Mit interner Kommunikation zum Unternehmenserfolg
und die 3 aktuellsten Trends der internen Kommunikation
PR, Broschüren, Werbeauftritte – das sind die Begriffe, die einem häufig zuerst in den Sinn kommen, wenn man an die Kommunikation eines Unternehmen denkt. Der Fokus in der Unternehmenswelt liegt hauptsächlich auf der externen Kommunikation ; die interne Kommunikation, wird dabei eher stiefmütterlich behandelt. Doch genau die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens bietet die Grundlage für ein erfolgreich agierendes Unternehmen.
Weshalb dies so ist und mit welchen Mitteln Sie die interne Kommunikation Ihres Unternehmens verbessern können, erfahren Sie hier.
Was versteht man unter interner Kommunikation?
Die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Mitgliedern einer bestimmten Gruppe oder Organisation wird als interne Kommunikation bezeichnet. Die interne Kommunikation ist eine wichtige Säule der Unternehmenskommunikation. Im Vergleich zur PR, konzentriert sich die interne Kommunikation auf den internen Dialog. Sie dient der Optimierung der organisatorischen Abläufe im Unternehmen, sowie der Information und Motivation der Mitarbeitenden. Gerade in Zeiten immer flexiblerer Arbeitsmodelle ist die Planung der Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen eine Herausforderung.
Was unterscheidet die interne Kommunikation von der externen Kommunikation?
Die Kommunikation eines Unternehmens vielschichtig und essentiell für dessen Erfolg. Je nach Unternehmensgröße und Ihren Zielkunden müssen Sie mit die passenden Tools für eine gute und konsistente Unternehmenskommunikation einsetzen. Doch bevor man sich mit einer Strategie für die Entwicklung einer effektiven Unternehmenskommunikation beschäftigt, ist eine Abgrenzung der Internen und Externen Kommunikation essentiell.
Bei der Externen Kommunikation handelt es sich hauptsächlich, wie der Name es schon vermuten lässt, um die Ansprache von externen Personengruppen, wie beispielsweise Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern oder auch ganz allgemein der Öffentlichkeit. Im Wesentlichen geht es darum, den Ruf und das Image eines Unternehmens aufzubauen, denn Kunden bleiben vor allem seriösen Unternehmen länger treu und zudem bewerben sich potenzielle Mitarbeiter eher bei Unternehmen mit einem guten Ruf.
Wohingegen die die Interne Kommunikation sich auf den Austausch innerhalb eines Unternehmens fokussiert. Sie hilft dabei, das volle Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen und sorgt für eine ungestörte Informationsverbreitung unter der Belegschaft. Desweiteren lenkt die Interne Kommunikation die Mitarbeitenden in eine Richtung und gibt ihnen eine Bedeutung. Auch wenn das keine ausschlaggebenden Gründe für die Berufswahl unserer Großeltern waren, wünschen sich viele Arbeitnehmer einen sinnvollen Job und die genau die Interne Kommunikation versucht diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Was sind die Herausforderungen in der internen Kommunikation?
Das Arbeitsleben wird immer komplexer und unterliegt einer schnellen und ständigen Weiterentwicklung. Gründe dafür sind unter anderem die Globalisierung und Digitalisierung, die Veränderungen auslösen, welche sich unmittelbar auf unseren Alltag auswirken. Zudem ist unser Arbeitsverhältnis nicht mehr ortsgebunden, was folglich ein hohes Maß an qualitativer Zusammenarbeit erfordert. Da muss die Kommunikation zielgerichtet und kontinuierlich erfolgen, damit Arbeitsabläufe gemeinsam durchlaufen werden können.
Diese Art der Kommunikation erfordert viel Verständnis und muss entsprechend gelehrt und gelernt werden. Positive Kommunikation im Unternehmen spielt bereits bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden eine große Rolle und zahlt sich angesichts des akuten Fachkräftemangels aus. Interne Kommunikationswege müssen für alle zugänglich zielgerichtet, und mobil sein, um mit der rasanten Entwicklung Schritt halten zu können.
Eine Veränderung dieser Größenordnung wird erfahrungsgemäß zunächst auf Widerstand stoßen. Und genau dann spielt die interne Kommunikation eine wichtige Rolle, denn ihre Aufgabe ist es, den Wandel transparent zu kommunizieren, optimal zu begleiten, die aufkommenden Zweifel der Mitarbeitenden zu verringern und das gegenseitige Vertrauen zu stärken.
Wieso ist die interne Kommunikation so wichtig?
Kommunikation muss sich dem Wandel anpassen
Da die voranschreitende Digitalisierung und Globalisierung einen tiefgreifenden Einfluss auf jeden Aspekt unseres Lebens hat, ist die Bewältigung der unvermeidlichen Veränderungen zu einer der wichtigsten Voraussetzungen für Unternehmen geworden, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben.
Doch nicht jede:r befürwortet Veränderungen, weshalb besonders die interne Kommunikation mit Widerständen zu kämpfen hat.
Doch die Funktion der internen Kommunikation darf nicht unterschätzt werden. Sie setzt den Maßstab dafür, wie Mitarbeitende untereinander und mit Kunden kommunizieren, definiert die Kultur des Arbeitsplatzes und spiegelt sich letztendlich in der Marke des Unternehmens wider. Dabei spielt sie auch eine Schlüsselrolle bei der Förderung und Bindung von Spitzenkräften und genau da sind Newsletter und E-Mails keine leistungsstarken Instrumente mehr, um Ihre Botschaften effektiv zu kommunizieren.
Stattdessen wird es immer wichtiger, dass die Instrumente zielgerichtet, mobil und messbar werden. Doch vor allem müssen sie mit den unvermeidlichen schnellen Veränderungen mithalten. Obwohl nicht jede Person immer zu 100 Prozent mit Innovationen zufrieden ist, ist es dennoch möglich, auftretende Bedenken zu minimieren. Um sinnvoll und zielgerichtet gegen diese Bedenken vorzugehen, ist es wichtig zu verstehen, weshalb sich die Menschen dagegen wehren.
Kommunikation auf Augenhöhe statt Top-Down
Die meisten Unternehmen vermitteln Informationen von oben nach unten durch ihre Hierarchien, dabei spricht man von der sogenannten Top-Down-Kommunikation. Die daraus resultierende Informationsüberlastung führt oft zu Verzögerungen, begrenztem Feedback und der Abhängigkeit von individuellen Bemühungen entlang der Kommunikationskette.
Das größte Problem besteht jedoch darin, dass vieles davon nicht die Menschen erreicht, die es am dringendsten benötigen. Die Delegation der Verantwortung für die interne Kommunikation an Mitarbeiter:innen auf allen Ebenen der Organisation kann den Prozess erfolgreicher und vor allem effizienter machen. Die verteilte wechselseitige interne Kommunikation ist eine wertvolle Gelegenheit für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden besser zu verstehen, was letztendlich zu effektiveren Entscheidungen führt.
Mitarbeiter:innen helfen, eine Bestimmung zu finden
Mitarbeitenden dabei zu helfen, einen Sinn zu finden, ist so einfach wie die Anerkennung ihrer Leistungen. Beispielsweise kann das regelmäßige Teilen von Informationen darüber, was ein Team oder Unternehmen erreicht hat, sehr effektiv und inspirierend sein. Das gemeinsame Feiern von Erfolgen steigert das Gefühl von Teamwork und Fortschritt.
Ein gut funktionierendes internes Kommunikationssystem motiviert die Mitarbeitenden, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen vernünftige Gründe dafür geben, das zu tun, worum sie gebeten werden, können sie die gesamte Belegschaft motivieren, härter zu arbeiten.
Wachsende Vielfalt statt Generationskonflikte
Die Mitglieder der Millennials bilden mittlerweile die größte Gruppe der Arbeitnehmer und die Anhänger der Generation Z sind dabei in die Arbeitswelt einzutauchen; somit wird der Mehr-Generationen-Arbeitsplatz immer mehr zur Realität. Doch mit der wachsenden Vielfalt gehen auch Herausforderungen einher. Während es in den vergangenen Jahren zunehmend um die Eingliederung der Millennials, sowie der Generation Z ging, wurden die älteren Arbeitnehmer:innen kaum beachtet. Doch nun gewinnt die effektive Kommunikation mit älteren Arbeitnehmer:innen immer mehr an Bedeutung, da die Erwerbstätigkeit älterer Menschen laut einer Studie des Statistischem Bundesamts zur Erwerbstätigkeit älterer Menschen in den vergangen Jahren deutlich gestiegen ist. Zudem kann für Unternehmen der Verlust älterer Mitarbeiter:innen unter Umständen problematisch werden, da diese über ein umfangreiches Wissen verfügen, das für die tägliche Arbeit oft von entscheidender Bedeutung ist. Es gilt also, einen strukturierten Wissenstransfer zu schaffen und das vorhandene Wissen auffindbar zu konservieren.
Darüber hinaus haben Beobachtungen gezeigt, dass die Zusammenführung von älteren und jungen Arbeitnehmern die Leistungsfähigkeit beider Gruppen steigert. Ihre übereinstimmenden Interessen, zu denen auch die Arbeit als Basis sozialer Interaktion gehört, machen sie zu guten Partnern. Da sie sich in unterschiedlichen Lebensphasen befinden, arbeiten sie tendenziell besser zusammen und zeigen weniger Konkurrenzverhalten.
Flurfunk kann Nachrichten verfälschen
Die informelle Kommunikation hat ihre Vor- und Nachteile. Der Flurfunk kann der Belegschaft helfen, Nachrichten aus der Führungsebene zu erhalten und zu interpretieren, auch wenn diese gar nicht für sie bestimmt waren. Zudem kann die informelle Kommunikation die Bedeutung der Nachricht verfälschen. Es ist schwer, sie zu kontrollieren und noch dazu nährt sie Gerüchte und Missverständnisse.
Mitarbeiter:innen schätzen Transparenz im Umgang mit Vorgesetzten und sehen darin sogar den wichtigsten Faktor für ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Eine gute interne Kommunikation trägt jedoch dazu bei, die Vorteile der informellen Kommunikation zu fördern, bändigt aber auch die Gerüchteküche. Dadurch können Mitarbeitende Informationen und Anweisungen klar interpretieren und umsetzen.
Wie kann man die interne Kommunikation verbessern?
Für eine erfolgreiche interne Kommunikation ist eine Bandbreite von unterschiedlichen Instrumenten notwendig. Unter den Instrumenten der internen Kommunikation versteht man Tools, Plattformen und Methoden, die man für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens benötigt. Dabei unterscheidet man diese zum einen in die analogen Instrumente, zu denen beispielsweise die Mitarbeiterzeitschrift, das Schwarze Brett, Mitarbeitergespräche sowie Unternehmenesfeste zählen. Und zum anderen in die digitalen Instrumente, wie beispielsweise das Unternehmens-Wiki, der Unternehmensblog, interne Newsletter, Instant Messaging Tools und neuerdings auch Unternehmens-Podcasts.
Doch die wohl wichtigsten Tools in einer erfolgreichen internen Kommunikation sind sowohl das Intranet, als auch das Social Intranet. Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das für Mitarbeiterkommunikation und den Informationstransfer zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten verwendet wird. Der größte Vorteil ist, dass es nicht öffentlich ist, sondern nur autorisierten Mitarbeiter:innen Zugriff gewährt. Intranets eignen sich besonders, wenn ein Unternehmen viele Mitarbeitende an verschiedenen Standorten hat und täglich miteinander kommunizieren muss. Bei Social Intranets stehen die sozialen Aspekte und die digitale Kollaboration im Vordergrund. Mit dem Aufkommen Sozialer Netzwerke Ende der 1990er und Anfang der 2000er Jahre veränderten sich auch die Intranets. Im privaten Bereich gewöhnten sich die Menschen daran, interaktiv und in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Wo früher Kommunikation nur von oben nach unten möglich war, wurden Strukturen grundlegend umgekrempelt oder sogar umgeworfen.
Doch damit ein Intranet wirklich „social” ist, müssen zusätzliche Funktionen bereitgestellt werden. Beispielsweise sollten Mitglieder ihre eigenen Profile erstellen, zusammenarbeiten und auch die Möglichkeit haben, in Gruppen diskutieren zu können. In vielen Fällen werden auch Blogs in das Intranet integriert. Diese Eigenschaften verleihen einem sozialen Intranet eine flache Hierarchie, wobei die Mitglieder des Netzwerks seine Autoren sind. Darüber hinaus sollte es über jene Fähigkeiten verfügen, die den Nutzern auch die Netzwerke aus dem privaten Gebrauch zur Verfügung stellen, wie beispielsweise Activity Streams oder einen Messenger.
Die Vorteile eines Social Intranets liegen auf der Hand: Es vereinfacht die Kommunikation, macht den Prozess transparenter und erlaubt den eigenen Mitgliedern, aktiv Inhalte zu erstellen. Auf diese Weise bilden Benutzer ihren eigenen virtuellen Raum – eine sogenannte Community.
Wenn Sie sich noch einmal genauer mit den Instrumenten der internen Kommunikation befassen möchten, dann schauen Sie doch gerne bei unserem Blogeintrag “Die Top Tools für interne Kommunikation“ vorbei:
3 aktuelle Trends in der internen Kommunikation
Multi-Channel-Ansatz: Für jede:n etwas dabei
Alle Mitarbeiter:innen mit nur einem Kanal erreichen? Höchst unwahrscheinlich.
Aktuell geht der Trend dahin, alle Mitarbeitenden auf die Art und Weise zu erreichen, die für sie am Besten geeignet ist und dafür braucht es gegebenenfalls verschiedene Kommunikationsinstrumente. Beispielsweise die Mitarbeiter-App für Vertriebler, Bildschirme für die Belegschaft in der Produktion oder der Unternehmens-Newsletter für die Führungskräfte.
Doch keine Sorge, um diesem Trend nachzugehen, müssen Sie sich nicht auf unterschiedlichen Plattformen herumtreiben und diese auch noch verwalten. Erstellen Sie einen Ort, an dem Sie die gesamte interne Kommunikation bündeln, planen und anschließend an die unterschiedlichen Zielgruppen und Kanäle ausspielen können.
Interne Kommunikation ist schneller und persönlicher denn je
Die sozialen Medien haben in den vergangenen Jahren sehr an Popularität gewonnen und dabei die Art und Weise, wie Inhalte erstellt bzw. erzählt werden, maßgeblich verändert. Genau aus diesem Grund bietet die beliebte Plattform auch der internen Kommunikation genug Inspiration. Statt der Formulierung eines langen Textes, sollte man nun auch auf den Trend setzen, schneller zu kommunizieren und dabei auch noch eine ganz persönliche Botschaft zu vermitteln. Natürlich sollte man solche Videos nicht bei jedem Thema erstellen, jedoch kann es für gewisse Kampagnen und wichtige strategische Themen sehr hilfreich sein, so die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeitenden zu erlangen.
Denn Fakt ist, dass ein kurzes Video, das eine Botschaft auf kreative Art und Weise erklärt, in bestimmten Fällen ansprechender ist, als der klassische News-Artikel im eigenen Intranet. Wichtig dabei ist, dass man nicht zu viel Zeit für das perfekte Setting aufbringt, da es vor allem um die Authentizität und das “Echt-Sein” geht, denn das fördert die Nähe zu der Belegschaft.
Kommunikationspausen sind ein MUSS
Das Volumen an Nachrichten und Meldungen hat sich in den vergangenen zwei Jahren signifikant gesteigert – neue Hygienerichtlinien, Konzepte für hybrides Arbeiten und vieles mehr.
Doch auch wenn die Krisenkommunikation allmählich verschwindet, scheint es so, als gäbe es immer etwas zu berichten. Nach der “Dauerbeschallung” mit stetig wechselnden Informationen während Pandemiezeiten, wollen wir nur noch wissen, was direkt für uns wichtig ist. Natürlich steht das nun den Zielen der Enabler, Präsenz zu zeigen, alle zu erreichen und auch mit Informationen zu versorgen, entgegen. Das bleibt selbstverständlich an oberster Stelle, dennoch sollten Sie bewusste Kommunikationspausen einrichten, bei denen niemand befürchten muss, etwas zu verpassen.
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