15 Beispiele für erfolgreiche Interne Kommunikation

Neben der Personalabteilung sollte sich die Interne Kommunikation ebenfalls um ein ganzheitliches Personalmarketing kümmern. Ihr Beitrag besteht hier meist darin, Plattformen wie das (Social) Intranet mit folgenden Informationen zu bespielen und aktuell zu halten:

• Ein- und Austritte von Mitarbeitenden
• Jubiläen und Ehrungen von Mitarbeitenden
• Geburtstage der Kolleg:innen
• Darstellung aller Mitarbeiter-Benefits
• Über angrenzende Themen informieren, bspw. Marktplatz, Mitfahrzentrale, Betriebssport 

Von zentraler Bedeutung ist dabei, dass den Mitarbeitenden bewusst ist, welche Argumente für ihren Arbeitgeber sprechen. Denn wer darauf keine Antwort weiß, neigt zu Unzufriedenheit im Job. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit des Wechsels zu einem anderen Unternehmen. In Zeiten des Fachkräftemangels tut die Interne Kommunikation also gut daran, ihren Teil zu einem effizienten Personalmarketing beizutragen. Inwieweit diese Aufgabe bei der Unternehmenskommunikation oder den Kolleg:innen im HR-Bereich liegt, variiert je Unternehmen stark.

Regelmäßige Newsletter sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden über zentrale Themen informiert werden. Oftmals können die Newsletter durch interaktive Elemente, wie Umfragen oder kurze Videobotschaften ergänzt werden, was sich wiederum positiv auf das Engagement auswirkt. Ebenfalls bieten manchen Social Intranets die Möglichkeit, einen internen Newsletter direkt über die eigene Plattform per E-Mail zu versenden. Das spart Zeit und zusätzliche Newsletter-Tools.

Untrennbar mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbunden ist deren Engagement, bzw. Commitment zum Unternehmen. Dieses zu fördern, ist eine zentrale Aufgabe der Internen Kommunikation. Häufige Beispiele, um das Employee Engagement zu steigern, sind:

• Persönliche, wertschätzende Mitteilungen der Geschäftsleitung zu allen Mitarbeitenden, z. B. jederzeit möglich über Social Intranet und Mitarbeiter-App. So eröffnet sich für Führungsebene und Kolleg:innen ein Raum, um die Geschichte des Unternehmens zu erzählen und gemeinsam zu gestalten.
• Identifikation mit dem Unternehmen fördern, indem Entscheidungen transparent kommuniziert werden und Mitarbeitende sich aktiv einbringen können. Dies ist bspw. durch Interaktionen in einem Social Intranet oder mittels verschiedener Arbeitskreise möglich.
• Kommunikationswege für alle etablieren, sodass auch die Kolleg:innen in Produktion, Außendienst & Co. erreicht werden und keinerlei Informationen verpassen. Dies gelingt mithilfe einer Mitarbeiter-App oder Informations-Bildschirmen für alle.

Durchdachte Workshops zur Entwicklung gemeinsamer Werte stärken das Miteinander und führen zu einem einheitlichen Werteverständnis. Mitarbeitende identifizieren sich somit stärker mit dem Unternehmen und sind eher geneigt, die Firmenkultur zu leben und weiterzugeben. Die Interne Kommunikation muss nicht unbedingt selbst Veranstalter, bzw. Trainer dieser Workshops sein. Sie sollte jedoch die Organisation und Information über dieses Angebot übernehmen. 

Virtuelle Treffen, ob zur Kaffeepause oder zum Digital Lunch, sorgen für einen lockeren Austausch und stärken den Teamzusammenhalt. Dies gilt insbesondere bei Hybrid- oder Remote-Teams. Ein Zeitfenster von 15 bis 30 Minuten ist gut geeignet, um sich zu einer gemeinsamen Pause vor dem Bildschirm zusammenzufinden. Die Interne Kommunikation kann hier als Vermittler agieren und die Kolleg:innen über das Angebot informieren, einzelne Pausen begleiten oder auch Eindrücke und Schnappschüsse vergangener Breaks teilen. Das lockert nicht nur den Arbeitsalltag auf, sondern sorgt vor allem bei dezentral verteilten Teams und Standorten für Gemeinsamkeiten und ein höheres Zugehörigkeitsgefühl. 

Regelmäßiges, offenes Feedback zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden verbessert das Vertrauen und das Arbeitsklima. Die Interne Kommunikation kann hier in besonderer Weise als Gestalter und Organisator tätig sein. Verschiedene Möglichkeiten bieten sich an:

• Feedback-Runde an die Führungsebene: Quartalsweise lassen sich Feedback-Termine mit der Führungsebene organisieren, zu der sich interessierte Mitarbeitenden anmelden können. Gibt es mehr Anmeldungen, als Plätze, wird gelost. Die Interne Kommunikation organisiert das Format und kann bspw. das Intranet zur Nachbereitung des Termins nutzen.
• Feedback über Social Intranet & Co: Die meisten Social Intranet-Plattformen bieten die Möglichkeit, Umfragen oder Stimmungsbilder zu erheben. Solche Elemente lassen sich schnell und spontan einfügen. Aber auch regelmäßige Meinungsbilder sind möglich.
• Feedback per Mitarbeiterbefragung: Ein Klassiker in größeren Unternehmen. Diese Aufgabe kommt mitunter auch der HR-Abteilung zu. Dennoch sollte eine Mitarbeiterbefragung auch auf die Zufriedenheit mit der Internen Kommunikation eingehen und dieser mindestens 1–2 Fragen widmen.

Jedes Unternehmen hat sie, doch viele beachten sie zu wenig: die Unternehmenskultur. So simpel wie komplex fasst sie Normen, Regeln und (Kommunikations-)Abläufe des Unternehmens zusammen und ist dabei nicht immer direkt greifbar. Die Rolle der Internen Kommunikation sollte dabei nicht unterschätzt werden: Zur Aufgabe gehört es vor allem, diese Kultur weiterzuentwickeln, zu unterstützen und zu pflegen. Initial hat sich die Unternehmenskultur selbst herausgebildet, „historisch gewachsen“ hört man diesbezüglich in vielen Unternehmen. Doch um die Mission und Werte des Unternehmens in Worte zu fassen und sie den Mitarbeitenden begreiflich zu machen, braucht es Maßnahmen der Internen Kommunikation. Geeignet sind bspw. Methoden des Storytellings, „Testimonials“ aus der Belegschaft, bzw. persönliche Erfahrungswerte der Kolleg:innen oder auch Podcasts und Videos.

Elementar für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Führungsebene und Mitarbeitenden ist auch eine transparente Führungskommunikation. Ist diese stark, zahlt das ebenfalls auf die Kommunikationsdynamik im gesamten Unternehmen ein. Beispiele, wie die Interne Kommunikation hier unterstützen sollte, sind: Updates zu Strategie und Status quo des Unternehmens, „Wasserstandmeldungen“ zu Fortschritten oder Neuerungen in der Branche sowie standort- und abteilungsabhängige Informationen. Das volle Potenzial der Führungskommunikation entfaltet sich vor allem über die Art, wie diese gestaltet ist: Gute Argumente und authentische Botschaften führen zu einer positiven Kommunikationskultur und können das Vertrauen in die Führungsetage steigern. 

Monatliche Meetings oder auch ein Jahresauftakt für alle, an denen jede:r teilnehmen sollte, ermöglichen eine direkte Kommunikation von der Geschäftsführung bis zum gesamten Team. Hier können Führungskräfte Erfolge feiern, neue Ziele vorstellen und sich Fragen von Mitarbeitenden stellen. Eine „offene Mikrofon“-Phase am Ende des Meetings bietet Raum für direkte Rückmeldungen und Anmerkungen. Die Interne Kommunikation sollte dabei als Organisator tätig sein und sowohl über den Termin informieren, als auch Themenwünsche der Kolleg:innen aufnehmen und eine Nachbereitung der Veranstaltung für alle zugänglich machen. 

Da Podcasts wieder mehr und mehr in Mode sind, bietet sich dieses Format auch für die Interne Kommunikation und beispielsweise die Führungskommunikation an. Ob Sie gleich einen öffentlichen Kanal starten und über allgemeine Führungsthemen diskutieren oder lieber erst einmal intern mit oder zu den Mitarbeitenden sprechen, bleibt Ihnen überlassen. Empfehlenswert ist, die Folgen eher kurz als lang zu gestalten und dabei vor allem authentisch zu bleiben. 

Zweifellos trägt das eigene Wissen dazu bei, sich zu positionieren. Warum also das (Fach-)Wissen mit anderen teilen? Gesteigerte Transparenz, verbesserte Selbstorganisation und Synergieeffekte für das gesamte Unternehmen sind nur einige Vorteile von vielen. Besonders letztere sollten durch die Interne Kommunikation bewirkt werden, denn Synergieeffekte werden zum relevanten Stichwort, wenn es um Wissensmanagement geht. 

Informationen und Wissen zu teilen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Steht das unternehmensinterne Wissen systematisiert allen Mitarbeitenden zur Verfügung, wird es für alle auffind- und nutzbar. Technische Plattformen bilden dabei nur die Infrastruktur zum Wissensaustausch. Die strategische Dimension kommt erst durch die Interne Kommunikation zum Tragen, wenn diese Infrastruktur gezielt für die Informations- und Wissensverteilung beworben und eingesetzt wird. Auch kann Wissensmanagement erst dann gewinnbringend genutzt werden, wenn es einen Prozess gibt, der strategisch und zielgerichtet steuert, welches Wissen durch wen aufbereitet wird oder welche neuen Gruppen daraus kultiviert werden. Das alles ist dabei Rolle der Internen Kommunikation.

Früher oder später befindet sich jedes Unternehmen in einem Wandel, ganz gleich wie tiefgreifend dieser ist. Veränderungen führen zunächst vor allem zu Unsicherheit und damit zu einem gesteigerten Informationsbedürfnis. Die Interne Kommunikation ist in diesen Situationen besonders gefordert. Erfolgreiche Change Kommunikation beginnt dabei bereits vor dem eigentlichen Wandel: In einem stetigen Informationsfluss sollten alle Mitarbeitenden informiert werden. Hier kommt es vor allem auf die Beantwortung der sogenannten W-Fragen an: 

• Warum steht der Wandel bevor? 
• Welche Auswirkungen hat er? 
• Wann beginnt die Veränderung? 
• …

Als Wegweiser sollte sich die Interne Kommunikation genau darüber im Klaren sein, an welchem Punkt die Mehrheit der Kolleg:innen steht und ihre Botschaften entsprechend gestalten. Dabei können Modelle des Change Managements unterstützen, da sie den Prozess verständlicher machen. Im Kern kommt es aber auch auf die Authentizität der Sprechenden und der mitgeteilten Information an: Nichts wirkt unglaubwürdiger als eine Person, die sich für eine Botschaft verstellt. In der Internen Kommunikation und insbesondere in der Change Kommunikation, gilt es also stets zu beachten, dass Tonalität und Informationsgehalt zusammenpassen!

Ideenwettbewerbe motivieren die Mitarbeitenden, sich aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens zu beteiligen. Die Interne Kommunikation fungiert hier meist als Organisator, der die Vorschläge sammelt. Auch das Bewerten und Prämieren kann in den Bereich der IK fallen, sollte die jeweiligen Fachabteilungen jedoch in jedem Fall miteinbeziehen. Ein Ideenwettbewerb oder auch ein eigenes Ideenportal eignen sich, um die Kreativität der Kolleg:innen anzukurbeln und somit vielleicht ungeahnte Lösungen für bereits lange bestehende Probleme zu finden – auch aus eigentlich fachfremden Abteilungen. Hier ist die eine oder andere Überraschung vorprogrammiert!

In unsicheren Zeiten kann es auch unvorhergesehen zu einer Krise kommen. Die Interne Kommunikation sollte daher stets einen „Notfallplan“ in der Tasche haben, um im Zweifel schnell handlungsfähig zu sein und entsprechend zu reagieren. Beispiele zur Sicherung der Handlungsfähigkeit sind: 

• Vorausschauende Planung: Grundsätzlich sollte ein Krisenplan vorhanden sein. Dieser legt zunächst fest, welche Infrastruktur und Kanäle in welchem Fall genutzt werden. Ebenfalls muss bedacht werden, wie die Unternehmenskommunikation alle erreichen kann und welcher Tenor je Krisenart angemessen ist. Auch eine Matrix nach Schweregrad der Krise mit entsprechenden Handlungsempfehlungen ist für die Kommunikationsstrategie sinnvoll.
• Reaktionsfähig bleiben: Ruhe und einen kühlen Kopf zu bewahren, wird in der Krise zur Herausforderung. Je souveräner, eindeutiger und transparenter dabei kommuniziert wird, desto weniger kommen Rückfragen der Belegschaft auf. Dennoch avanciert die Interne Kommunikation in der Krise zum Ort der Wahrheit. Daher sollte auch ein Raum bestehen, in dem Kolleg:innen sämtliche Fragen stellen können. Zu zeigen, dass das Unternehmen, die Mitarbeitenden schätzt, ist hier von zentraler Bedeutung.

Die Interne Kommunikation ist das Rückgrat des Unternehmens. Nimmt sie doch eine zentrale Rolle in der Gestaltung des Unternehmens und seiner Kultur ein. Verschiedenste Handlungsfelder und Beispiele für Maßnahmen wurden bereits vorgestellt. Sie möchten sich noch tiefer in das Thema einarbeiten? Dann empfehlen wir unser White Paper “Interne Kommunikation”.