Die Top 10 Kanäle der Internen Kommunikation
Welche Kanäle sind geeignet?
Die Interne Kommunikation vertritt im Unternehmen eine zentrale Rolle, denn idealerweise sorgt sie nicht nur dafür, dass alle Kolleg:innen stets informiert sind, sondern stärkt den Zusammenhalt und sorgt für Transparenz. Dabei ist die Wahl der richtigen Kanäle entscheidend, denn jeder Kanal hat bestimmte Vor- und Nachteile und erfüllt unterschiedliche Anforderungen. Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf zehn gängige Kommunikationskanäle, die zur Internen Kommunikation in Unternehmen eingesetzt werden, und geben einen Überblick über deren Vor- und Nachteile.
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1. E-Mail
Klassiker der Internen Kommunikation
Die E-Mail ist nach wie vor der meistgenutzte Kanal in Unternehmen, um schriftliche Informationen schnell und dokumentiert zu verteilen. Das Erstellen und Versenden an unterschiedliche Verteiler ist zwar schnell gemacht, birgt neben den Vorteilen jedoch auch einige Nachteile:
Vorteile der E-Mail
- Flexibilität: E-Mails können jederzeit gesendet und abgerufen werden.
- Dokumentation: Bietet eine klare, langfristige Dokumentation des Schriftverkehrs.
- Universelle Verfügbarkeit: Nahezu jede:r Mitarbeitende nutzt E-Mails im Arbeitsalltag.
Nachteile der E-Mail
- Informationsflut: E-Mails können zu einer Überlastung führen und wichtige Nachrichten werden leicht übersehen.
- Überdruss: Werden zu viele E-Mails versendet, die die Empfänger:innen als irrelevant einstufen, entsteht eine Übersättigung gegenüber diesem Kanal.
- Verzögerte Reaktion: Für dringende Informationen oft ungeeignet. Zudem ist dieser Kanal eher monologisch, ein echter Dialog wird erschwert.
- Missverständnisse: Da Mimik und Tonfall fehlen, kann es leichter zu Missverständnissen kommen.
2. Intranet
Informationszentrale für alle
Das Intranet dient als digitale Informationszentrale und wird zur Verteilung von Neuigkeiten, Dokumenten und Richtlinien verwendet. Ist es allen Mitarbeitenden zugänglich, bspw. auch per Mobile App, fungiert es als wertvoller Kanal:
Vorteile des Intranets
- Zentraler Zugriff: Alle wichtigen Informationen sind jederzeit abrufbar.
- Personalisierbar: Moderne Intranets, bzw. Social Intranets, bieten anpassbare Inhalte für verschiedene Zielgruppen.
- Selbstständigkeit: Ermöglicht den Mitarbeitenden, Informationen unabhängig zu finden, sozusagen im Self-Service.
Nachteile des Intranets
- Aufwand für Aktualität: Informationen müssen regelmäßig aktualisiert werden.
- Nutzungshürde: Ohne Nutzerfreundlichkeit sinkt die Akzeptanz deutlich.
- Begrenzte Interaktivität: Ein klassisches Intranet eignet sich weniger für dialogorientierte Kommunikation.
3. Chat-Tools
Schneller Austausch für Teams
Chat-Tools, bzw. Chat-Funktionen bspw. im Social Intranet, fördern den informellen, schnellen Austausch im Team, über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg.
Vorteile des Chats
- Sofortkommunikation: Nachrichten können in Echtzeit ausgetauscht werden.
- Flexibilität: Geeignet für Einzel- und Gruppenchats, auch standortübergreifend.
Nachteile des Chats
- Ablenkung: Der ständige Nachrichtenfluss kann produktives Arbeiten stören.
- Informationsverlust: Wichtige Informationen gehen in Chat-Verläufen leicht verloren und sind schwieriger wiederzufinden.
- Begrenzte Archivierung: Nicht ideal für langfristige Dokumentation.
4. Videokonferenzen
Persönlicher Austausch in Echtzeit
Videokonferenz-Tools ermöglichen persönliche Besprechungen über weite Entfernungen hinweg und sind mittlerweile zu einem Klassiker für Meetings geworden.
Vorteile der Videokonferenz
- Mimik und Gestik: Videomeetings erlauben nonverbale Kommunikation, was die Verständlichkeit fördert und auch den Team-Geist stärken kann, bspw. bei Gruppen, die gänzlich remote zusammenarbeiten.
- Echtzeit-Entscheidungen: Dringende Fragen können sofort geklärt werden.
- Ortsunabhängig: Flexibel für Teams an verschiedenen Standorten.
Nachteile der Videokonferenz
- Technische Anforderungen: Benötigt stabile Internetverbindung und Hardware.
- Ermüdung: Videokonferenzen können schnell ermüden („Zoom-Fatigue“).
- Zeitaufwand: Regelmäßige Meetings können zeitintensiv sein (wobei Videomeetings immer noch zeiteffizienter sind, als Treffen, für die bspw. eine längere Anreise notwendig ist).
5. Mitarbeiter-Apps
Kommunikationslösung, die alle erreicht
Mitarbeiter-Apps für die Interne Kommunikation bieten allen Mitarbeitenden einfachen Zugang zu Informationen und News über das Smartphone oder Tablet. So werden nicht nur die Kolleg:innen am Schreibtisch oder im Büro, sondern auch jene im Außendienst, in der Produktion, Fertigung, usw. erreicht.
Vorteile der Mitarbeiter-App
- Mobile Erreichbarkeit: Perfekt für Non-Desk-Mitarbeitende.
- Interaktivität: Bietet Umfragen, Chats und Feedback-Optionen.
- Personalisierte Inhalte: Inhalte können gezielt für bestimmte Gruppen angezeigt werden.
Nachteile der Mitarbeiter-App
- Akzeptanzhürden: Einige Mitarbeitende sind skeptisch gegenüber neuen Apps.
- Datenschutzanforderungen: Strenge Anforderungen müssen erfüllt werden.
6. Digitale Schwarze Bretter
Moderne Anlaufstelle für Informationen
Digitale Schwarze Bretter, z. B. über Monitore im Pausenraum, Digital Signage, etc., bieten eine schnelle Möglichkeit, Informationen sichtbar zu machen.
Vorteile des digitalen Schwarzen Bretts
- Sichtbarkeit: News und Ankündigungen sind an gut sichtbaren Stellen abrufbar.
- Geringer Aufwand: Einfache Möglichkeit, eine große Zielgruppe zu erreichen.
- Aktualität: Inhalte können jederzeit geändert oder ergänzt werden.
Nachteile des digitalen Schwarzen Bretts
- Beschränkte Interaktivität: Meist keine direkte Kommunikationsmöglichkeit.
- Kein individueller Zugriff: Inhalte sind oft nur in festen Zeiträumen abrufbar, bspw. während der Pausenraum zugänglich ist.
7. Newsletter
Regelmäßige Information zu Unternehmensneuigkeiten
Newsletter fassen wichtige Informationen zusammen und werden regelmäßig, bspw. monatlich, an die Mitarbeitenden gesendet.
Vorteile des Newsletters
- Strukturierte Information: Bietet eine klare Übersicht über aktuelle Themen.
- Geringer Aufwand: Kann effizient an alle Mitarbeitenden gesendet werden, über geeignete Social Intranets geht dies automatisch und spart so extra Zeit.
- Flexibilität in der Gestaltung: Informationen können ansprechend aufbereitet werden.
Nachteile des Newsletters
- Übersehen im E-Mail-Postfach: Newsletter werden schnell übersehen oder ungelesen gelöscht.
- Kein Dialog: Newsletter sind ein reiner Informationskanal.
8. Wikis und Knowledge-Tools
Zentrale Wissensplattformen
Wikis und Knowledge-Management-Systeme sind interne Wissensdatenbanken, die den Austausch und die Strukturierung von Wissen ermöglichen.
Vorteile von Wissensplattformen
- Strukturierte Wissenssammlung: Bietet langfristige Ablage und Ordnung von Informationen.
- Leichter Zugang: Wissensdatenbanken sind für alle zugänglich und durchsuchbar.
- Team-Updates: Wissen kann von allen Mitarbeitenden ergänzt, aktualisiert und auch weit bis in die Unternehmenshistorie nachgeschaut werden.
Nachteile von Wissensplattformen
- Aktualisierung notwendig: Veraltetes Wissen muss regelmäßig aktualisiert werden.
- Schulungsbedarf: Komplexere Wikis erfordern Einführung und Schulung.
9. Social Intranets
Interne Kommunikation mit Community-Charakter
Social Intranets fördern die Kommunikation und Interaktion in Form von Beiträgen, Umfragen und Diskussionen. So können sich alle Mitarbeitenden austauschen und die Interne Kommunikation hat zudem einen Kanal, den sie bspw. für Top-Down-Kommunikation nutzen kann.
Vorteile des Social Intranets
- Austausch und Dialog: Fördert Dialog und Austausch auch abteilungs- und standortübergreifend.
- Gemeinschaftsgefühl: Stärkt die Unternehmenskultur und fördert den Teamzusammenhalt.
- Geringe Hürde für Beiträge: Mitarbeitende können Beiträge selbstständig teilen, Nutzung meist intuitiv.
Nachteile des Social Intranets
- Risiko von Ablenkung: Nicht alle Beiträge sind relevant, was ablenken kann.
- Nutzungskultur erforderlich: Der Erfolg hängt stark von der Akzeptanz durch die Mitarbeitenden und von der Vorbildwirkung durch die Führungsebene ab.
10. Podcasts
Audioformat für die flexible Informationsvermittlung
Interne Podcasts ermöglichen eine flexible und kreative Wissensvermittlung, die Mitarbeitende auch unterwegs nutzen können.
Vorteile von Podcasts
- Flexibler Zugriff: Podcasts können zeit- und ortsunabhängig gehört werden – sofern die Mitarbeitenden bereit dazu sind, dies bspw. außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitszeit zu tun.
- Kreative Inhalte: Bietet eine innovative Möglichkeit, Inhalte persönlich zu vermitteln.
- Einfache Produktion: Podcasts können vergleichsweise unkompliziert erstellt werden.
Nachteile von Podcasts
- Keine direkte Interaktion: Ein Podcast ist ein reines Informationsformat ohne Dialogmöglichkeit.
- Zeitaufwand: Mitarbeitende müssen die Inhalte ggf. in ihrer Freizeit anhören.
- Nicht für alle geeignet: Manche Mitarbeitende bevorzugen schriftliche Informationen.
FAQ Interne Kommunikation
Was ist Interne Kommunikation?
Interne Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie umfasst alle Kommunikationsprozesse zwischen Mitarbeitenden, Abteilungen und Management und zielt darauf ab, ein gemeinsames Verständnis und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern.
Warum ist Interne Kommunikation wichtig?
Interne Kommunikation ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und ein einheitliches Unternehmensziel zu fördern. Eine effektive Interne Kommunikation kann die Produktivität steigern und das Arbeitsklima positiv beeinflussen.
Wie verbessert man die Interne Kommunikation?
Die Interne Kommunikation kann durch verschiedene Maßnahmen verbessert werden, wie zum Beispiel regelmäßige Teammeetings, eine transparente Informationspolitik, die Nutzung moderner Kommunikationstools (wie Intranet oder Collaboration-Tools), Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie durch das Einholen und Berücksichtigen von Feedback.
Welche Arten der Internen Kommunikation gibt es?
Es gibt verschiedene Arten der Internen Kommunikation, darunter:
- Formelle Kommunikation: Strukturiert und offiziell, wie Berichte, Memos und Ankündigungen.
- Informelle Kommunikation: Ungezwungen und spontan, wie Gespräche in der Kaffeeküche oder informelle Meetings.
- Vertikale Kommunikation: Austausch zwischen verschiedenen Hierarchieebenen, wie Anweisungen von Managern an Mitarbeitende.
- Horizontale Kommunikation: Austausch zwischen Mitarbeitenden derselben Hierarchieebene.
Welche Rolle spielt die Interne Kommunikation in Veränderungsprozessen?
In Veränderungsprozessen spielt die Interne Kommunikation eine entscheidende Rolle. Sie hilft, Veränderungen zu erklären, Unsicherheiten abzubauen, Mitarbeitende zu informieren und zu motivieren sowie deren Akzeptanz für die Veränderungen zu erhöhen. Eine klare und konsistente Kommunikation ist essenziell, um Widerstände zu minimieren und den Übergang erfolgreich zu gestalten.
Fazit
Den besten Mix für eine optimale Interne Kommunikation finden
Die Wahl der richtigen internen Kommunikationskanäle ist entscheidend für eine effektive Unternehmenskommunikation. Jeder der zehn vorgestellten Kanäle – von der klassischen E-Mail über die Mitarbeiter-App bis hin zu Social Intranets und Podcasts – hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Ein durchdachter Mix, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden abgestimmt ist, stellt sicher, dass Informationen verständlich und zeitnah kommuniziert werden. So wird der Teamzusammenhalt gestärkt und eine klare, transparente und dynamische Kommunikationskultur etabliert.
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