Social Intranet statt Faxgeräten

Laut einer aktuellen Studie des Branchenverband IT-Kommunikation (Bitkom) setzen immer noch 79% der deutschen Unternehmen auf das Faxgerät zur internen und externen Kommunikation. Lediglich 15% der befragten Unternehmen nutzen hingegen ein Soziales Netzwerk wie beispielsweise ein Social Intranet. Wir bei mixxt sind Social Intranets gegenüber zugegebenermaßen positiv voreingenommen. Wir glauben jedoch, dass auch Ihr Unternehmen von einem Social Intranet profitieren würde. Deshalb haben wir für Sie die 11 Gründe zusammengestellt, warum ein Social Intranet sich besser für die interne Kommunikation eignet, als ein Faxgerät:

  1. Geht schneller: Wir haben den Selbsttest gemacht und versucht, den Termin für ein Meeting mit vier Personen abzusprechen. Die Gruppe, die das Social Intranet nutzte brauchte ca. vier Stunden bis alle ihre Kalender gecheckt und sich auf einen Termin geeinigt hatten. Die Vierergruppe, die sich per Fax absprechen sollte ist nach zwei Tagen immer noch nicht fertig.
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  3. Die Kommunikation im Social Intranet ist durch verschiedene Gruppen direkt nach Themen und Ansprechpartnern sortiert. Das erspart Ihnen die Entwicklung eines besseren Ablagesystems.
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  5. Beiträge im Social Intranet werden auf dem Bildschirm klar erkennbar dargestellt. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie rätseln mussten, was auf dem per Fax empfangenen Diagramm eigentlich dargestellt ist.
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  7. Bilder gibt es auch in Farbe. Es können sogar animated gifs hochgeladen werden. Und Videos. Das eröffnet ganz neue Möglichkeiten.
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  9. Egal wie viel Ihre Kollegen ins Social Intranet schreiben – Sie müssen nie neues Papier nachlegen.
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  11. Im Intranet ist es deutlich einfacher den richtigen Empfänger einer Information zu erreichen: Tippen Sie einfach den Namen des Kollegens, den Sie kontaktieren wollen und schreiben ihm direkt oder erwähnen Sie ihn in einem Beitrag. Bei einem Faxgerät müssen Sie eine lange, komplizierte Nummer eingeben, die Sie sich sowieso nicht merken können.
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  13. Sie können durch einen Beitrag im Social Intranet direkt ganze Gruppen von Personen erreichen – einfach in die passende Gruppe schreiben und alle bekommen Ihre Nachricht.
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  15. Ein Social Intranet ist nach Stichworten durchsuchbar. Wenn Sie eine ältere Information nochmal brauchen tippen Sie einfach das passende Stichwort ein. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Stapel von Faxen durchwühlt haben nur um zu bemerken, dass Sie das betreffende wohl weggeworfen haben.
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  17. Informationen im Social Intranet werden dauerhaft gespeichert. Sie können Sie also auch, wenn Sie sie im ersten Moment für unwichtig gehalten haben wieder aufrufen. Im Falle des weggeworfenen Faxes müssen Sie den Absender um erneute Zusendung bitten.
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  19. Verlinkte Seiten können direkt aufgerufen werden. Per Fax versendete Verweise auf Webseiten müssen erst abgetippt werden, das dauert lange und ist fehleranfällig. Copy and Paste vereinfacht doch so Vieles.
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  21. Wenn Sie etwas im Social Intranet schreiben ist es in jedem Fall sofort da. Ein Faxgerät muss eingeschaltet sein, um Nachrichten empfangen zu können. Außerdem dauert das Drucken der gesendeten Nachrichten lange, wenn diese etwas umfangreicher sind. Das Social Intranet spart somit eine Menge an Zeit.

Unsere Liste ist zugegebenermaßen eher humoristisch zu verstehen. Trotzdem zeigt sie, wie viel Sinn die Kommunikation über ein Social Intranet oder eine andere Art der Online-Plattform ergibt. Faxe können in Ausnahmefällen sinnvoll sein, für den Büroalltag eignen sich –intern so wie extern- moderne Plattform-Lösungen jedoch deutlich besser. Wir stimmen dem Bitkom in seiner Forderung nach mehr und schnellerer Digitalisierung und digitalen Arbeitsmethoden deshalb vollkommen zu.

 


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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Mirko Tobias Schäfer