital Workplace, also zur zentralen Anlaufstelle für alle Prozesse in der Organisation. Wenn Sie im Social Intranet Kanban anwenden, können Sie außerdem zeitintensive Meetings reduzieren. Denn alle wichtigen Themen können über die Pinnwand eingesehen und in Beiträgen besprochen werden.
Wie Sie Ihre Kollegen motivieren, im Social Intranet Kanban zu nutzen
Die Kanban-Methode bietet allen Projektbeteiligten einen gemeinsamen und transparenten Arbeitsplatz. Ihre Kollegen tragen als Team zur Ausführung und Entscheidungsfindung bei einem Projekt bei. Zeigen Sie Ihren Kollegen deshalb, dass sich durch dieses System der Arbeitsablauf auch für sie optimieren lässt. Denn es ist jederzeit sichtbar, wer vielleicht gerade Unterstützung braucht. Durch schnelles Feedback können Sie Probleme im Anfangsstadium erkennen und lösen. Außerdem können Kollegen, die Ihre Aufgaben bereits abgeschlossen haben, anderen aushelfen. Hier sollten Sie kommunizieren, dass erledigte Aufgaben als solche gekennzeichnet werden sollen. Ein weiterer Vorteil für Ihre Kollegen ist, dass niemand zusätzliche Dokumentationen zum Projektablauf erstellen muss. Alle Beteiligten arbeiten und kommunizieren über den ganzen Projektzyklus hinweg über das Board. Im Social Intranet ist jeder auf dem neusten Stand und kann später die Ergebnisse einsehen. Der ständige Austausch schafft Vertrauen und ein Gefühl der Gemeinschaft.
Wenn Sie in Zukunft regelmäßig die Kanban-Methode nutzen wollen, ist die Einführung Ihrer Kollegen in das Thema entscheidend. Es lohnt sich, Ihren Kollegen zu zeigen, wie die Kanban-Karten gestaltet werden. Beispielsweise sollte nicht zu wenig Inhalt auf den Karten vorhanden sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen also dafür, welche Informationen wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf sind.
Tipps zum Gestalten einer Karte
- Achten Sie beim Titel darauf, dass sie möglichst kurz aber treffend vorgehen. Fügen Sie jedem Substantiv ein passendes Verb hinzu, damit deutlich wird, was genau hier zu tun ist.
- Bei der Beschreibung sollten Sie auf lange Texte verzichten. Versuchen Sie, stichpunktartig alle wichtigen Informationen zu einer Aufgabe dazulegen.
- Wichtig ist, dass Sie die Aufgabe einer Person zuweisen. So weiß jeder, welche Aufgabe für ihn bestimmt ist.
- Hilfreiche Dateien oder Bilder können Ihren Kollegen bei der Bearbeitung einer Aufgabe helfen, indem sie zusätzliche Informationen oder Details liefern.
- Themen können gesetzt werden um die Pinnwand einer Kategorie zuzuordnen. Sie können dann alle Karten einer bestimmten Kategorie anzeigen und sich so alle Aufgaben eines Themenbereichs anzeigen lassen.
- Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an, damit der oder die Verantwortliche genug Zeit für diese Aufgabe einplanen kann.
Die Kanban-Methode gezielt in verschiedenen Bereichen einsetzen
Die Kanban-Methode kann in vielen Bereichen der Organisation eingesetzt werden und ist deshalb ein übergreifendes Mittel zur Prozessoptimierung. Vor allem in der Softwareentwicklung findet Kanban heute schon großen Anklang. Weitere Bereiche in denen Kanban genutzt werden kann, sind Marketing, Vertrieb oder Projektmanagement. Das Marketing-Team hat die Chance sich über eine Projektpinnwand auszutauschen. Egal ob ein neues Event geplant wird, Werbemittel beschafft werden oder die Internetpräsenz überarbeitet werden muss, alles kann über diese gesteuert werden. Auch für ein Vertriebsteam ist Kanban eine Möglichkeit für die Zusammenarbeit. Hier kann der Status von Verhandlungen mit potentiellen Kunden eingetragen und Prognosen für die weitere Vorgehensweise getroffen werden. Im Bereich Projektmanagement kann beispielsweise der technische Support oder die Kundenbetreuung über ein solches Board ablaufen. Kanban ist demnach eine einfache und wirkungsvolle Methode, die das Aufgabenmanagement in vielen Bereichen einer Organisation verbessern kann.
Im Social Intranet Kanban zu nutzen ist eine Möglichkeit, Ihre Organisation agiler zu machen. Solche neuen Arbeitsweisen einzuführen und sie zu unterstützen ist wichtig, um mit der Digitalisierung Schritt halten zu können. Welche Eigenschaften Sie dazu außerdem als Führungskraft mitbringen sollten, erfahren Sie in dem Crash Kurs „Digital Leadership“.
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