Interne Kommunikation

Definition, Ziele, Maßnahmen – darum ist sie so wichtig

Interne Kommunikation ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen. Sie bildet das Rückgrat des Unternehmens, da sie den Informationsfluss, die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeitenden beeinflusst und lenkt. Effektive Interne Kommunikation schafft Transparenz, fördert ein positives Arbeitsumfeld und unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele. Warum eine strategische Interne Kommunikation für Unternehmen so wichtig ist und wie sie die Effizienz und den Zusammenhalt im Unternehmen maßgeblich beeinflusst, erfahren Sie im Folgenden.

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Definition: Was ist „Interne Kommunikation“?

Interne Kommunikation beinhaltet alle Bestandteile der Informationsübertragung und Interaktion innerhalb eines Unternehmens und ist somit ein Teil der Unternehmenskommunikation. Sie umfasst den Austausch von Nachrichten, Informationen, Anweisungen, Prozessen, Ideen und Wissen zwischen den Mitarbeitenden verschiedener Ebenen, Abteilungen und Standorte. Die Interne Kommunikation ist eine zentrale Säule der Unternehmenskommunikation. Sie konzentriert sich auf den internen Dialog und berücksichtigt dabei sowohl verbalen als auch nonverbalen Austausch. Die Interne Kommunikation im Unternehmen spielt eine wichtige Rolle bei der Motivation der Mitarbeitenden sowie bei der generellen Zielerreichung des Unternehmens.

Interne Kommunikation unterteilt sich zudem in formelle und informelle Interne Kommunikation. Formelle Interne Kommunikation findet organisiert, bzw. geplant, mit einer gezielten Intention statt. Hingegen entsteht die informelle Interne Kommunikation ungeplant und wird häufig auch als „Flurfunk“ oder „Gerüchteküche“ bezeichnet. Eine transparente und aktive formelle Interne Kommunikation ist der beste Weg, um die informelle Interne Kommunikation zu minimieren.

Welche Ziele verfolgt Interne Kommunikation?

Die Ziele der Internen Kommunikation im Unternehmen sind vielfältig:

  • Information und Transparenz: Mitarbeitende über wichtige Neuigkeiten, Ziele und Aktualisierungen informieren und Entscheidungen transparent kommunizieren.
  • Mitarbeiterbindung und Employee Engagement: Die Bindung der Mitarbeitenden stärken, indem Interne Kommunikation Engagement, Identifikation mit dem Unternehmen und Zugehörigkeitsgefühl fördert.
  • Dialog und Feedback: Interne Kommunikation zielt darauf ab, einen Dialog zwischen allen Mitarbeitenden und Führungskräften im Unternehmen zu ermöglichen. Ebenfalls schafft sie die Optionen, um Feedback zu geben, Ideen einzubringen und sich aktiv am Entscheidungsprozess zu beteiligen.
  • Zusammenarbeit und Kollaboration: Interne Kommunikation fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Standorten, um effizientere Arbeitsprozesse und bessere Ergebnisse zu erzielen. Social Intranets wie tixxt bieten dabei auch Möglichkeiten der digitalen parallelen Dokumentenbearbeitung, bzw. Kollaboration.
Mann vor gelbem Hintergrund schaut fröhlich und zeigt mit Zeigefinger nach links
Frau vor gelbem Hintergrund setzt sich Brille auf den Kopf, lächelt und hält Laptop in der anderen Hand

Weitere Hauptziele Interner Kommunikation sind:

  • Wissensaustausch: Interne Kommunikation will den Austausch von Wissen zwischen den Mitarbeitenden unterstützen. Dies trägt zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit und einem Vorteil im War for Talents bei.
  • Arbeitsanweisungen und Prozesse: Mitarbeitenden klare Anweisungen und dokumentierte Prozesse zur Verfügung zu stellen, um sicherzustellen, dass Aufgaben effektiv und im Einklang mit den Unternehmenszielen erledigt werden, ist ebenfalls ein Anliegen der Internen Kommunikation.
  • Unternehmenskultur und Arbeitsklima: Interne Kommunikation unterstützt die Förderung und Aufrechterhaltung der vorhandenen, aber auch der angestrebten Unternehmenskultur und Werte. Sie trägt maßgeblich zum Arbeitsklima bei und zielt meist darauf ab, dieses zu verbessern.
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation: Die Ziele der Internen Kommunikation befassen sich ebenfalls mit der Verbesserung der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden. Denn zufriedene Mitarbeitende bringen sich mehr ein und bleiben dem Unternehmen länger erhalten.

Diese verschiedenen Ziele der Internen Kommunikation tragen dazu bei, Effizienz, Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeitenden im Sinne des Unternehmens zu steigern und somit zu dessen Erfolg beizutragen.

Welche Rolle spielt Interne Kommunikation im Unternehmen?

Interne Kommunikation als Eckpfeiler des Unternehmenserfolgs

Interne Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Unternehmenskommunikation. Unternehmenskommunikation beinhaltet alle strategischen Kommunikationsaktivitäten in Unternehmen und umfasst die Interne Kommunikation mit Mitarbeitenden und die Externe Kommunikation mit Kunden, Investoren, Medien und der Öffentlichkeit. Ihre Ziele sind die Förderung des Images, die Schaffung von Vertrauen und die Verbreitung konsistenter Botschaften – innen wie außen. Die Interne Kommunikation stützt dabei die Informationsweitergabe von der Führungsebene zu den Mitarbeitenden, ist wegweisend bei Veränderungsprozessen, fördert das Engagement der Mitarbeitenden und trägt zur Pflege der Unternehmenskultur bei. Damit ist sie neben der Externen Kommunikation zentraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Mann vor lila Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung
Frau auf helllila Hintergrund zeigt auf Laptop und guckt euphorisch

Wie unterscheiden sich Interne und Externe Kommunikation?

Interne vs. Externe Kommunikation – darauf kommt es an

  • Zielgruppe: Die Interne Kommunikation richtet sich an die Mitarbeitenden eines Unternehmens, wohingegen die Externe Kommunikation sich an externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, Investoren, Medien und die Öffentlichkeit richtet.
  • Ziele: Die Interne Kommunikation hat das Ziel, die Mitarbeitenden zu informieren und zu engagieren. Sie stellt den Informationsfluss im Unternehmen sicher. Die Externe Kommunikation zielt darauf ab, externe Stakeholder zu informieren, zu überzeugen und zu gewinnen, um somit die Reputation des Unternehmens zu stärken.
  • Inhalte: Die Interne Kommunikation behandelt Themen, die für die Mitarbeitenden von Bedeutung sind. Dazu gehören bspw. Unternehmensrichtlinien, Arbeitsanweisungen und Prozesse sowie interne Informationen. Die Externe Kommunikation bezieht sich auf Themen, welche die Reputation und die Beziehungen des Unternehmens zur Außenwelt betreffen. Dazu gehören bspw. Pressearbeit, Kundenservice und Werbung.
  • Kommunikationsmittel: Interne Kommunikation erfolgt fast ausschließlich über interne Kanäle, wie E-Mails, (Social) Intranets, (virtuelle) Besprechungen und (digitale) Mitarbeiterzeitschriften. Externe Kommunikation verwendet externe Kanäle, wie Social Media, Pressemitteilungen und Kundenkommunikation.
  • Vertraulichkeit: In der Internen Kommunikation werden oftmals vertrauliche Informationen behandelt, die nur für Mitarbeitende bestimmt sind. Externe Kommunikation ist in der Regel öffentlich.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Interne Kommunikation auf die Mitarbeitenden und deren Bedürfnisse ausgerichtet ist, während Externe Kommunikation darauf abzielt, das Unternehmen gegenüber der Außenwelt zu repräsentieren und mit Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit zu kommunizieren.

Was sind Instrumente der Internen Kommunikation?

Analoge vs. digitale Instrumente Interner Kommunikation

Klassische analoge Kommunikationsmittel, die in Unternehmen genutzt werden, sind:

  • Schwarzes Brett
  • Briefe, bzw. Rundschreiben oder Beilagen der schriftlichen Gehaltsabrechnung
  • Mitarbeiterzeitschriften
  • Flyer & Plakate
  • Mitarbeitergespräche
  • Betriebsversammlungen
  • weitere Veranstaltungen für alle Mitarbeitenden

Der Vorteil analoger Instrumente der Internen Kommunikation ist, dass diese oftmals zu einem Dialog führen und somit ein stärkeres Wir-Gefühl hervorrufen können. Als „Klassiker“ der Unternehmenskommunikation fühlen sich oftmals auch Mitarbeitende von ihnen abgeholt, die weniger digital affin sind und eine klassischere top-down Kommunikation bevorzugen.

Mann vor blauem Hintergrund verschränkt Arme, lächelt in die Kamera
Frau auf blauem Hintergrund lächelt den Betrachter an und hält Tablet in der Hand

Digitale Instrumente Interner Kommunikation:

Digitale Kommunikationsmittel werden mehr und mehr eingesetzt. Die gängigsten Beispiele sind:

  • Intranet
  • Social Intranet
  • Digitale Mitarbeiterzeitschrift, Newsletter
  • Instant Messaging- oder Chat-Funktionen
  • Videokonferenzen
  • Virtuelle Betriebsversammlungen
  • Mitarbeiterumfragen
  • Podcast, Videocast

Die Vorteile digitaler Instrumente der Internen Kommunikation sind vielfältig: Mit vergleichsweise wenig Aufwand (je nach gewählter Maßnahme), lassen sich viele Mitarbeitende gleichermaßen erreichen, z. B. zeitgleich an unterschiedlichen Standorten. Der verringerte Ressourcenverbrauch von bspw. Papier, spielt ebenfalls eine Rolle. Digitale Kommunikationsmittel eignen sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende sich nicht an ein und demselben Standort befinden. Abteilungs- und Ortsgrenzen sowie verschiedene Zeitzonen können somit leichter überwunden werden.

Die Top Tools der Internen Kommunikation finden Sie hier – übersichtlich und strukturiert aufgelistet.

Was sind Herausforderungen der Internen Kommunikation?

Interne Kommunikation ist im Alltag mit einigen Herausforderungen konfrontiert

Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

  • Informationsüberflutung: Die Mitarbeitenden fühlen sich überwältigt von zu vielen Informationen, die nach dem „Gießkannen-Prinzip“ auf sie einströmen, was dazu führt, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Eine zielgruppengerechte Mitarbeiterkommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg.
  • Mitarbeiterbeteiligung und Motivation: Die Förderung der aktiven Beteiligung der Mitarbeitenden an einem Dialog ist eine der häufigsten Herausforderungen.
  • Verständlichkeit und Mehrdeutigkeit: Kommunikation im Allgemeinen, aber Interne Kommunikation im Besonderen, muss so gestaltet sein, dass sie für alle verständlich ist, unabhängig von Position, Standort oder Fachwissen. Unklare oder mehrdeutige Botschaften können Missverständnisse und Verwirrung auslösen.
  • Kommunikationsdefizite: Lücken in der Kommunikation können auftreten, vor allem zwischen verschiedenen Hierarchien, Abteilungen oder Standorten.
Mann vor hellblauem Hintergrund schaut ernst und zeigt mit Zeigefinger nach links
Frau vor hellblauem Hintergrund hält Laptop in der Hand und hebt den Zeigefinger

Weitere Herausforderungen Interner Kommunikation

  • Kommunikationsmittel: Die Wahl der geeigneten Kommunikationsmittel und Tools der Internen Kommunikation kann eine Herausforderung darstellen, da verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Präferenzen haben. Auch der Digitalisierungsgrad des Unternehmens spielt hier eine Rolle.
  • Interne Widerstände: Mitarbeitende können gegen Veränderungen in der Kommunikation oder im Arbeitsablauf widerstandsfähig sein. Oftmals kommt es hier zu Reaktanz.
  • Unternehmenskultur und Arbeitsklima: Wenn Unternehmenskultur und Arbeitsklima die Kommunikation nicht unterstützen, behindert dies die Interne Kommunikation.
  • Globalisierung und Dezentralisierung: Die Koordination der Internen Kommunikation kann zwischen verschiedenen Standorten, Ländern und Kulturen schwierig sein.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bedarf es einer klaren Kommunikationsstrategie sowie der Berücksichtigung der Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden. Eine effektive Interne Kommunikation ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und sollte daher gut durchdacht sein.

Finden Sie heraus, was die typischen Irrtümer der Internen Kommunikation sind und wie Sie diese vermeiden:

Wie lässt sich Interne Kommunikation verbessern?

Verschiedene Maßnahmen sind entscheidend für den Erfolg

Um die Interne Kommunikation zu verbessern, gibt es verschiedene Maßnahmen und Strategien. Folgende Checkliste zur Verbesserung der Internen Kommunikation zeigt die Erfolgsfaktoren im Detail:

  • Klare Kommunikationsstrategie: Mit einer klaren und durchdachten Kommunikationsstrategie, lassen sich die Herausforderungen der Unternehmenskommunikation meistern. Dabei sollten Ziele und Zielgruppen definiert und entsprechend angesprochen werden.
  • Vielfältige Kommunikationsmittel: Es empfiehlt sich, verschiedene Kommunikationsmittel einzusetzen, um die Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeitenden zu erfüllen.
  • Verständlichkeit fördern: Es sollte sichergestellt werden, dass Botschaften verständlich und eindeutig sind. Eine klare und einfache Sprache ist von Vorteil.
  • Feedback einholen: Aktiv Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen ist wichtig, um deren Bedenken und Ideen zu berücksichtigen.
Frau auf lila Hintergrund lächelt und schaut auf Smartphone
Frau vor lila Hintergrund setzt sich Brille auf den Kopf, lächelt und hält Laptop in der anderen Hand

Weitere Maßnahmen, um die Interne Kommunikation zu optimieren

  • Regelmäßige Updates: Die Mitarbeitenden sollten regelmäßig über wichtige Informationen und Aktualisierungen auf dem Laufenden gehalten, dabei aber nicht überfordert werden.
  • Social Intranet nutzen: In Kommunikationstechnologie zu investieren, die der Zusammenarbeit und dem Informationsaustausch nützt, unterstützt die gesamte Unternehmenskommunikation.
  • Employee Engagement: Idealerweise können sich die Mitarbeitenden aktiv einbringen und ihre Ideen und Vorstellungen teilen, z. B. durch Ideenwettbewerbe, Diskussionsforen und Umfragen.
  • Führungsebene einbinden: Führungskräfte sollten die Bedeutung und Rolle der Internen Kommunikation verstehen und als Vorbilder fungieren.
  • Krisenkommunikation: Um in herausfordernden Zeiten transparent und effektiv zu informieren, sollte in der Internen Kommunikation ein entsprechender Plan vorhanden sein. 

In unserem Blogpost haben wir für Sie 14 Tipps zur Verbesserung Ihrer Internen Kommunikation zusammengetragen.

Wie erreicht Interne Kommunikation alle Mitarbeitenden?

Ob Einkauf, Marketing, Produktion, Fertigung oder Außendienst – Interne Kommunikation spricht alle an

Alle Mitarbeitenden einzubinden, ohne sie mit zu vielen Informationen zu überwältigen, ist herausfordernd. Ein zentraler Ort der Information und Kommunikation ermöglicht Ihnen jedoch, alle Mitarbeitenden zu erreichen. Neben den Kolleg:innen am Schreibtisch lassen sich so auch „Blue Collar Worker“, „Nondesk-Worker“ und „Frontline Mitarbeitende“ in die Kommunikation einbeziehen.

Social Intranets schaffen hier Abhilfe und ermöglichen den Zugriff auf alle wichtigen Informationen, über Desktop-PC, Laptop, das eigene Smartphone oder Bildschirme für alle. Alle Mitarbeitenden im Unternehmen können somit von den Vorteilen einer modernen Internen Kommunikation profitieren. Fachwissen und Expertise der Kolleg:innen aus diesen Bereichen werden für alle nutzbar und wertvolles Wissen kann somit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil beitragen. Dies gelingt sogar ohne eine dienstliche E-Mail-Adresse. Zugangsdaten mit PIN und Passwort werden individuell verschickt, beispielsweise mit der monatlichen Gehaltsabrechnung.

Mann vor gelbem Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung
Frau auf gelbem Hintergrund hält Daumen nach oben und schaut auf Smartphone

Warum es so wichtig ist, alle Mitarbeitenden einzubinden

Wird ein Social Intranet erfolgreich in die Interne Kommunikation des Unternehmens eingebunden, ergeben sich zahlreiche Vorteile: Mitarbeitende mit und ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz können auf digitaler Ebene auf Arbeitsprozesse, Fachwissen und Formulare zugreifen. Interaktive Plattformen gehen sogar noch einen Schritt weiter: Sie erlauben den Austausch zwischen allen Mitarbeitenden – unabhängig davon, in welchem Bereich diese tätig sind. Das eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Kolleg:innen können abteilungsübergreifende Projektteams bilden, die im Social Intranet einen digitalen Raum für sich finden. Hier können Expert:innen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und einander inspirieren. Auf lange Sicht steigert das die Innovationskraft des Unternehmens, was wiederum rückwirkend auf das Engagement der Mitarbeitenden einzahlt.

Konkrete Beispiele für eine gelungene Interne Kommunikation finden sie in unserem Beitrag: Beispiele für erfolgreiche Beispiele für erfolgreiche Interne Kommunikation.

Wie unterstützt ein Social Intranet die Interne Kommunikation?

Fazit

Darum ist eine zielgerichtete Interne Kommunikation essenziell

Interne Kommunikation baut auf vier zentralen Elementen auf:

    1. Information
    2. Dialog
    3. Motivation
    4. Wissen

Entscheidend für eine effektive Interne Kommunikation ist vor allem die Informationssäule. Ist die Information der Mitarbeitenden sichergestellt, kommen die drei anderen Säulen zum Tragen. Interne Plattformen bieten hier einen privaten, sicheren und interaktiven Raum, in dem Mitarbeitende nahtlos miteinander in Kontakt treten, kommunizieren und zusammenarbeiten können – über Abteilungsgrenzen und verschiedene Standorte hinweg. Social Intranets sind damit zu einem Eckpfeiler des Unternehmenserfolgs geworden und stützen die 4 Säulen der Internen Kommunikation. Die Vorteile sind vielfältig: Egal, ob zielgruppengerechte Interne Kommunikation, transparente Entscheidungsprozesse, Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit oder die Zentralisierung von Wissen im Unternehmen – Social Intranets ermöglichen einen zeit- und ortsunabhängigen Austausch, auch über Abteilungsgrenzen hinweg.

In erfolgreichen Unternehmen ist Interne Kommunikation entscheidend, da sie die Grundlage für den reibungslosen Informationsfluss bildet. Sie fördert das Verständnis, die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeitenden und trägt dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen. Effektive Interne Kommunikation ist wertschöpfend, schafft Transparenz, klare Arbeitsanweisungen und eine positive Unternehmenskultur. Damit trägt Interne Kommunikation maßgeblich zur Unternehmensstrategie bei.

 

Mann vor blauem Hintergrund schaut fröhlich und zeigt mit Zeigefinger nach links

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